探討高校學生檔案管理存在的問題及對策研究

江 東 馬守芹

（1.山東第一醫科大學（山東省醫學科學院），山東 濟南 250117；2.山東省濟南錦屏學校，山東 濟南 250014）

學生檔案是學生在學校期間，學校管理人員對學生生活、學習和參加各項活動所形成的記錄，反映了一個學生個人經歷、德才能勤美績勞、學習和社會實踐表現的、以學生本人為記錄單位集中保存起來以備查考和追溯的文字、表格及其他各種形式的歷史再現記錄。學生檔案記載系統是一個教育教學部門必定要有教學的重要組成部分，在高校日常管理中起著非常重要的作用。高校學生檔案也是學生在校期間的一份求學簡歷，對學生未來的職業發展具有重要的作用。學生檔案管理是高校管理中必不可少的內容。但隨著社會的發展，高校檔案管理工作已經無法適應新時代社會發展的管理需求，逐漸暴露出一些和社會發展不和諧的問題，影響高校管理的質量。為了促進學生的發展，還需要加強學生檔案管理工作，從而提高學生檔案管理的水平。

一、高校學生檔案的簡述

高校學生檔案是學生求學過程的一份書面資料，記錄了學生在學校各個期間的教學表現以及教師的評價，是高校管理的重要構成內容。學生檔案中記錄了學生在各個方面的表現，以及各個階段的成績和學生的基礎資料，學生檔案對學生來說是非常重要的，對促進學生的發展具有重要的意義[1]。學生檔案還可以用來當作社會選拔人才的依據，通過學生檔案可以直觀地對學生有個大概的了解。我國以前側重培養技能人才，隨著素質教育和教學改革的發展，現在重視國民的綜合素養。學生檔案管理工作可以提高學生的綜合文化素養，對學生未來的職業發展具有重要的促進作用，還能提高高校的管理質量和教學質量，有利于培養復合型、創新性人才。

二、高校學生檔案管理存在的問題分析

1.缺乏對檔案管理的重視

不管是學生還是學校對檔案管理的重視程度不高，高校側重于學生的教育和管理，而學生沒有充分地認識到學生檔案的價值和重要性[2]。由于對檔案管理不夠重視，所以在填寫檔案時也經常出現各種小問題，例如錯字、亂涂等，導致檔案書寫不規范。還有就是在接收與轉移檔案時出現郵寄錯誤，不重視檔案郵寄，這些問題都嚴重影響高校檔案管理的質量。

2.沒有完善的檔案管理法律法規

我國也出臺了部分檔案管理法，但是并沒有進行細化。針對高校的學生檔案管理法律法規并不明確，沒有建立專門的法律法規。從而也引發了不少問題，最普遍的就是學生檔案的歸屬，由于一些高校沒有設立專門的機構和人員對學生檔案進行管理，所以檔案管理非?；靵y，加大了管理難度[3]?？傊?，缺乏完善的法律法規，不僅阻礙高校學生檔案管理工作的開展，還容易出現管理混亂，無法明確責任人，甚至對學生未來的就業會產生一定的影響。

3.檔案管理人員素質不高

我國在學生檔案管理上還沒有建立完善的法律法規，因此，導致高校忽視了學生檔案管理的重要性，安排的檔案管理人員對文化以及素質上都沒有過高的要求，從而導致檔案管理人員素質水平不高。高校也沒有設置專門的檔案室，檔案管理人員也是由學生的輔導老師來進行統一管理，檔案材料質量較差，管理不規范，不能進行有效的整理，影響后續的使用。

4.缺少檔案監管機制

學生檔案管理直接關系著學生的發展和學校的管理水平，因此，高校學生檔案監管理是必不可少的，發揮著重要的價值。學生檔案出現損壞或者丟失會給學生帶來嚴重的影響。為了防止上述問題，檔案的監管作用是非常大的[4]。在日常的管理中，還需要監管人員保持對工作高度負責精神和良好的心態，有耐心地去管理。

5.學生檔案歸檔范圍不明確，收集不完整

高校學生檔案在實際的管理中沒有明確的歸檔范圍，缺乏統一的標準，不知道哪些需要歸檔，具體應歸檔在哪個部門，學校不同其要求也有所差異。因為學生的檔案是來源于不同的部門，學生在畢業時轉檔的依據就是在就業部門，這樣不僅導致資料收集不完整，還浪費學生及管理人員的時間。

