加強事業(yè)單位電子檔案管理的有效措施

葉華英

（湖北省農業(yè)科學院畜牧獸醫(yī)研究所，湖北 武漢 430064）

現(xiàn)階段，信息技術發(fā)展迅猛，電子信息技術廣泛運用于各行各業(yè)。在此形勢下，事業(yè)單位的檔案管理中應積極引入信息化的管理技術，既能有效促進和推動事業(yè)單位工作質量和效率提升，同時也體現(xiàn)了事業(yè)單位的先進管理水平。而有效應用和實施電子檔案管理技術，是事業(yè)單位實現(xiàn)信息化管理的有效途徑之一。所以，積極研究事業(yè)單位電子檔案管理意義極為重大，同時也符合社會經濟建設對事業(yè)單位的要求。

一、完善電子檔案收集歸檔工作制度

為了實現(xiàn)高效率工作，完善的制度是重要前提[1]。電子檔案收集歸檔工作方面，制度建設屬于關鍵內容，因此為了確保檔案管理工作能夠有序地進行，需要根據(jù)檔案管理需求對有關制度進行健全。同時，在具體工作方面，應全面落實相應法律程序，確保檔案工作的制度性。在建立健全制度時，囊括的環(huán)節(jié)較多。

第一，要整理和鑒別原有的制度，保留其中合理的部分，剔除不合理的部分，結合電子檔案收集相關制度落實各項工作，確保檔案信息質量。第二，健全檔案轉遞與等級工作。對電子檔案進行轉遞時，通常包含許多的步驟，為了確保正常開展轉遞工作，務必要密封處理檔案，并如實登記。然后開展檔案轉遞工作，順利接收檔案之后開展核查蓋章，并回執(zhí)寄送給原單位。第三，健全審核制度。通常來說，在收集材料時便開展了審核工作。因此，健全檔案資料審核制度時，要嚴格審查材料中的內容，對手續(xù)的審核質量以及手續(xù)完備性進行審查。

二、加大檔案管理方面的硬件建設力度

在電子檔案管理中，硬件建設是重要基礎，其為電子檔案工作的穩(wěn)定開展提供了重要保障。隨著電子科技發(fā)展速度的不斷加快，電子檔案管理得到了迅速發(fā)展，各單位應針對檔案管理加大設施建設力度。首先，對安全性高、性能穩(wěn)定、技術成熟的系統(tǒng)與軟件進行配置，嚴禁使用有安全隱患、未知的、盜版的軟件。注重網站安全防護，在固定的時間維護、升級和殺毒。相關部門之間可以加大合作力度，研發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，統(tǒng)一規(guī)劃和設計各部門檔案管理相關工作。同時，集中管理和上傳，這促進了檔案信息流通性和檔案利用率顯著提升，將電子檔案管理便捷、高效的優(yōu)勢最大化發(fā)揮了出來。

三、提高安全管理水平

事業(yè)單位在日常工作的過程中，需給予電子檔案信息庫安全管理更多的關注，確保檔案信息的保密性。事業(yè)單位檔案具有豐富的內容，其直接影響著事業(yè)單位的發(fā)展，只要信息發(fā)生泄露，后果極其嚴重[2]。因此，有關人員應增強安全管理工作，安全存儲與運用各類電子檔案信息。同時，事業(yè)單位需要積極增強網絡安全建設，提高電子檔案信息庫抵御各類風險的能力，防止其受到病毒或網絡黑客的破壞。比如，事業(yè)單位可強化電子檔案信息庫網絡安全配置。借助對多重防火墻進行設置，阻擋可能對檔案信息安全造成危害的因素，確保事業(yè)單位電子檔案信息存儲和使用安全，以便于更加高效地開展檔案管理工作。并且，有關人員應構建信息傳遞追蹤管理機制，合理保存對電子檔案信息庫進行查閱、訪問、傳遞、調用的相關記錄，若出現(xiàn)檔案信息泄露的狀況，便可以立足于這些記錄追究責任，最大化降低損失。有關人員應定期對檔案信息予以篩查，同時對檔案信息管理系統(tǒng)進行更新，確保其始終保持良好狀態(tài)，有效保護電子檔案信息。

四、提高管理者綜合能力

一些事業(yè)單位檔案管理人員缺乏較強的專業(yè)能力，不重視電子檔案的管理工作。一些單位覺得電子檔案管理并不是重要工作，因此在實際工作中很容易忽視其重要性，不認真對待，造成檔案管理工作效果差強人意。對此，單位應高度重視檔案管理工作，立足于現(xiàn)實，不斷提高檔案管理人員工作能力，如此才可以確保電子檔案管理工作的全面落實。對檔案管理人員進行培養(yǎng)的過程中，可以借助諸多渠道促進其工作水平提高[3]。因為檔案管理工作的實施需要相關人員具備過硬的素質，因此事業(yè)單位對檔案管理人才予以引進時，需要挑選工作經驗與知識豐富，管理能力較強的人員，如此，才可以提高內部檔案管理水平。對于事業(yè)單位現(xiàn)存檔案管理人才而言，可以向電子檔案管理專家發(fā)出邀請，讓其到單位中培訓相關檔案管理人員，進而加強檔案管理人員業(yè)務能力，使之能夠正確運用各類信息化技術，開展電子檔案管理工作。此外，還可以加大資金投入力度，吸引更多管理人才，完善人才結構，全面提高電子檔案管理水平。

結語

總而言之，事業(yè)單位要積極創(chuàng)新檔案管理工作，首先應借助現(xiàn)代化管理理念為指導，第一時間革新檔案管理手段、方法和方式。事業(yè)單位檔案信息管理，對單位本身以及國家而言均發(fā)揮著極為重要的作用。電子檔案的管理可以確保事業(yè)單位各項檔案管理活動開展的高效性。所以，事業(yè)單位應完善電子檔案管理制度，促進檔案管理人員綜合素質提高，確保電子檔案更加安全，彰顯電子檔案的管理優(yōu)勢，為有效開展事業(yè)單位工作提供保障。