事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考應用

陳 旭

（通榆縣人力資源和社會保障局考試中心，吉林 通榆 137200）

隨著我國事業(yè)單位的快速發(fā)展和改革項目的不斷開展，人事制度也在不斷的改革和變化中。要詳細記錄產(chǎn)業(yè)發(fā)展的實際情況，科學合理地摘要分析所記錄的結果，促進工作效率和質量的合理提高。作為人事管理的一個重要組成部分，如何搞好人事管理業(yè)務已經(jīng)成為一個重要的話題。解決當前業(yè)務的不足，適應新時期的要求是人力資源管理成為經(jīng)濟群體和組織管理的重要內容。對傳統(tǒng)的人力資源管理體系進行了創(chuàng)新和優(yōu)化，能夠更好地適應社會主義市場經(jīng)濟對事業(yè)單位的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)用人單位人才的最大利用。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

根據(jù)國家機關分類改革精神，公共機關不再是完全的出資即財源均衡的機關，主要分為公益一類事業(yè)單位和公益二類事業(yè)單位，可以利用國家資產(chǎn)運營事業(yè)單位。目前事業(yè)單位的工作對保證中國許多機關和團體中各種比較重要的社會事業(yè)運轉是十分重要的。但是目前事業(yè)單位的人事檔案管理中還存在一些問題，影響著機關單位人力資源的分配和順利發(fā)展。

1.檔案管理不規(guī)范

目前一些企業(yè)機構的檔案管理以紙質化為主，而紙質化檔案的優(yōu)缺點是顯而易見的，如果個人填寫檔案字跡不工整，存在難以辨別文字的問題或者信息填寫不完全，內容并不準確等，還有很多書面的檔案在保存時容易發(fā)生證書丟失，證書失效的問題，還可能會導致信息失真或者丟失狀況的產(chǎn)生，這就使人事檔案缺乏效率[1]。檔案管理人員缺乏對信息填寫不完全和證書丟失沒有及時補回的監(jiān)管，也沒有及時監(jiān)督資料補齊，一些人員檔案沒有及時更新，比如說學歷的提升、新證書的獲得，導致人事檔案管理不規(guī)范。

2.管理人員缺乏專業(yè)性

人事檔案包括一般員工的人事文件和行政及骨干員工的人事文件。人事檔案是干部選拔任用的重要證據(jù)，人事檔案的失真和丟失導致了干部選拔任用存在一定的風險。雖然人事檔案管理業(yè)務看起來似乎缺乏技術含量，但是要促進人事管理工作標準化，用檔案事實說真話，這就需要對檔案管理人員進行專業(yè)化的培訓，對重要的檔案管理要去掉虛假的，留下真實的信息，保證檔案起到作用。但是目前大多數(shù)人事檔案管理單位都具備組織和保存檔案的能力，缺乏識別虛假和保存真相的能力，也缺乏一定的專業(yè)知識。

3.基礎條件沒滿足人事工作需求

在目前的檔案工作過程中，相關的檔案管理基礎設施不完善，部分檔案庫房沒有進行專業(yè)的布局和調整，大部分是普通的辦公室調整為檔案庫房，甚至有些單位將選擇寫字樓頂樓或地下室及其他位置。這種對檔案保存沒有有效的位置，不能滿足檔案保存對溫度、防盜和防火以及其他方面的要求，這與實際檔案管理的具體標準相距甚遠。

二、提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的建議

1.加快人事檔案數(shù)字化建設

文件歸檔有很多問題，紙質文件很容易扭曲或丟失，特別是在單位人員搬家的情況下。加快人事檔案數(shù)字化建設，標準化處理人事檔案的重要信息，運用信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，把人事檔案管理輸入到計算機網(wǎng)絡設備中，利用光盤儲存?zhèn)浞輽n案信息和紙質一起保存，在單位人員調整或者調動檔案時，根據(jù)單位的制度，采用數(shù)字化可能更好地解決檔案丟失問題。如部分缺乏人員信息記錄，新增信息上報不及時等情況，檔案管理人員要完善管理制度，把員工個人的升職、加薪與管理情況相關聯(lián)，促進管理人員完善信息的自覺性。

2.加強人才培養(yǎng)

人事檔案工作技術內容高，有很強的專業(yè)性，通過嚴格的政策做好相關工作，需要充分的人才保護。在人事檔案管理工作中，為了提高工作效率，保證工作質量，需要有一群優(yōu)秀的專業(yè)人士?？紤]到人才需求，要關注和加強引進優(yōu)秀人才，不斷提高人才的綜合素質和水平。與當前的人才情況相結合，積極引進合理的訓練方式，系統(tǒng)地實施對值崗人員的管理訓練，從而提高自己的實操能力和實際水平。當前，一部分管理人員雖然有一定的工作經(jīng)驗，但是并沒有經(jīng)過專業(yè)的學習，在當前的檔案管理情況中，要意識到堅持學習的重要性。建立一個高素質人才的復合型隊伍，這是目前檔案管理中應該解決的內容。

3.推進基礎設施建設

在檔案管理業(yè)務中，各類基本設施齊全是管理業(yè)務的基礎。要結合人事工作業(yè)務的相關需求，對基礎設施進行補充。提高資金投入，并按照相關文件管理標準建立檔案室，配備必要的防護設備，增加檔案業(yè)務的確定性。在工作中，為了做好管理工作，應當按照有關法律法規(guī)，明確管理人員不同的職務職能和責任。在制度中要明確，檔案經(jīng)過歸類、登記、分種類歸檔后，要嚴格管理，禁止任意更改，偽造等。嚴格要求查閱員工權限，明確禁止擅自查閱更改他人資料的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予嚴厲懲罰。

結語

檔案管理看似容易，但要想管理好檔案，讓檔案發(fā)揮重要的作用，必須具有專業(yè)知識，具備專業(yè)的文件管理人員，認真管理每一份文件，因為任何一份文件今后都可能成為單位干部任用的依據(jù)，成為單位管理的關鍵參考信息。檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內容，對單位的發(fā)展起了積極的促進作用，因此，單位管理人員要改變自己的意識，完善檔案管理基本設施和提升管理人員的綜合素質，可以幫助單位更好地提升管理效益，發(fā)揮人事檔案管理對人力資源的重要推進作用，促進人事檔案管理工作往更科學、更專業(yè)和更合理的道路上發(fā)展。