簡析如何加強檔案管理工作

劉福嫻

（棗莊市自然資源和規劃局，山東 棗莊 277800）

現階段，各省市地區都相繼成立了自然資源行政主管部門，對全民所有的自然資源進行科學管理，包括礦產資源、土地資源、草地資源、森林資源等等，而在開展前端業務過程中，必然會產生較多的后端檔案工作，只有做好相關檔案管理工作，才能夠為相關部門管理工作提供服務支撐。而新時期，檔案管理部門面臨新的挑戰，加強對檔案管理工作相關問題的研究具有十分現實的意義。

一、當前檔案管理工作開展中存在的不足

1.檔案管理工作重視程度低

在市場經濟發展過程中，盡管基層單位不用面臨激烈市場競爭，但以經濟發展為主的思想早已蔓延，單位領導者對于自身效益更加看重。很多領導者認為檔案管理是一項可有可無的工作，沒有認識到檔案管理工作的重要性，導致在檔案管理部門設置、人員配置等方面都相對不足，影響檔案管理工作實施策略，也常常發生檔案文件丟失、檔案破損等問題，對前端業務工作落實造成很大的阻礙[1]。

2.缺乏相關的資金投入

市場經濟體制的完善，市場經濟環境更加復雜，很多單位也面臨更加激烈的競爭壓力，也紛紛投入到市場開拓、業務開拓的行列當中。這種情況下單位中輕視檔案工作的意識蔓延。對于檔案管理工作投入相對不足，尤其是資金方面，資金短缺會造成設備不足、人員不足，無法發揮現代化檔案管理企業發展的推動作用。

3.檔案管理信息化水平不足

現代化發展過程中，任何經濟活動、經營管理等都會產生檔案，且所產生的檔案數量更多。很多單位逐漸開始了信息化建設，在檔案方面通常采用紙質材料、電子材料一起保存的方式。在紙質檔案模式下，會消耗大量的人工，而這種檔案管理模式，會消耗更多的人力物力，還會造成大量的工作重復，不利于工作效率提升。

4. 管理人員素質偏低

一些基層單位工作開展中，對于檔案管理工作價值認識不足，檔案管理崗位設置不夠合理，未能夠配備高技術、高素質的檔案管理人員。另外，由于檔案管理人員待遇差，導致檔案管理人員具有較強的流動性，無法得到穩定人員結構支持，無法保障相關檔案資料的質量。另外，很多基層單位檔案管理人員未經過系統化的培訓，對現代化設備使用技巧不能有效掌握，單位未提供更多業務培訓的機會，導致檔案管理人員綜合素質無法滿足相關工作需求[2]。

二、加強檔案管理工作的有效策略

1. 不斷提升對檔案管理工作的重視

新時期，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現代化管理需求，不能滿足檔案改革要求，對檔案管理實效性造成很大影響。對于市資源管理與規劃局，必須認識到檔案管理工作的重要性，強化創新，切實提升單位檔案管理工作的實效性。必須應該提高檔案管理部門在單位中的地位，單位領導必須加強對檔案管理工作的認識，才能夠為精益化管理打好基礎，逐漸實現全員參與的目標。領導層可以適當增加檔案管理部門在績效考核中的權限，強化其和企業其他業務部門之間的聯系。同時，需要在單位內部形成軟實力意識，樹立對檔案管理重視的意識。當然，單位還需要采取更多措施，逐漸將檔案管理納入領導議事日程中，將其歸入到單位日常工作流程中，切實提升檔案管理在單位中的職能地位[3]。

2. 強化資金投入，改善檔案管理設備環境

當前，一些基層單位中，檔案管理硬件環境、軟件環境相對落后，影響單位數字化檔案管理創新，限制了檔案管理成效。很多檔案管理工作開展中，還停留在檔案目錄排序、資源檢索等層面，還未實現數字化檔案管理，無法挖掘檔案資源價值。因此，必須能夠增加資金投入，為檔案管理創造更好的條件。

具體來說，第一，每年基層單位都需要做好預算規劃工作，將檔案管理納入日常工作體系中，重視檔案管理創新，能夠根據新時期提出的相關要求，下撥相關資金，用于采購檔案管理所需的硬件設備，包括掃描儀、計算機、標簽錄入系統的，能夠為檔案管理工作創建一個更佳的工作條件，減輕相關工作人員的工作強度，激發其工作動力，便于檔案資源存儲、使用和管理，提高整體工作效率；第二，信息化時代下，基層單位逐漸開展信息化建設，也構建了檔案管理信息化系統。而新時期，必須加強管理系統更新、創新，改變以往人工作業模式，能夠根據創新管理模式要求，積極開展智能化檔案管理探索，實現檔案數據自動化檢索、自動化分類等，加強與前端業務部門之間的溝通，積極構建檔案管理信息化平臺。還可以利用大數據技術，對檔案資源進行數字化創新，推動檔案管理工作向著更高層次發展。

