淺析計算機在人事檔案方面上的管理

龍 玲 蔡奕龍

（1.湖南省疾病預防控制中心，湖南 長沙 410005；2.湖南省腫瘤醫院，湖南 長沙 410013）

隨著我國經濟改革的發展和改革開放四十年來，計算機技術已經成為經濟發展的一個重要應用環節。人事檔案管理往往包括復雜的人事安排和薪酬記錄。傳統的紙質記錄方法使人事檔案記錄煩瑣，容易疏漏。改用電腦技術，可以有效地分析人事檔案，提高檔案管理的效率。隨著時代的發展，對人事檔案的數據要求和因素將會越來越多，計算機技術的可靠性和高效的特性可以有效地解決因人事檔案的復雜性而帶來的問題。

一、數據庫建立意義

1.建立數據庫是把信息輸入和保存在電腦里的過程。在建立數據庫的過程中，首先要對數據項的數量和信息量進行總結和分析，收集足夠完整和真實的數據。

2.可以根據自己設計的條目來組織和排序數據，并構建一個數據分層和搜索系統，這使得排序和搜索更加方便[1]。

二、計算機對人事檔案的作用

1.計算機數據寫入能保證人事檔案寫入數據的可靠性，檔案包括了對一個人經濟和能力的客觀解釋，檔案資料也得需要一定的規范性特征。而對管理人事檔案資料可以十分便捷地就能完成檔案規范化等要求，便是應用計算機。并且對人事資料的檔案信息能夠很及時地進行記錄，在記錄過程中也比傳統的檔案管理快捷方便許多，利用計算機的智能輸入、保存、檢索所具有的功能操作，可以更加直觀、方便地查看干部的基本信息。

2.可以提高數據檢索和統計的效率的技術便是計算機技術。在績效考核和崗位分配的過程中，可以利用電腦檢索迅速分析相關匹配人員，完成對工資分配的有關統計工作，迅速提高了統計部門的統計效率。計算機還可以評價以及分析有關人員調動及績效，有利于管理者掌握單位的運行情況[2]。

3.通過計算機技術使人事檔案管理的效率得到了提高，在管理變動里出現有關人事安排等，可以對人事檔案數據進行及時修改，為確保數據文件及時、準確。比較和傳統的紙記錄修改方法，計算機檔案管理系統無疑提高了數據處理的效率，使手工工作時間和工作量大大減少。

三、針對計算機所采取的對應策略

1.計算機的數據處理程序，持續優化建立更有效的數據處理系統，計算機的數據處理能力持續開發，新的編程軟件和軟件也正在持續開發和適用。透過不斷優化及更新的電腦數據管理系統，改善電腦內的數據統計分析能力，及對輸入數據的結構及完整性進行優化。招聘熟悉檔案管理和電腦技術的人力資源檔案管理人員。在人事檔案管理工作中，員工必須熟悉檔案記錄和計算機程序瀏覽，并了解一定的計算機開發、計算機技術和編輯程序，以保證人事檔案管理系統正常工作，并確保數據傳輸的有效性[3]。

2.特立的計算機組可以成為計算機網絡，它們通過相互共享資源的方式使之連接在一起。通信技術和計算機技術相結合的結果便是計算機網絡技術。計算機網絡通過對網絡操作系統、網絡管理軟件和通信協議的管理和協調，實現資源共享和信息傳輸。資源共享意味著硬件、軟件和數據資源的共享，而信息傳輸意味著數據資源的集中式處理、管理和維護。

3.人事信息有很多屬性，情況的復雜性隨性質而異。多種編制、編制歸屬、資深干部統計等工資統計范圍很廣，數據量極其龐大。人工統計使用大量的人力、物力和資源。如果存在多媒體信息網絡系統后，可以對信息進行迅速準確的檢索，可以對信息實現共享，使用專業輔助軟件自動生成批準書及其他材料，降低成本。特別是，通過儲存在電腦里的電子信息，可以大大減少翻閱紙張原稿文件的次數，也減少了原稿的磨損程度，從而節省費用[4]。

四、計算機在人事檔案上的發展前景

隨著計算機網絡技術的發展，人力檔案管理由手動轉向網絡自動化將成為必然趨勢。但是，由于檔案管理者的意識形態概念沒有改變，他們往往還固守著原來的被動處理習慣，減緩了這種現代化的進程。傳統的管理思維方式使得人們可以像以前一樣手動處理問題，但無法考慮計算機的速度。他們知道用電腦可以寫得更快，但是他們還是非常樂意用于傳統管理思維方式，所以需要重復地工作。因此，提高管理人員素質，加快理念概念的轉變至關重要。

結語

社會是不斷進步的，在高科技發展迅速的現代社會，計算機技術已經普及應用到全球各個領域空間，原始的人事檔案管理在如今的社會時代已經不被需要了，為了緊跟時代的發展步伐，需要將計算機技術應用到人事檔案的管理中，為人事檔案的管理水平提供行之有效的發展空間。