論干部人事檔案數字化管理

賈鳳華

（內蒙古日報社，內蒙古 呼和浩特 010020）

干部人事檔案數字化管理的組成包括計算機技術、存儲技術和數字攝影等多種先進技術，數字化干部人事檔案管理技術本身屬于一種集儲存、加工、檢索和傳輸于一體，新型的干部人事檔案管理手段。這種檔案管理工作本身具有數字化特點。當今科學技術水平飛速提升，檔案信息數字化成為一種必然趨勢，基于這一情況，數字化干部人事檔案管理的應用價值和推廣價值都值得我們重視。

一、關于檔案數字化管理內涵與優勢概述

數字化檔案管理本身是利用掃描、壓縮和轉化等多種手段，將傳統檔案資料轉換成聲像文件進行存儲的手段。數字化檔案管理工作的實現需將以下幾個方面的工作做好：第一，充分依托現代化技術設備，以此為基礎設施構建內部計算機網絡平臺；第二，充分依靠數據庫為人們提供所需的基礎性數據資源；第三，使用強大的信息處理技術將傳統數據庫向著知識庫轉化；第四，針對立體化和全方位的應用體系予以構建，針對各類信息資源進行吸收，并最大程度上保證資源信息使用的安全性和穩定性。

檔案數字化管理的優勢在于：第一，對于相關信息可實現數字化管理，目前數字化存儲技術本身所具有的安全性能最大程度地保證信息數據不會被竊取和丟失；第二，對于資源可從虛擬化層面進行管理，充分依靠互聯網的靈活性、便捷性與檔案信息相互融合，構建起檔案館管理平臺；三，對于各類信息資源能夠實現智能化檢索，能夠將信息資源檢索速度極大提升上來，效率和范圍都比較理想。

二、實現數字化干部人事檔案管理意義

1.符合時代發展需求

建設干部人事檔案數字化管理符合當今國家信息化發展需要。如果對數字檔案建設工作重視程度不足，就無法躋入到信息時代潮流之中，最終必然會被當前這個信息社會所淘汰。

2.符合國際交流和競爭需求

檔案數字化管理不僅屬于檔案部門工作手段的發展和創新，也是當今社會國家信息傳遞速度提升的表現，數字化干部人事檔案管理不僅具有信息優勢，還能以多種文字和語言，對我國文化與歷史進行傳播，對于社會發展國際環境的營造有著極大的幫助，在一定程度上也能為我國經濟建設貢獻重要力量。

3.符合教育知識普及和科學研究需要

干部人事檔案數字化管理中，能夠為信息查詢人員和上級部門提供及時準確的檔案信息，所提供的信息具有的權威性和參考價值都比較高。干部人事檔案數字化管理模式不僅符合當前科學研究課題需求，而且也能為干部管理提供一些數據信息參考。

三、制約干部人事檔案數字化管理因素

1.信息技術水平不足

信息技術在干部人事檔案數字化管理之中屬于核心要素，所以，信息技術的發展和應用水平，直接會影響到干部人事檔案數字化管理效能的發揮。當前我國針對干部人事檔案數字化管理模式的發展仍處于初級階段，相比于發達國家而言，干部人事檔案數字化管理仍存有一定的差距。首先，一些關鍵性的技術難題仍沒有得到突破和解決，這種情況導致我國干部人事檔案數字化管理工作發展受到影響，甚至還有可能影響到檔案管理效能的發揮；其次，當今網絡安全技術在干部人事檔案數字化管理領域的應用水平仍然有待提升，泄密和篡改的風險應該得到徹底規避；最后，當前在很多單位之中仍缺少數字化檔案管理硬件，計算機技術大都應用在信息錄入、編輯和文件打印工作之中，這種情況下也并未將計算機技術作用充分發揮出來。另外，很多單位硬件設備已過時和老化的問題，不能滿足人們日常需求，這種情況也使檔案數字化效率和推進速度受到了不利影響。

