信息資源共享模式在高校檔案管理中的運用

張美英

（泉州醫學高等專科學校，福建 泉州 362000）

檔案材料屬于高校非常重要的核心資源，其中客觀準確記錄了高校的發展歷程，同時也記錄了廣大師生在學習、教育、科研等方面的活動信息，囊括了廣大師生在高校學習與工作中方方面面的信息，表現出非常重要的研究和開發價值。高校檔案管理必須要對這些珍貴材料進行科學有效的管理，確保標準、規范、有序地進行檔案材料的收集、整理、歸檔和開發利用[1]。隨著信息時代的來臨，過去的檔案管理模式難以適應現階段高校教育發展的實際需要，在這樣一個信息資源共享的環境下，高校檔案管理工作也必須要充分結合實際情況，應用信息資源共享模式，確保高校檔案價值得以真正發揮。

一、什么是信息資源共享

所謂信息資源共享即是在互聯網信息時代下，信息逐漸演變為實際生活和工作中非常重要的組成部分，抑或是其融入于我們生活與工作的各個層面[2]。對于當今社會的建設發展而言，現代科技的日新月異，在很大程度上拓展了信息獲取渠道，信息傳輸與交流變得更加頻繁，這即是信息資源共享的概念。將各類信息予以整合，確保信息的有序傳輸，實現知識的普及，在現代人知識水平日益提升的基礎上，幫助我們更為深入地了解和掌握社會、經濟、政治、文化的發展現狀。信息時代的來臨和信息資源共享真正實現了不出門而知天下事。

二、高校檔案管理現狀

1.高校信息資源共享認識不夠

即便近年來社會經濟持續發展，現代科技的更新在很大程度上改變了各個行業和領域傳統的發展模式，信息時代下信息資源共享程度日益提升[3]。然而并非所有人都能夠清醒地認識到信息資源共享的重要意義，也并非國內所有高校的管理者都能夠了解信息資源共享對檔案管理工作帶來的積極作用，抑或是很多檔案管理人員并沒有真正主動去學習和了解什么是信息資源共享及其對自身工作能夠帶來的顛覆性革命。對于不同的高校而言，也許因為地方社會經濟水平的差異，或是檔案管理人員自身思想理念和知識認知的差異，依舊還有部分高校并未真正重視信息資源共享，如此一來，便只會造成一種結果的出現，即信息資源共享程度無法滿足高校檔案管理工作的實際需求，制約了高校檔案管理工作的科學開展[4]。

2.服務模式單一

高校檔案材料包含的內容關系到廣大師生、學校合作企業以及其他科研人員等各類對象，因此檔案管理工作必須要致力于為這些目標帶來優質的服務[5]。但從現階段的實際情況而言，高校檔案管理服務的目標僅僅局限在學校管理層，廣大師生很少有能夠調取查閱檔案的權利，而對于其他群體則更為少有。這一問題的存在會帶來兩個方面的影響：一方面是因為過去陳舊檔案管理模式的束縛，檔案材料常常被當成是管理工具，其服務性難以真正發揮，造成很多高校檔案管理人員并未樹立較強的服務意識；另一方面是檔案管理工作過程中存在缺陷和問題，檔案管理制度不完善，檔案管理模式無法得以及時更新。

3.信息化建設獨立進行

近年來，越來越多的高校逐漸意識到信息化建設工作對檔案管理的積極作用，同時也從不同角度推動檔案管理信息化。因為不同高校相互處于獨立位置，所以不同高校在著手推進檔案管理信息化的過程中都是獨立開展，不管是硬件或是軟件方面并未有統一的標準。即便部分高校已經了解到信息資源共享的意義，但因為檔案管理模式單一化和相關制度規定的束縛，檔案信息資源共享的管理模式并未得以落實，不同高校之間沒有進行充分有效的溝通與合作，也難以真正實現檔案資源的共享。

4.檔案管理人員業務素質較低

人才屬于一切工作科學高效開展的重要保障，檔案管理工作人員的專業能力和綜合素質在很大程度上影響到高校檔案管理水平的提升。現階段很多高校的檔案管理人員都屬于行政崗兼職，其專業水平不高，知識結構相對單一化。另外很多檔案管理工作者對信息技術和現代辦公設備不熟悉，沒有樹立較強的服務意識，已經較難適應現階段高校檔案管理的實際需要。少數檔案管理人員思想還停留在傳統觀念上，覺得自己的工作單純是對檔案材料進行保管，不具備較強的責任心，檔案材料破損或者丟失的問題頻頻出現，在很大程度上制約了高校檔案工作科學化水平的提升。