三、高校學生檔案管理問題的原因分析

1.學生檔案的分散性

目前，高校學生檔案管理部門普遍存在歸屬不一致的現象，導致檔案資料在建檔時間上出現分散性，學生檔案需要經過幾個建檔階段，從開始的入學登記到完成學業、發放相關的學位證等，這個過程記錄了學生在校期間的所有表現。另外，各種資料來源不同，分別來源于不同的部門，例如實習部門、就業部門、學生管理部門等，增加了高校學生檔案的管理難度。

2.沒有先進的管理技術

隨著信息技術的發展，在檔案管理中逐漸應用信息化管理模式，然而檔案信息化管理概念也被越來越多的行業所熟知。雖然計算機技術為工作提供了極大的便利，被廣泛的應用起來，但是在實際的檔案信息化管理中由于應用時間較短，檔案管理人員還是習慣于使用傳統的管理模式，依舊使用人工處理操作的方式。該模式阻礙了檔案管理信息化的發展，降低了管理效率和質量。傳統的管理還容易出現檔案文件丟失、破壞等問題。計算機即使被投入到了檔案管理工作中，但是信息化水平不高，只能進行簡單的信息輸入和保存。為了提高學生檔案管理的信息化水平，還需要對檔案管理的方式進行更新和優化，發揮出計算機技術的最大作用。現階段高校學生檔案還是依靠人工來進行歸納、分裝等工作，計算機的應用存在局限性，只能實現簡單的搜索查詢，隨著高校學生檔案的大量遞增，已經無法滿足其增長趨勢。學生檔案屬于過程性的管理，是隨著學生而變化的，檔案內容較多，如果進行人工管理還容易導致資料記錄不完整，出現漏記等問題，無法體現出學生在校的完整表現，學生檔案也失去了原有的價值和意義。

四、高校學生檔案管理問題的優化對策

1.提高對檔案重要性的認知

學生要知道檔案對以后就業、職稱評定等有著重要的關聯，高校要清楚學生檔案管理能提高高校管理水平[5]。因此，要提高對檔案重要性的認知，落實畢業后檔案的流向，及時地掌握檔案的動態，加強管理，避免出現檔案丟失或損壞。

2.完善的檔案管理法律法規

在法律法規和相關制度的約束下學生檔案管理水平才能得到提升。在健全的法律制度下才能更好地管理檔案和約束管理人員，因此，完善的檔案法律法規是非常重要的。有了健全的法律法規可以更好地解決學生檔案管理問題，還能落實檔案管理責任人，在法律的約束下，才能確保學生檔案管理工作的順利開展，提高管理質量。

3.提高檔案管理人員的素質

隨著社會水平的提高，對檔案管理人員的要求也不斷提升，為了適應新時代社會發展需求的學生檔案管理工作，還需要提高檔案管理人員的專業素奍[6]?？梢酝ㄟ^加強技術培訓，開展檔案知識講座，招聘專業的檔案管理人才等來提高管理人員的素質，提高職業責任心和管理能力。

4.對學生檔案實施網絡化管理

隨著信息技術水平的提高，傳統的檔案管理已經無法適應現階段的管理要求，高校應該緊跟時代的發展，建立現代化的管理理念。利用信息技術進行管理，實行電子信息化學生檔案管理，不僅能對學生檔案進行分類匯總，還能進行總跟和查閱，節省了大量的人力，極大地提高了學生檔案的管理水平[7]。

5.規范學生檔案管理工作，及時地收集整理

學生檔案管理是一項非常重要的任務，為了保障管理的規范性，還需要從學生的實際出發，制定細節化的管理準則，例如制定歸檔范圍標準、規范借閱制度等[8]。另外，為了提高學生檔案的管理效率，保障檔案的完整性，還需要及時地對學生的檔案進行收集和整理，對學生的實際在校情況進行詳細的記錄，提高檔案管理的實效性。

結語

學生檔案對學生具有重要的作用，也是高校管理的重要內容。在實際的管理中出現了一些問題，阻礙高校管理工作的開展，影響學生未來的發展。為了提高高校學生檔案管理水平，促進學生的良好發展，提出了完善的檔案管理法律法規、提高檔案管理專業技術人員的素養等改進對策，以保證高校學生檔案管理工作的順利開展，提高高校檔案管理的效率和質量。