淺析科研項目檔案管理現(xiàn)狀及對策

李嘉夢

（中國商用飛機有限責任公司北京民用飛機技術(shù)研究中心，北京 100000）

一、加強檔案管理的重要性

科研項目檔案記錄了項目全生命周期，是不可再生的重要資源，是記錄科研單位各項權(quán)益的重要依據(jù)，同時，也是項目成果利用、管理和維護的重要內(nèi)容。科研檔案的管理工作，不僅僅是檔案管理部門的工作，還需科研項目管理部門、采購部門、外協(xié)單位、財務部門等協(xié)作共同完成，需要自上而下的高度重視；科研項目歷經(jīng)時間較長，經(jīng)手人員較多，因此，加強檔案系統(tǒng)化管理，確保檔案系統(tǒng)、完整、準確的收集歸檔具有重要意義。

二、科研檔案管理存在的問題

1.檔案管理機制不完善

科研單位檔案管理體系還不夠。一是部分科研單位承接的項目多為多個單位共同承接的任務，涉及的主體較多，在簽訂合同、合作協(xié)議時，因?qū)Y料保存、格式要求等要求不明確或因?qū)σ罄斫獠灰恢拢瑢е赂鲄⑴c單位對項目檔案的要求也不一樣，導致部分過程文件未及時歸檔，無法保證檔案收集的完整性及成果信息的利用價值。二是科研項目檔案管理中存在管理機構(gòu)、管理部門、管理責任人和相應的工作職責不明確的情況，導致收集整理項目管理、科研過程、財務、驗收等檔案時，因不清楚職責導致未及時、完整、有效的收集歸檔材料。如文件簽章手續(xù)不完整、不規(guī)范、部分關(guān)鍵文件資料未歸檔等，無法正確地執(zhí)行檔案管理有關(guān)規(guī)定。除此，還會出現(xiàn)相關(guān)部門管理人員互相推諉、互不溝通，致使科研項目檔案無人管理、散亂堆積、材料缺失[1]。

科研單位檔案管理規(guī)范還需加強。一是歸檔范圍和歸檔整理標準熟悉度不夠。科研人員和檔案管理人員對科研項目實施過程中需歸檔材料了解程度不夠，對交付對象要求研究不夠，導致科研項目檔案整理歸檔不規(guī)范、檔案材料不齊全。二是科研項目驗收管理制度不完善。多數(shù)科研單位沒有建立項目驗收管理制度，對科研項目檔案材料驗收把關(guān)不嚴，有些科研項目已經(jīng)通過驗收了，檔案材料都不齊全[2]。

2.檔案管理意識不足

2.1 科研單位對檔案管理重視不足

科研單位專職科研項目檔案管理員設置較少，使得檔案管理工作無法深入開展。部分科研單位“重兩頭，輕中間”的管理模式，導致項目檔案收集工作不夠重視，對科研活動中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)或衍生數(shù)據(jù)的收集、管理存在漏洞，無法保證檔案的完整性、系統(tǒng)性。

2.2 科研人員歸檔責任認識不足

第一，有些科研項目人員并未“隨產(chǎn)生隨預歸檔”，未將預歸檔工作落實在日常工作中，在完成任務書要求的研究內(nèi)容過程中，科研資料基本散落在各個經(jīng)手人中，待結(jié)題驗收時，才進行收集整理。但由于項目周期長、人員變動大，很容易造成重要檔案遺失[3]。

第二，有些科研人員對檔案重要性認識不足，有的科研人員認為自己只需做好科研，檔案是檔案管理員的事，對檔案工作毫不在意；有的科研人員認為只保存項目申報書、任務書、成果申報等主要材料，其他材料無關(guān)緊要；有的科研人員為方便自己查閱使用，將資料長期保存在自己手中。

第三，有些科研人員大局意識不強，有的科研人員認為科研項目是自己的，成果也是自己的，不愿將核心成果移交歸檔；有的科研人員認為檔案管理員不懂科研業(yè)務，歸檔要求瑣碎且麻煩，拒絕配合收集整理材料[4]。

