檔案管理信息平臺的深化與應(yīng)用

王 璐

（鐵嶺市醫(yī)療保障事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

引言

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理事業(yè)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)了管理的信息化及數(shù)字化，解決了傳統(tǒng)檔案管理中難以克服的問題。因此，建立檔案管理信息平臺成為現(xiàn)實(shí)問題，深化與應(yīng)用檔案信息管理平臺勢必成為推動(dòng)管理事業(yè)發(fā)展的一大趨勢。

一、檔案管理信息平臺深化和應(yīng)用的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，我國許多單位及部門十分重視檔案管理工作，結(jié)合信息技術(shù)不斷推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化及數(shù)字化，并以先進(jìn)的信息技術(shù)為支持，構(gòu)建檔案管理信息平臺，進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量及效率。結(jié)合相關(guān)的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，盡管我國檔案管理事業(yè)取得了不小的進(jìn)步，但在深化應(yīng)用信息平臺方面，還存在部分值得重視的問題，具體如下。

第一，目前，檔案管理信息平臺的構(gòu)建得到了有效的落實(shí)，各大單位基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化，但存在部門紙質(zhì)檔案信息，無法有效地錄入到信息管理平臺中，不能得到很好的管理及使用。對于部分紙質(zhì)信息不能錄入信息平臺這一問題，導(dǎo)致平臺信息的不完整，影響后續(xù)階段的信息管理及使用。

第二，在構(gòu)建檔案管理信息平臺時(shí)，由于單位之間的信息數(shù)據(jù)沒有共享，使得相關(guān)數(shù)據(jù)不能得到有效整合，獨(dú)立的信息將會(huì)影響單位檔案管理工作的質(zhì)量。

第三，檔案信息管理軟件的不同類型及技術(shù)水平，也會(huì)影響各部門的檔案管理質(zhì)量。不同部門由于使用的管理軟件不同，進(jìn)而使得檔案管理水平產(chǎn)生一定的差異，影響的單位整體檔案管理效率。此外，單位檔案管理軟件的技術(shù)條件也會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量，對管理信息平臺的深化與應(yīng)用造成一定程度的阻礙。

第四，結(jié)合許多單位現(xiàn)有的檔案管理制度來看，需要進(jìn)行制度的優(yōu)化調(diào)整。傳統(tǒng)的檔案管理制度顯然已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段檔案管理信息化的需求，無法與檔案機(jī)構(gòu)的調(diào)整變動(dòng)相適應(yīng)。因此，完善檔案管理制度，使其能夠符合檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。

不難發(fā)現(xiàn)，我國現(xiàn)階段檔案管理工作還需要進(jìn)行完善，并且要重視檔案管理信息平臺的深化，不斷推進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

二、深化與應(yīng)用信息平臺的幾點(diǎn)思考

1.已有檔案信息的信息化

文件模型的引進(jìn)，將檔案管理的核心轉(zhuǎn)移至文件的生成及管理上，對于深化檔案信息管理平臺具有重要的作用。工作人員要做好每個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，特別在檔案文件的壽命周期上，也要全面細(xì)致地進(jìn)行管理。要實(shí)現(xiàn)管理工作的內(nèi)在要求，單位可以從以下幾個(gè)方面入手。首先，確保管理軟件能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理的工作需求，可以對管理軟件進(jìn)行引進(jìn)或者改造。其次，要完善檔案文件的銜接工作，使其成為一個(gè)整體，有利于檔案平臺之間的對接工作，方便管理以及檔案文件的獲取，也能在一定程度上提高檔案文件查詢的便捷性，充分發(fā)揮檔案管理信息平臺的效能。最后，在進(jìn)行檔案文件的管理工作時(shí)，單位內(nèi)的檔案管理部門要明確管理的具體范圍、職責(zé)等，形成有效的分工，權(quán)責(zé)明晰，實(shí)現(xiàn)檔案文件的綜合管理[2]。