3. 加強檔案管理制度建設，強化培訓宣傳

建立高效的檔案管理模式，首先，要加強檔案管理制度建設，將各類檔案信息納入單位檔案管理范圍中，最大限度發揮其學術價值、實用價值。第二，要加強檔案管理系統與自動化辦公系統的匹配程度，統一接入端口和標準，運用自動化技術加強檔案管理工作，實現單位檔案的網絡化、科學化、規范化管理。第三，準確定位單位檔案管理的角色，從不同層面、不同角度，以不同方式進行檔案管理，規范檔案信息分類，按照一定方向，不斷深挖檔案信息的參考價值與學術價值，為其他部門提供更加準確的數據支持。第三，明確分工，進一步明確檔案管理部門各崗位職責，并采用相應的獎罰措施，充分調動相關人員工作積極性。

在開展檔案管理過程中，涉及檔案收集、整理、統計、分析、鑒定、資源開發、保存等很多工作。積極推行精益化管理模式，應該逐漸實現上述各項工作的部門化、模塊化，對全員開展檔案管理培訓活動。第一，加強對業務部門員工培訓，主要集中在檔案資料收集、移交、電子檔案應用等方面，加強對精益化檔案管理模式優勢的推廣宣傳，讓員工認識到檔案管理重要性，并逐漸將檔案管理滲透到單位管理各個環節當中。第二，對于檔案管理部門工作人員，應該從檔案保管、鑒定、統計以及開發等方面加以培訓，全面提升檔案管理人員工作技能。第三，業務部門也可以設置兼職檔案管理，確保檔案管理工作順利完成。

4. 不斷提升檔案管理法制化水平

法制管理已經成為當下各行業發展的基礎，是推動社會進步的基礎。對于檔案管理工作來說，加強法制化建設也可以為檔案管理工作順利實施提供支撐，能夠推動檔案管理向著規范化的方向發展，能夠對檔案管理工作開展中出現的問題及時處理。在我國法治社會發展過程中，關于檔案管理的相關法律法規體系不斷完善，為基層單位檔案管理工作創造了一個良好的環境。然而隨著時代發展，檔案工作有了新的發展變化，而一些法律條文也不能夠適應這種變化。因此，在進一步加強檔案信息化建設過程中，應該積極探索檔案管理法制化建設路徑，根據基層檔案管理工作實際情況，提高相關法律法規的適用性，同時，考慮各地區的差異性，能夠為檔案管理工作奠定基礎，滿足檔案資料的使用需求。

5. 創新檔案資源利用方式

對于任何檔案來說，其根本價值體現在利用方面，對于自然資源檔案更是如此。在檔案管理過程中，應該重視對大數據平臺的利用，提升自然資源檔案信息化建設，為檔案資源開拓出更多的利用渠道。第一，積極實現業務間無縫對接。將單位各個業務子系統和檔案管理系統進行對接，根據辦公自動化系統，建立相應的數據標準、接口標準等，保證前端業務開展和后端檔案管理工作能夠同步實施。第二，積極推行“互聯網+”政務一體化模式，借助于數據脫密技術，公眾可以通過網絡查詢相關檔案數據資料，讓檔案信息數據共享性更高，更大范圍地擴大檔案數據信息價值。第三，加強對檔案數據信息的挖掘，對數據信息之間相關關聯進行挖掘與分析，提升單位檔案編研力度，能夠圍繞自然資源規劃等業務重點，組織相關人員對相關信息檔案進行高度編研，將編研成果擴大化，能夠為城市建設以及決策提供相關參考依據。

6. 進一步強化檔案管理信息化建設

為了提升檔案管理信息化程度，不僅需要加大相關投入，提高工作重視，還需要借助于先進的信息技術，構建信息化檔案管理系統，能夠將傳統檔案管理工作與現代化管理模式結合起來，形成紙質化和數字化相互融合的檔案管理體系，發揮兩者各自優勢，滿足現代化檔案管理工作需要。將相關檔案信息錄入到信息系統數據庫中，通過掃描、錄入等方式，將一些紙質檔案轉化為影像資源保存，推動檔案管理工作向著網絡化、信息化方向發展。大數據時代下，還必須積極探索現代化的檔案管理模式，能夠加強相關技術開發，對檔案資源進行有效保管、利用，滿足對檔案資源的使用需求，發揮檔案數據信息的價值。

7. 不斷提升檔案管理人員素質水平

在基層單位檔案管理信息化建設過程中，必須依靠高素質的檔案管理人員。而一名優秀的檔案管理工作者，不僅能夠嚴格要求自己，能夠主動履行自我職責，同時，還能夠主動學習和提升自己，為單位檔案管理工作貢獻自己的力量，也會為自己帶來豐厚的回報。因此，必須強化對檔案管理人員的培訓力度，根據單位實際情況，定期組織檔案管理人員進行培訓，同時，結合相關的考核工作，提升檔案管理人員培訓成果。在培訓內容方面，一方面，培訓內容中應該包括檔案信息化相關的知識與技能。另一方面，需要從職業道德素質方面加以提升。通過有效的培訓，讓單位檔案管理人員切實認識到信息化建設對自身工作的重要性，能夠尊重和重視檔案信息化工作，能夠自覺維護單位的利益，提高檔案管理水平。

結語

通過上述分析可知，新時期，為了能夠切實提升檔案管理工作質量，必須加強對檔案管理工作的重視程度，將前端業務和檔案管理工作結合起來，構建完善的檔案管理信息化系統，從資金投入、宣傳、人員培訓等多個方面入手，為檔案管理工作有序開展奠定基礎。同時，更需要注重檔案資料利用價值的挖掘，拓展檔案利用方式，推動檔案管理工作健康發展。