三、基于信息資源共享高校檔案管理路徑

1.對信息資源共享加以重視

近年來信息技術的發展與普及為高校檔案信息資源貢獻帶來了充分的技術支撐，為高校推進落實信息化建設工作提供了堅實保障。所以在新時期新形勢下，高校管理層必須要從思想上引起更多的關注與重視，真正認識到高校檔案信息資源共享模式的積極作用和重要意義，努力在學校內部營造出良好的工作環境，進一步提升對檔案信息資源共享工作的投入，真正利用好高校能夠利用的相應資源，來確保檔案信息資源共享建設的貫徹落實。同時應當要求檔案管理工作人員積極開展好紙質檔案的維護保管，推進紙質檔案的數字化轉換，建立檔案信息數據庫，為檔案信息資源共享打好基礎。

2.完善管理制度

對于任何一項工作而言，完善的制度尤為關鍵，對于檔案管理工作也是如此。為了順利地共享檔案資源，首當其沖的便是在打造信息化檔案管理的前提下，加快建立健全檔案資源共享工作機制。立足于實際，高校檔案管理工作關系到的相關部門依舊處在獨立工作的狀態，信息共享程度有待提升，對此各個高校可以借助于信息軟件來實現不同密級檔案信息的有效傳輸，共同商議統一的檔案信息資源共享標準，推進標準化和規范化建設工作。比如說軟硬件標準、網絡傳輸標準以及數據庫標準等。

3.構建高校檔案信息服務中心

在信息資源共享模式之下，高校必須要盡快打造一個現代化的檔案信息管理平臺，盡可能帶來更加豐富的檔案服務。第一，應當結合不同用戶的具體服務需求來推進檔案信息資源共享。對于高校廣大師生、科研工作者來說，其實際需求存在較大差異，因此應當針對不同服務對象來提供有針對性的服務，為其開放各個等級的檔案數據庫；第二，必須要推進落實檔案資源分級機制，避免盲目對所有檔案信息予以開放，應當對涉及高校機密或者重大科研成果設置更高等級的權限；第三，應當設置用戶反饋機制，把整個反饋模塊詳細劃分為如下幾類：1.用戶意見箱。用戶提出的意見可以幫助運維人員進一步完善和更新檔案信息管理平臺；2檔案資源利用需求統計表。可以根據用戶記錄來對其需要的檔案信息予以分類整理，從而推薦更具有針對性的服務。

4.全面引入數字化技術

數字化技術在高校檔案管理工作中的運用，是推進落實檔案信息資源共享的基礎。因此高校必須要根據自身的實際情況對傳統的檔案管理模式予以優化創新。簡言之即是對檔案管理涉及的軟硬件實施更新，唯有為檔案管理工作提供一個更加良好的工作環境，才可以確保相關工作的有序開展。另外高校方面需要靈活運用數字化技術來打造一個全面支持信息資源共享的管理平臺，借助于平臺支持的在線查詢、留言等功能，能夠為廣大用戶帶來更為便捷高效的檔案服務。

5.提高檔案管理工作人員的素養

對高校檔案管理活動來說，檔案工作人員自身的專業素質能力在很大程度上關系到檔案信息資源共享工作是否能夠真正達到預期目標。因此高效必須要始終遵循以人為本的理念，積極推進檔案管理人員的專業發展。首先可以定期組織開展教育培訓活動，鼓勵檔案管理者積極參與其中，促進其專業水平的不斷提升，幫助他們牢固理論知識，增強實踐能力；其次應當制定完善考核機制，職稱評聘制度，充分激勵和調動檔案管理人員工作的積極性，打造一支更加專業化的檔案管理工作隊伍。

結語

總而言之，信息資源共享在今天這樣一個信息時代已經成了必然趨勢，對于高校檔案管理工作來說，推進檔案信息資源共享也是客觀要求。所以我們必須要真正從思想認識上重視這一問題，推進落實檔案信息資源共享，借助于科學策略不斷挖掘高校檔案的價值與作用，努力提升檔案工作人員的專業素質能力，積極構建檔案信息共享平臺，確保高校檔案管理能夠朝著更加智能化、規范化和科學化的方向邁進。