淺談電子政務對鄉鎮檔案管理的影響

鄭曉冬

（青島市即墨區田橫鎮規劃建設服務中心，山東 青島 266000）

一、電子政務在鄉鎮檔案管理中的優越性

電子政務運用數字化資料進行信息的錄入、生成、保存和傳遞，同時，運用強大的互聯網進行檔案資料的開發利用，極大提高了政府工作效率和政府公信力。

一是促進檔案管理信息化建設。電子政務使靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，既節約了辦公經費，又減少了人力浪費。山東省青島市即墨區田橫鎮現在使用的電子政務辦公服務系統中的“檔案管理”模塊直接與青島市數字檔案館信息中心鏈接，形成了鄉鎮電子檔案到市數字檔案館的“一鍵式歸檔”。這種辦公模式夯實了檔案管理信息化建設基礎。

二是有效保障檔案完整性。仍以田橫鎮為例。鄉鎮紙質檔案的收集整理多是業務科室隨整隨歸，鄉鎮工作千頭萬緒，會出現重要文件漏存或遺失：如道路工程項目文書檔案，如按傳統收集方式，期間關于其項目建議書、初步設計及概算等多次申請的批復，可能會在流轉過程中遺漏，影響整份文件資料的完整歸檔。而通過電子政務系統進行信息處理后，此類文件可直接按照“有始有終”的流轉原則“一件歸檔”，保證了工程各個環節文書檔案的完整性。

三是為資源共享提供平臺。以前傳統的對紙質檔案信息的管理模式，非常被動，查閱利用時手續繁瑣，利用率低。電子檔案管理系統以信息數據標準統一、共享文件高度集中，為檔案資源利用提供了平臺。田橫鎮結合鎮情實際，通過多方協調溝通，充分利用辦公平臺，向上級積極申請了組織、綜治、紀檢、民政等多個科室專線，實現了民生檔案資料信息共享，在提高政府部門辦事服務效率同時為檔案信息利用開辟了新途徑。

二、電子政務應用于鄉鎮檔案管理中存在的問題

一是部分鄉鎮檔案管理人員認識水平不高，管理主體不明。傳統觀念中，個別單位的領導和檔案人員對檔案管理工作不夠重視，責任心不強。很多檔案資料主要存儲在業務部門，管理者在檔案收整過程中要“看形成者眼色行事”，工作被動，可能有重要資料應歸未歸現象，甚至存在電子檔案被篡改或莫名丟失，卻找不到誰的責任問題。

二是電子檔案安全性難以保證。電子檔案由于軟件管理不當、硬件系統有損等技術問題，甚至遭遇病毒、黑客攻擊等網絡安全性問題，可能出現檔案信息損壞、數據丟失等現象。在信息時代，鄉鎮辦公用品大多配置較低，軟硬件設施參差不齊，不少電子檔案在查看利用過程中遇阻，其安全性也難以保障。

三是電子檔案的原始真實性難以確定。檔案的價值主要集中在原始性上，只有原始檔案在法律上才會承認其真實有效，如有改動，檔案就失去了法律效力，不具任何價值。這也是電子檔案面臨的一大挑戰，電子檔案都是存在計算機中，在使用的過程中極易被更改，同時，電子檔案本身信息與載體相互分離，這使其在生成與傳輸時都可能出現更改問題，這就給鑒定文件的真實原始性帶來一定的困難。

四是鄉鎮資金人才投入不足。現階段，鄉鎮電子政務的發展也存在投入資金技術不足、專業人才隊伍建設相對滯后等瓶頸。在一些偏遠鄉鎮，由于財力有限，只能保證檔案管理工作正常運轉，長期檔案信息化建設無法開展。科技日新月異，對工作人員的專業技術要求也越來越高，但實際工作中檔案專業人才梯隊斷檔嚴重，鄉鎮檔案管理人員匱乏，沒有專業人員或大多數專業人員一人兼多職情況突出，專業水平提升受阻，專業檔案人才培育斷檔。

三、對策建議

一是加強宣傳，強化意識。各級檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔意識。鄉鎮檔案形成者和管理者應高度重視直接關系公眾切身利益的電子檔案管理，提高檔案形成部門領導及其工作人員的檔案意識。各部門單位要通力配合，齊抓共管，做好電子文件的及時歸檔和電子檔案的安全管理。

二是制定切實可行措施，保證電子檔案的安全完整。要從全方位多角度來解決鄉鎮電子檔案的安全隱患。技術方面，要結合實際，自主研發管理系統，以權限認證、公文加密、網絡攻擊檢測與防范等技術手段確保電子文檔安全。流程方面，要嚴格限制電子文檔的使用權限和管理流程，建立集中存儲平臺，對于涉密文件和信息進行專門管理和全程監控，明確電子檔案的來源與去向，確保管理與保密有效執行。管控方面，建立完善的監督管理體系，從源頭上加強各類檔案的收集、管理和控制，不斷提高檔案形成者、管理者雙重管控，實現部門負責人對檔案形成質量的終身負責制，檔案管理者對各部門歸檔文件進行指導、監督和驗收、考核。同時，加強鄉鎮檔案人員技術培訓，提高其信息技術的應用能力和水平。創新方面，將具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件轉換為紙質文件或縮微膠卷同時歸檔。青島市對機關檔案管理的辦法值得關注。

三是夯實基礎建設，培育人才梯隊。隨著電子政務的發展，電子檔案管理部門的工作量也在增加，政府及檔案主管部門需要加大基礎投入，在資金、政策等方面對鄉鎮給予支持。實際工作中，可以根據不同類型工作人員的職責，通過科學合理的培訓方式使其提高專技能力，并形成良好循環，以此推動電子政務在鄉鎮檔案管理中的應用和發展。

四、結語

電子政務是當前社會發展的方向，鄉鎮檔案管理在電子政務環境下面臨新的挑戰。本文結合工作實際，對電子政務系統中鄉鎮檔案管理面臨的問題進行了簡要分析，并提出了對策建議。