基于質(zhì)量管控的基建檔案反饋評(píng)估模式構(gòu)建

金鈴

摘 要：文章從基建檔案質(zhì)量管控的重要性出發(fā)，提出基建檔案反饋評(píng)估模式的構(gòu)建需求，然后分別從框架設(shè)計(jì)和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)兩個(gè)方面進(jìn)行研究，探討該反饋評(píng)估模式的構(gòu)建，最后分析了該模式構(gòu)建對(duì)推動(dòng)建設(shè)單位項(xiàng)目管理的支撐作用。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量管控；基建檔案；反饋評(píng)估

基建檔案是建設(shè)項(xiàng)目生產(chǎn)（運(yùn)行）、維護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，是建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量管理的重要內(nèi)容，是建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量問題追溯的重要憑證，是項(xiàng)目管理、稽查、評(píng)估的重要基礎(chǔ)。透過基建檔案質(zhì)量，可以窺探出整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施管理質(zhì)量；透過基建檔案所承載的項(xiàng)目信息，可以進(jìn)一步追蹤整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量。因此，基建檔案質(zhì)量管控具有十分重要的意義，對(duì)如何進(jìn)行質(zhì)量管控開展研究很有必要，反饋評(píng)估便是值得研究的抓手之一。基建檔案質(zhì)量管控反饋評(píng)估是以建設(shè)單位檔案部門為評(píng)估主體，以各參建單位以及建設(shè)單位項(xiàng)目投資歸口管理部門、項(xiàng)目實(shí)施管理部門等為評(píng)估對(duì)象，并對(duì)其在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中的行為給予科學(xué)、合理、真實(shí)的評(píng)估，將評(píng)估信息反饋至建設(shè)單位相關(guān)部門作為參考的過程。具體來(lái)說(shuō)，評(píng)估反饋的意義主要體現(xiàn)在對(duì)評(píng)估對(duì)象的履職情況進(jìn)行評(píng)估，輸出反饋結(jié)果，將其作為建設(shè)單位在招投標(biāo)等環(huán)節(jié)選取供應(yīng)商的依據(jù)之一，這對(duì)于大中型建設(shè)單位來(lái)說(shuō)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、基建檔案反饋評(píng)估模式的構(gòu)建需求：實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管控

基建檔案質(zhì)量管控包括檔案實(shí)體質(zhì)量管控和檔案管理流程質(zhì)量管控。基建檔案實(shí)體質(zhì)量管控是對(duì)基建檔案實(shí)體（即紙質(zhì)文件、電子文件、聲像等）的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、規(guī)范性的管控，以期滿足檔案驗(yàn)收、維修維護(hù)、項(xiàng)目管理全程跟蹤等的要求；檔案管理流程質(zhì)量管控即是對(duì)基建檔案管理流程的管控，具體而言，就是對(duì)基建檔案管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)流程合規(guī)性的管控。檔案實(shí)體質(zhì)量管控的有效性反映了檔案管理流程質(zhì)量管控的有效性，檔案管理流程質(zhì)量管控為實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體質(zhì)量管控提供抓手和保障。

作為跟蹤、記錄項(xiàng)目建設(shè)“痕跡”的項(xiàng)目文件材料，如果不能被及時(shí)收集整理歸檔，就無(wú)法保證整個(gè)項(xiàng)目達(dá)到竣工驗(yàn)收的狀態(tài)和要求。隨著工程項(xiàng)目慢慢收尾，參建單位人員逐漸分散，工程文件就面臨丟失和損壞的可能性。“同步進(jìn)行”有時(shí)候是最理想的狀態(tài)，要想達(dá)到這一理想狀態(tài)，就需要深入研究基建檔案質(zhì)量管控模式，及時(shí)對(duì)參建方的資料管理行為作出評(píng)估和反饋，例如，對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行階段性檢查，通過反饋檢查結(jié)果介入進(jìn)度款支付審批流程，從而達(dá)到約束參建方資料管理行為的目的。

就建設(shè)單位的建設(shè)項(xiàng)目投資而言，其投資主體呈現(xiàn)出多樣性，既有國(guó)家投資、建設(shè)單位自籌，也有省市級(jí)政府投資等，有時(shí)為了服務(wù)重點(diǎn)項(xiàng)目，往往存在“一路綠燈”的批復(fù)情況，大大影響了前期立項(xiàng)材料的完整性和規(guī)范性。然而這些立項(xiàng)文件又相當(dāng)重要，對(duì)基建檔案的質(zhì)量有很大的影響，因此需要對(duì)建設(shè)單位的項(xiàng)目投資歸口管理部門、項(xiàng)目實(shí)施管理部門等的資料管理行為進(jìn)行約束，通過反饋資料檢查結(jié)果介入績(jī)效考核打分，從而達(dá)到約束建設(shè)單位相關(guān)部門資料管理行為的目的。