2.檔案管理人員業務水平有所不足

干部人事檔案數字化管理和信息技術之間的關系較為密切，這種情況下也要求檔案管理人員具有較高的綜合素養，因為人事檔案管理內容較復雜，而且管理信息量較多。但是，當前很少有檔案管理人員既懂得檔案業務知識又掌握計算機管理技術，這一現象極大地制約了我國干部人事檔案數字化檔案管理事業的發展。另外，檔案管理員這項工作本身就具有較大的流動性，由此也使檔案數字化管理工作的發展受到了影響。

四、關于干部人事檔案數字化管理水平提升策略

1.對于干部人事檔案數字化管理價值和意義給予充分重視

檔案對于信息存儲和使用的價值毋庸置疑，其中存儲著很多關于個人、社會和國家發展過程中相關的數據。干部人事檔案內容直接反映了干部成長過程中的各類信息，也是考察干部個人發展的重要資料。紙質干部人事檔案本身如果不進行備份，便具有了唯一性特點，這種情況下如果丟失便沒有補救的方法。因此，一定要對干部人事檔案數字化管理工作的發展給予高度重視，對于紙質干部人事檔案進行妥善保管。從事檔案管理工作人員更要認識到這一點，對于干部人事檔案管理工作給予充分重視。

2.部門之間協同努力，共同推進干部人事檔案數字化管理事業發展

干部人事檔案數字化管理內容所涉及的不僅僅是黨員和干部的統計，也關系到干部任免、教育等多方面的內容。基于這一情況一定要保證全員參與其中，需要明確針對干部人事檔案信息采集分工工作的內容，保證資源之間能夠合理整合，避免出現重復勞動情況。特別要注意避免出現雖然有先進檔案管理設備，卻在主觀上沒有給予足夠的支持和配合的情況。同時，還要對干部人事檔案數字化管理事業意義的宣傳力度予以提升，使各個單位都能認識到數字檔案所具有的重要性，讓大家積極參與到檔案建設工作中。工作人員在進行檔案管理時，如果遇到設備使用難題，一定要與技術人員及時溝通，將設備價值充分發揮出來。

3.促進紙質檔案管理事業朝向規范化與標準化方向發展

當前，在對干部檔案數字化進行建設期間，紙質檔案的規范化和標準化仍然較為落后，導致檔案數字化發展受到不利影響，要想推進干部檔案數字化和信息化建設，一定要將紙質檔案信息規范化和標準化工作做好。干部檔案管理規范化和標準化發展，本身便屬于一項系統化的工程，如果在此基礎之上還能得到實質性的突破，將對于干部檔案數字化建設的發展具有積極意義。這就要求工作人員在日常一定要嚴格按照相關規章制度要求，推動干部人事檔案管理工作朝向數字化方向發展。

4.服務模式從被動服務朝向主動服務轉變

在傳統紙質干部人事檔案管理工作內容之中主要是對檔案進行收集和歸集，這種情況極大地影響到了檔案的利用率，其所具有的服務效能也沒有充分發揮出來。數字化檔案本身所具有的智能性特點更為明顯，能夠將傳統檔案管理中“一檔一查”所具有的局限性打破。基于這一情況，在實現干部人事數字化檔案管理的過程中，檔案館工作人員一定要對管理理念服務化給予充分重視，不能單單提供一些被動服務，還要充分結合信息需求向人們提供主動服務。

5.針對干部人事檔案數字化管理技術管理手段予以完善

檔案工作人員需要配合上級部門和技術人員，對人事檔案數據庫系統予以構建，并熟練掌握系統使用方法。要想實現干部人事檔案數字化管理，一定要將干部檔案數據庫構建起來。目前很多針對公務員管理的軟件出現在人們的視野之中，比如針對公務員信息和黨員信息的統計軟件，針對干部情況統計軟件等都有了廣泛應用。基于這一情況，就要求負責檔案工作人員對自身軟件技術水平予以提升，熟練使用引入的各類軟件，避免資源未能充分利用問題發生

結語

干部人事檔案數字化管理建設工作屬于一項重大創新，其能夠將檔案利用的效率切實提升上來，將檔案資料所具有的重要性充分發揮出來。所以，有關部門一定要對干部人事檔案數字化管理工作給予充分重視。