3. 科研項目檔案管理人員業(yè)務水平不高

科研項目檔案管理人員大多由管理部門或科研部門工作人員兼職，由于是非科班出身，檔案專業(yè)知識不足，檔案業(yè)務不夠熟練，加之身兼多職，工作繁多，專業(yè)水平無法滿足項目檔案管理需求。除此，部分檔案管理人員雖具備檔案管理能力，但因無法深度參與項目執(zhí)行的各個階段和環(huán)節(jié)，對項目的實施過程、重要里程碑、項目管理業(yè)務等不熟悉，導致無法判斷歸檔資料的完整性、準確性和規(guī)范。參與項目實施的科研人員又因不明確檔案收集范圍和標準，導致檔案材料不完整、不系統(tǒng)、整理歸檔不及時。

三、加強科研項目檔案管理的對策和建議

1.強化科研檔案責任意識

自上而下重視檔案工作，單位高層領(lǐng)導應重視檔案工作，將提升檔案管理水平作為重要關(guān)注事項之一，并納入單位重點考核和發(fā)展方向中。同時，科研人員也應提高檔案意識。從事科研項目管理的科研人員不僅要學習項目管理知識，還要學習檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務知識，掌握科研項目檔案的歸檔要求和標準，并將其貫穿于科研項目管理全過程、各環(huán)節(jié)[5]。

2.優(yōu)化科研檔案收集整理的有關(guān)制度規(guī)范

根據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定，同時結(jié)合單位實際組織機構(gòu)架構(gòu)，明確科研項目檔案的管理機構(gòu)、管理部門、管理責任人和相應的工作職責。

第一，檔案管理部門要結(jié)合有關(guān)規(guī)定，明確科研項目材料收集歸檔范圍和整理歸檔標準，形成系統(tǒng)化、涵蓋檔案全生命周期的工作流程。

第二，項目管理部門、科研項目負責人在項目立項時，應根據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合承接任務計劃，配合檔案管理部門確定相應材料歸檔范圍、標準規(guī)范、歸檔時間、上交責任人等，構(gòu)建清晰、完善的文檔歸檔范圍體系。

第三，根據(jù)檔案管理規(guī)定，必須按照檔案部門有關(guān)要求，提交相關(guān)資料并通過檔案部門檢查后，方可開展項目的竣工驗收。

第四，項目竣工后，由項目管理部門組織，檔案部門參與，對科研項目檔案歸檔材料嚴格審查，驗收通過或整改復查符合要求后，檔案部門簽字確認，方能通過驗收。

3.完善科研檔案歸檔監(jiān)督管理機制

建立檔案問題問責和追責制，通過科研項目檔案歸檔納入科研人員的崗位責任、列為科研人員技術(shù)業(yè)務考核內(nèi)容、年底績效考核兌現(xiàn)條件等方法，督促科研人員按期歸檔，如科研項目檔案材料整理和歸檔不完整、不及時，年度考核評分相應扣減，并要嚴格追究項目負責人及相關(guān)科研人員的責任。

4.加快建立專業(yè)化、高水平檔案管理隊伍

建立專業(yè)、穩(wěn)定化檔案管理隊伍。將檔案人員下沉至項目，了解并掌握項目進展情況；打通檔案工作人員晉升渠道，重視專職檔案管理人員發(fā)展，制定崗位職責以及合理有效的人才培養(yǎng)計劃，對檔案管理人才實施規(guī)范化管理和激勵政策等方式，留住科研項目檔案管理人員，從而保證科研項目檔案工作無縫銜接，更利于系統(tǒng)化、規(guī)范化管理[6]。

支持并鼓勵檔案管理人員參加各類業(yè)務培訓及檔案法律法規(guī)學習。一是大力培養(yǎng)科研檔案人員建立專業(yè)收集整理、立卷歸檔、檢索利用及電子檔案信息的收集、管理和操作技能，提升數(shù)字化檔案理論知識和技能，不斷提高科研項目檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化水平。同時，建立兼職檔案員隊伍，定期組織內(nèi)外部培訓，提升全員水平，推動整體檔案工作能力。二是定期組織科研人員和檔案管理員學習檔案法律法規(guī)，提高保密意識，增強履行保密責任的自覺性[7]。

結(jié)語

合理科學地管理科研項目檔案對國家科研項目體系的管理與建設、科學知識的傳播、科研成果轉(zhuǎn)化、科學技術(shù)的進步都有很好的促進作用。科研項目歷時長、形式復雜，難于管理，本文以檔案合理、有效管理為目標，深入研究探討科研項目檔案管理，旨在提升科研項目檔案質(zhì)量，為后期利用奠定良好的基礎。同時，為檔案管理提供可借鑒的有效方法，有效提升科研項目檔案質(zhì)量水平。