二、基建檔案反饋評(píng)估模式的框架設(shè)計(jì)

基建檔案質(zhì)量管控反饋評(píng)估是基于對(duì)基建檔案質(zhì)量管控存在的問題及原因進(jìn)行分析，梳理出質(zhì)量管控所需抓住的管控要素和模式方法；對(duì)建設(shè)項(xiàng)目信息、項(xiàng)目過程資料信息、參建單位履職信息、檔案驗(yàn)收信息等建立評(píng)估反饋機(jī)制，并且通過研發(fā)并使用基建檔案反饋評(píng)價(jià)系統(tǒng)，對(duì)基建檔案實(shí)現(xiàn)密切高效的質(zhì)量管控。基建檔案質(zhì)量管控反饋評(píng)估模式主要分為兩大模塊，即項(xiàng)目管理和評(píng)估反饋。

1.項(xiàng)目管理模塊

項(xiàng)目管理模塊是基建檔案質(zhì)量管控反饋評(píng)估的基礎(chǔ)，以跟進(jìn)項(xiàng)目信息和項(xiàng)目資料為抓手，貫穿整個(gè)項(xiàng)目全生命周期，即項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目實(shí)施過程、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段、項(xiàng)目后評(píng)估階段。如圖1所示的是基建檔案質(zhì)量管控反饋評(píng)估圖。

為了能夠?qū)⒎答佋u(píng)估落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果，就要深入分析與基建檔案質(zhì)量管控有關(guān)的因素。筆者認(rèn)為，最重要的是人的因素。建設(shè)單位檔案部門對(duì)驗(yàn)收要求、制度規(guī)范的宣貫為基建檔案管理設(shè)定基調(diào)；建設(shè)單位投資項(xiàng)目管理體系里領(lǐng)導(dǎo)和其他成員對(duì)檔案的意識(shí)和支持為基建檔案管理提供保障。資料員、兼職檔案員對(duì)“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人”“兼職檔案員”的職責(zé)定位以及制度規(guī)范中的“歸檔范圍”的解讀，決定了項(xiàng)目資料的質(zhì)量。人為因素是基建檔案質(zhì)量管控的關(guān)鍵，施工、監(jiān)理單位人員流動(dòng)頻繁，那么就需要著重對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行全方位的管理，并且應(yīng)該認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的復(fù)雜性和重要性。現(xiàn)場(chǎng)資料員在從事資料收集、審核、移交歸檔的過程中，自身的意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，直接影響到基建檔案質(zhì)量。建設(shè)項(xiàng)目具有復(fù)雜性和動(dòng)態(tài)性，要求“人”能夠適時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，隨時(shí)跟蹤相應(yīng)資料的動(dòng)態(tài)變化，保證項(xiàng)目資料與項(xiàng)目同步收集。

除此以外，為了實(shí)現(xiàn)基建檔案質(zhì)量目標(biāo)，要對(duì)項(xiàng)目資料管理過程中的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、資料員培訓(xùn)、制度體系合理化制定等方面進(jìn)行管理。各方資料員隊(duì)伍的穩(wěn)定、資料管理體系建設(shè)的穩(wěn)定，對(duì)整個(gè)施工過程中項(xiàng)目資料的質(zhì)量管控起到支撐作用。

2.評(píng)估反饋模塊

評(píng)估反饋模塊是基建檔案質(zhì)量管控評(píng)估反饋的核心模塊，是實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管控的有效手段。反饋的前提是做好評(píng)估工作，評(píng)估工作的第一步是確定目標(biāo)和內(nèi)容，明確評(píng)估中需要參考的各項(xiàng)指標(biāo)，按照優(yōu)先級(jí)和重要程度對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)分析。在明確各項(xiàng)指標(biāo)的內(nèi)在含義和影響后，也需要拉通各項(xiàng)指標(biāo)之間的相互關(guān)系。在系統(tǒng)分析結(jié)束后，對(duì)各項(xiàng)參數(shù)指標(biāo)進(jìn)行排序，并得出各個(gè)指標(biāo)的評(píng)估權(quán)重，完成建設(shè)工程項(xiàng)目質(zhì)量管控水平的評(píng)估體系。