創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

江 帆

（鐵嶺縣人力資源和社會保障事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

隨著我國科技與經濟的不斷發展，傳統的檔案管理模式主要采用人工調查或者人工檢索的方式，已經很難跟上時代的步伐，滿足人們的需求，如今的檔案管理主要將計算機技術應用管理模式之中，將人工與計算機技術有效結合在一起，形成了一套較為完善的檔案管理體系，在一定程度上提高了管理的系統性，同時為文件的查找以及儲存提供了便利的條件，使得檔案管理的效率與質量在一定程度上得以提升。

一、檔案管理信息化的優點

1.檔案管理信息化可有效地提高辦公的效率

在傳統的檔案管理過程之中，主要采用人工進行查找以及儲存檔案的模式，在一定程度之上，由于人工的失誤率較大，檔案管理的效率以及質量得不到保障。若將信息技術及計算機技術與人工技術相結合，在一定程度之上，能夠為檔案信息的管理與儲存提供較大的幫助，同時，能夠提高檔案管理辦公效率以及辦公質量，在一定程度上促進了檔案管理信息化、現代化，促進檔案管理工作的順利進行。

2.檔案管理信息化可促進資源共享

傳統檔案管理模式很難進行資源共享，若必須資源共享則需要將大量的檔案進行運輸，在此過程之中，耗時耗力，因此，資源共享有很大局限性，會給遠程的資源信息查找帶來巨大的障礙。如今，隨著我國信息技術的不斷發展，可以采用計算機技術，對檔案信息進行分類儲存，使其成為一個龐大的數字系統，在一定程度上可以促進檔案管理的質量與效率，同時可以利用互聯網技術，將信息技術進行實時的傳輸，提高檔案資源的利用效率。

二、創新檔案管理理念與實現信息化的必然聯系

1.創新檔案管理理念是落實檔案管理信息化的必要條件

傳統的檔案管理模式不利于當今的時代要求，因此要落實檔案管理信息化就必需要改變傳統的檔案管理理念。改變傳統的以人工管理方式為主的檔案管理理念，應當從檔案管理工作的實際出發，利用計算機技術把檔案管理信息化的優勢充分發揮出來。創新檔案管理理念，從管理者的思想上重視信息技術在檔案管理過程之中的重要作用，在此基礎之上才能充分發揮當今互聯網技術對檔案管理信息化的重要作用。從當今的管理現狀來看，大部分檔案管理局已經開始采用檔案管理信息化的模式，然而很多單位的領導人員沒有對檔案管理給予較高的重視，因此使多很多信息管理的設備不夠完善，管理的模式較為落后，在一定程度上阻礙了檔案管理信息化的發展，因此要使得檔案管理信息化達到所要達到的目的，檔案管理工作者就需要對檔案的管理理念進行創新，改變以往的傳統檔案管理模式。

2.創新檔案管理理念能夠更好地促進檔案管理信息化的實現

在檔案管理過程之中，注入創新的檔案管理理念，在一定程度之上，能夠不斷地將科學技術融入檔案管理工作過程之中，從而能夠利用科學技術輔助檔案的管理、儲存、歸檔、建立等工作。同時，利用互聯網技術，能夠在一定程度之上提高檔案管理的效率，促進檔案管理信息的共享，保證了檔案管理的質量，能夠更好地為社會所作出自己的貢獻。

三、創新檔案管理理念實現檔案管理信息化的有效途徑

1.建立健全的檔案管理體系

要真正地落實檔案管理信息化，首先要建立健全的檔案管理體系，使檔案管理工作的規范性和標準性得以保證。而根據檔案管理現狀來看，很多的檔案管理工作沒有統一的標準，使得檔案管理信息化僅僅在少部分工作之中能夠實現，并沒有在整個檔案管理工作之中落實，要使檔案管理信息化發揮其應有的作用，檔案管理者應當建立健全的檔案管理體系，使檔案管理信息化落實在檔案管理工作中的每個環節，使得的檔案管理走向規范化和標準化，真正地落實檔案管理信息化。

2.為管理信息化提供強硬的技術支持

檔案管理信息化需要高端的科學技術水平，因此為檔案管理信息化的落實提供強硬的技術支持，才能夠使得檔案管理信息化的有效落實。要使得管理信息化的落實，需要強硬的軟件支撐以及硬件支撐。軟件需要在檔案管理過程之中，根據檔案特點進行有效的軟件開發，同時，軟件需要與辦公系統進行有效的融合，然而，軟件在使用過程中會出現各種問題，因此，技術人員要對軟件進行相應的預防措施，使其能夠順利運行。同時除了軟件之外，還需要強硬的硬件設施，因此，檔案管理人員要為檔案管理信息化提供優質的硬件設施設備，這樣不僅能夠保證軟件的正常運行，同時還能夠防止電磁對工作人員的干擾，保護工作人員的健康身體。

3.要提高檔案管理人員的信息化素質

要促進檔案管理信息化水平，首要的是檔案管理人員有較高的信息化素質，具有高素質的檔案管理人員，才能夠促進檔案管理信息化進程的發展。具有信息化素質的管理人員，需要能夠對檔案管理信息化的各種軟件以及硬件設施進行嫻熟的運用，要有主動學習的意識，在工作過程之中，不斷增強自己對硬件軟件設施的使用能力，豐富自己的理論知識，同時要掌握先進的檔案管理的方法，同時要提升自己使用計算機的技能，學會使用計算機來代替自己的人工操作，不斷提升自己的工作效率與質量，從而能夠促進檔案管理工作信息化的不斷發展。

4.通過運用云計算技術對檔案管理進行優化

隨著我國科技水平不斷發展，云計算技術逐漸滲透到檔案管理工作過程之中，通過將檔案資料分類儲存在云客戶端，所有的檔案都可以集中在云客戶端，對檔案進行集中化管理，同時，如果客戶需要檔案資料，其就可以登錄到云客戶端，自主獲取相關檢索服務，從而提高了檔案管理的質量與水平，提高了使用效率，促進了檔案管理的智能化以及自主化。

結語

總之，我國當今檔案管理逐漸應用了現代的科學技術手段，在一定程度上促進了檔案管理的質量與效率的提升，同時為了促進檔案管理更加能夠符合時代的要求，就需要管理人員在管理理念上不斷創新，不斷完善檔案管理信息化水平，促進檔案管理的智能化，自主化以及現代化，促進我國檔案管理實現其應有的價值。