2.樹立新型檔案管理理念

進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，管理理念對于工作質(zhì)量的提高十分重要。由于檔案管理結(jié)合了信息技術(shù)，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的桎梏，需要一套現(xiàn)代化的管理理念，以適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。單位可以將檔案當(dāng)成一種資源，管理工作的重心可以由文件的管理轉(zhuǎn)變到檔案信息的管理，結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提高檔案的收集整理等工作質(zhì)量。因此，檔案管理信息平臺需要具備以下幾點(diǎn)功能。第一，檔案資源的全面完整。由于工作人員的主觀因素，對待不同檔案的態(tài)度存在一定程度的差別，部分檔案沒有受到工作人員的重視，而這些檔案正是檔案實(shí)現(xiàn)全面完整性的必要因素，具有其特殊的價(jià)值信息，需要對其進(jìn)行收集整理，實(shí)現(xiàn)單位檔案資源的共享。第二，補(bǔ)充檔案管理技術(shù)。例如豐富收藏、推送等服務(wù)。檔案的推送服務(wù)可以提高檔案服務(wù)質(zhì)量，讓民眾能夠有針對性地獲取需要的檔案資料。檔案的收藏服務(wù)即將同種類別、相同主題的檔案整理到一個(gè)文件中，方面后續(xù)工作的開展。還有其他的檔案服務(wù)，方便民眾查詢檔案，以便能夠查詢所需要的檔案資料。第三，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。檔案管理信息平臺的構(gòu)建，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，在收集整理檔案資料后，信息平臺進(jìn)行檔案的分析處理，不斷豐富檔案內(nèi)容以滿足民眾需要。

3.紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)變

將單位內(nèi)部的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，就需要用到各種掃描設(shè)備將其轉(zhuǎn)化，通過信息技術(shù)進(jìn)行檔案的處理、錄入以及歸檔等步驟，實(shí)現(xiàn)檔案文件的轉(zhuǎn)換，最終將紙質(zhì)的文檔轉(zhuǎn)變成方便民眾查詢?yōu)g覽的一系列數(shù)據(jù)。由此可見，在優(yōu)化檔案管理體系時(shí)，構(gòu)建信息平臺能夠有效提高檔案管理的質(zhì)量以及相應(yīng)的服務(wù)。同時(shí)信息平臺的應(yīng)用帶來許多方面的優(yōu)勢，不僅能夠提高檔案管理的質(zhì)量及效率，也能提升相應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量，需要人們引起重視。

4.深化應(yīng)用檔案管理信息平臺的發(fā)展趨勢

結(jié)合當(dāng)前的信息技術(shù)以及檔案管理事業(yè)發(fā)展的環(huán)境，檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況，深化檔案管理數(shù)字化改革，并且更新檔案管理理念順應(yīng)改革的需要。同時(shí)也要精細(xì)化權(quán)限分層，形成分級控制的管理模式，提高檔案管理的效率及準(zhǔn)確性。深化檔案管理信息平臺，以現(xiàn)代化信息技術(shù)為前提，檔案管理為工作核心，建設(shè)綜合性的管理系統(tǒng)，在今后的管理工作中實(shí)現(xiàn)更加智能化、精確化的控制，從檔案的收集整理，再到歸檔等環(huán)節(jié)都能得到有效的控制，實(shí)現(xiàn)高效統(tǒng)一的管理。此外，也要重視檔案數(shù)據(jù)信息的共享，不斷豐富信息平臺的資源及功能，促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

結(jié)語

目前，我國各大單位內(nèi)部的檔案管理信息平臺的構(gòu)建工作得到有效的落實(shí)，并且信息平臺的深化與應(yīng)用工作也取得一定的成績。根據(jù)檔案管理信息平臺未來一段時(shí)間里的發(fā)展趨勢來看，信息平臺的深化工作還有著廣闊的發(fā)展空間，需要各單位各部門協(xié)調(diào)配合，結(jié)合更加先進(jìn)的信息技術(shù)及措施，為檔案管理信息平臺的發(fā)展提供強(qiáng)大的動(dòng)力，為我國檔案管理事業(yè)作出貢獻(xiàn)。