信息集成化視角下的高校檔案管理路徑探析

杜蔚明

（武漢工程大學，湖北 武漢 430205）

高校的檔案較為復雜，其格式、內容、體系等都存在較大的差距，想要將這些檔案有條理地整理到一起，是一項非常龐大的工作。所以，一直以來高校檔案管理工作都呈現出了管理效率低下，檔案難以得到有效利用等現象。信息集成化的出現，則能夠使復雜的檔案有條理的存儲到不同的模塊，這無疑能夠極大程度提升檔案管理效率。故此，在對高校檔案進行管理時，高校就應該積極采用信息集成技術。

一、信息集成化視角下高校檔案管理中存在的問題

1.缺乏集成化觀念

檔案管理是高校非常重要的組成部分，能夠為其他部門的工作提供支撐。故此，檔案管理部門就應該與其他各個部門做好溝通工作，并根據其他部門的需求，對檔案進行歸類以及管理。然而，當前部分高校的檔案管理工作卻缺乏集成化觀念，即檔案管理部門并未從檔案使用者的角度對檔案進行管理。這就導致檔案管理失去了其本來的價值，難以為其他部門服務，提升其他部門的工作效率[1]。

2.檔案存在同步問題

網絡檔案并不是憑空捏造的，而是由實物檔案轉化而來的。檔案管理部門無法自己去搜集檔案，他們只能將不同部門所提供的檔案進行整理、電子化。然而，當前的檔案管理中卻存在信息不同步的現象，其主要表現在兩個方面。其一，各個部門移交實物檔案不及時，導致檔案管理部門的檔案不完善；其二，受人手、設備等因素的影響，檔案部門收到實物檔案后，并未將其及時轉化為電子檔案。這就導致高校的電子檔案存在信息不完善、不準確等現象，直接影響其他部門的使用。

3.數字化應用不足

雖然將信息集成化運用于檔案管理中，已經成了時代發展的必然趨勢，但是部分高校的數字化還存在嚴重不足。其主要原因為高校的基礎設施建設不足，以及檔案管理人員能力有限。基礎設施是數字化應用的根本保障，沒有信息設備作為根基，那么管理人員就無法將實物檔案轉化為數字化檔案，此外基礎設施建設落后，也會導致信息導出困難、錄入的信息會出現缺失等現象。檔案管理人員的能力，會直接影響檔案數字化建設水平。高校的檔案管理部門由來已久，部分管理人員雖然管理經驗豐富，但是對數字化并不了解，這就導致他們不知道應該將數字化應用于檔案管理中，直接使得高校檔案數字化推進困難。

二、信息集成化視角下的高校檔案管理新路徑

1.更新管理理念，實現信息集成化

想要改革原有的檔案管理模式，讓系統化、集成化等管理思維運用到高校檔案管理中，那么高校的領導就需要更新管理理念，做好宏觀調控，只有這樣，各個部門才會及時將所收錄的檔案，提供給檔案部門進行管理，而檔案部門所管理的檔案也能更加完善。此外，在對檔案進行管理時，檔案部門也需要認識到部門的服務功能，并以檔案使用者的需求為導向，規劃檔案管理的方式和內容。只有這樣，高校的檔案管理才能更具有目的性與針對性，從而更好地為檔案使用者服務。當然，隨著高校生源的不斷變化，高校檔案管理的服務方向以及內容也在不斷變化，為此，檔案管理人員，就需要及時做好決策，對檔案管理進行整改，以使其與高校的教學管理等工作的發展方向一致[2]。

2.加強部門溝通，實現信息同步化

檔案部門是為其他各個職能部門服務的，其所構建的網絡信息系統，也主要是供其他部門查閱資料的。當前，部分高校的檔案管理部門與其他部門卻存在數據格式與標準體系存在差異性等問題，這就使得檔案管理部門與其他部門所用的管理系統無法兼容，從而直接導致檔案無法得到有效應用。為此，檔案管理人員就應該從系統兼容的角度出發，通過不斷提升的自身技術水平，實現各個部門的數據格式與標準體系的統一，如此，方能使檔案使用者更好地使用檔案信息。此外，在實際檔案管理中，檔案管理人員也需要不斷學習新的技術，如神經網絡、大數據等，如此，檔案管理人員才能構建新型的網絡管理模式，使傳統檔案與虛擬檔案整合到一起，以使網絡管理與時代發展的步伐相一致，從而提升資源共享效率，為高校的未來發展提升有力支撐。

3.完善基礎設施，實現檔案數字化

一直以來檔案管理在高校都是一項無關緊要的工作，故此，檔案的價值無法體現，而檔案管理人員也存在技術不足等問題。在信息集成化視角下對檔案管理工作進行改革，首先，高校需要為檔案管理部門招聘具備信息技術、數字技術等的新型人才，以為信息集成化的建設奠定基礎。其次，高校也需要注重完善基礎設施。俗話說，工欲善其事，必先利其器，只有為檔案管理部門配備先進的設備，實物檔案才能被工作人員轉化為數字檔案，從而促使檔案管理健康發展下去。最后，檔案管理人員就需要完善檔案部門的服務功能，在系統中添加檢索、搜索檔案的目的等選項，如此，檔案使用者就能快速找到自己所需要的檔案，從而高質量完成所負責的工作。此外，在新時期，檔案管理部門也不能局限發展的步伐，而是應該對其職能進行擴展。

結語

綜上所述，對高校檔案管理工作進行改革，是高校發展的必然趨勢，為此，高校就需要立足信息集成化視角下，積極分析高校檔案管理存在的問題，并據此從更新管理理念、加強部門溝通以及完善基礎設施等方面進行教學改革。如此，高校檔案管理工作才能真正實現信息集成化，從而更好地為檔案使用者服務，提升高校人才培養水平。