醫院檔案管理的現狀與對策探討

鄒方峰 林博文 薛俊花

（莒縣中醫醫院，山東日照 276500）

醫院的檔案包含了醫護工作者以及患者的個人信息以及醫院發展的所有記錄。近些年，我國各大醫院的規模不斷擴大，患者的人數也逐漸增多，隨著醫院業務范圍的增大，檔案的管理工作任務量也呈直線上升的趨勢。只有確保醫院檔案準確的記錄、科學的管理才能實現其安全性與可靠性，才能讓醫院的檔案管理工作才能朝向信息化、規范化與高效化的方向發展。

一、醫院檔案管理工作的現狀

1.醫院檔案管理制度尚不健全

大多數的醫院在文書檔案管理方面仍有欠缺之處，沒有專門的監管人員來管理檔案，很容易造成醫護人員或患者個人信息的缺失以及醫院管理信息的泄露。另外，很多文檔都會出現歸檔不及時或者檔案較為混亂的現象，部分文書檔案還會出現字跡潦草、內容遺漏以及裝訂不規范的情況[1]。部分醫院在文書檔案管理工作中存在崗位職責不明確的現象，這些文書檔案由幾個部門共同管理，一旦部門之間配合不好就會影響文書檔案管理工作的效率。

2.管理人員重視度不夠

以往人們認為檔案管理就是儲存和保管文件，包括部分醫院的檔案管理者，他們沒有認識到文書檔案管理的重要性，認為這不是醫院的主體工作，管理優劣都不會對醫院的發展造成阻礙，這正是由于其缺乏對文書檔案管理這項工作的認知與重視度，缺乏對醫院文書檔案管理的使命感與責任心。此外，很多從事文書檔案管理的工作者缺乏文書檔案管理相關的專業知識，未經過專業的培訓，導致在管理文書檔案的工作中遇到很多困難，使文書檔案采集工作準確度不高。

3.檔案管理投入的資金不足

缺乏現代化的辦公設施就無法將檔案數據等實現信息化處理，降低了檔案管理工作的效率[2]。同時，檔案管理工作沒有良好的環境支持，若想保存紙質檔案就需要特定的空間進行儲存，而這個環境需要有適宜的溫度與濕度，還要具備防水的作用，這也看出來檔案管理的環境對完整保存檔案的重要性。此外，增加資金的投入有助于完善人才培養體系，人才是發展的保障，有利于醫院檔案管理工作更長遠的發展。

二、醫院檔案管理工作的重要性

醫院檔案管理工作對醫院的長久發展具有重要的意義，現代化的檔案管理能夠替代繁雜的手寫報告，應用計算機管理可便于醫護人員對患者進行周期性的觀察，節省了大量的人力工作時間，為醫護人員減輕了負擔，也更好地讓醫院以患者為中心開展各項醫療服務[3]。其次，近些年，醫患、護患關系較為緊張，當發生醫療糾紛事件時，檔案中患者的檢查以及治療信息能夠作為重要的憑證，通過這些檔案資料能夠合理地解決醫療糾紛，提升醫患雙方的信任程度，保護醫患雙方能夠獲得自己的合法權益。可以說，醫院的檔案管理工作不僅能夠提高醫院的整體工作效率，還能夠為醫院的順利發展提供指導方向。

三、醫院檔案管理的改進方向

在當前背景下，要遵守檔案文檔一體化的原則，加強控制內部檔案的管理，改進主系統檔案管理的思路，將之與附加檔案管理制度的改進思路相結合，建立檔案文檔一體化管理體系。此外，紙質檔案還要保留，堅持紙質檔案和電子檔案并存的原則，以往醫院檔案等級都依靠人工記錄，為了確保檔案的原始性，在檔案管理信息化的進程中仍然需要紙質檔案與數字檔案并存，這樣就能讓原始記錄保存下來并提高檔案的利用率。

四、醫院檔案管理工作的完善思路

1.完善檔案管理制度

首先，要想提高檔案管理質量，就要完善檔案管理制度，完善數字化檔案信息管理平臺，通過計算機電子信息系統對龐大數據進行處理，降低人工處理數據時出現錯誤率，提高檔案管理者的工作效率。其次，明確檔案管理者的職責，對于檔案篡改或者文件丟失等問題制定責任追究制度，針對某個環節出現問題就追究相應的責任負責人。最后，各部門之間調用檔案時，需要去往檔案管理部門辦理正規手續后才可借用，不可私下借出或者隨意下載、復印檔案。各種類型的檔案無論是借出還是歸檔，都要確保檔案信息數據的安全性，加強密封工作的質量，檔案需要加蓋密封章，待各類審查單位結束審查工作之后在進行密封，這樣能夠有效保障醫院檔案的可靠性與安全性。

2.加強檔案管理者的重視度

改進文書檔案管理工作的首要任務就是加強管理者的重視度，不斷提升管理者的文書檔案管理意識，確保工作落實到位，從根本上讓其認識到文書檔案管理工作的重要性。醫院科室較多，收治的患者病情較復雜，其信息極容易混亂，加上醫療內容較為廣泛，需要管理者集中注意力，根據不同的科室進行信息分類。只有提高文書檔案管理工作的準確性才能提升其工作效率。

3.利用大數據的思維模式

醫院檔案管理采用信息化管理模式來處理大量的信息數據，運用大數據技術將既能夠將檔案信息進行歸類，又可以實現檔案資源的信息存儲功能。檔案資源類型越多、信息越豐富，則參與檔案管理工作的人員就會越多，未建立檔案共同體打造了良好的基礎。同時，利用大數據技術可以記錄并分析共同體成員的特點與感興趣的信息，并對其檔案進行分析與總結，能夠提供更為有效的檔案服務。

結語

綜上所述，優質的醫院檔案管理工作，對醫院的長久可持續發展起關鍵的作用，針對檔案管理工作中存在的問題，不僅要提出解決措施，還需要對檔案管理的各個環節進行優化，才能確保各項工作能順利開展。同時，加強檔案管理的科學化與規范化，提升醫院檔案管理的工作效率，才能更好地適應醫院檔案管理工作的需求。