大數據背景下事業單位檔案管理工作分析要素探索

魏 巍

（中共伊通滿族自治縣委黨校，吉林 伊通 130700）

信息化技術的普及與運用使人們的工作以及生活發生了地覆天翻的變化[1]。大數據通常情況下是指由社交網站、云計算等多種信息化技術相結合的產物[2]。隨著信息化技術的日漸成熟，將大數據運用于檔案管理過程中為事業單位的檔案管理提供了新思路。由此可見，在事業單位檔案管理過程中運用大數據已然勢在必行。因而應當不斷提升大數據背景下事業單位檔案管理質量，保證檔案管理工作的有序進行。

一、大數據背景下事業單位檔案管理的重要性

1．對事業單位未來發展需求進行滿足

速度快捷、容量大是大數據極為顯著的特征[3]。且大數據一直以來都被認為是多種數據信息的結合體。事業單位的檔案信息數據在大數據的時代背景下來源更加寬泛，其中所承載的信息量呈現出不斷擴大的趨勢，傳播速度也在不斷加快。上述情況的出現就使得事業單位在進行檔案管理過程中應當不斷完善與創新檔案管理模式與手段。通過對大數據時代背景下先進技術的運用應當對事業單位檔案內部價值進行充分挖掘，使得檔案資源所蘊含的價值得以充分發揮，既提升檔案管理的工作效率，又能夠對事業單位未來發展需求進行全面滿足。

2．是堅持為人民服務的主要路徑

不斷轉變自身職能，提升自身執行力，加強服務型政府的建設。檔案管理部門一直都被認為是事業單位的服務性窗口。因而在進行檔案管理過程中應當嚴格踐行為人民服務的宗旨，全方位、多角度不斷提高檔案管理服務的質量與水平，重視事業單位在檔案管理過程中軟硬件設施的建設，為事業單位的長遠發展奠定基礎[4]。

二、大數據背景下事業單位在檔案管理過程中應遵循的原則

1．以人為本的原則

在事業單位檔案管理過程中應當嚴格踐行以人為本的原則。事業單位的檔案管理部門應當全面滿足借閱人的實際需求，同時應始終將人民群眾的需求與利益放置在首要位置。針對各單位人員所提出的意見與建議，事業單位檔案管理部門應當虛心接受。此外，還應不斷完善在檔案管理過程中存在的不足之處。最終使得人民群眾能夠獲得更為方便且快捷的檔案服務。

2．互聯互通的原則

傳統檔案管理內容具有效率低且單一的特性[5]。在傳統檔案管理模式下檔案中的核心價值無法得以發揮。因而在大數據時代背景下事業單位檔案管理部門應當完成聯動機制的建立，加強與其他各部門的聯結，保證檔案資源信息的全面性與準確性。加強對信息化技術的運用能夠充分實現互聯互通，為檔案管理工作提供較為廣闊的發展空間。

三、事業單位檔案管理過程中存在的問題

1．未對檔案管理工作加以重視

在傳統的事業單位檔案管理過程中普遍認為檔案管理工作是十分單一且簡單的。因而檔案管理工作也并不會對事業單位的發展產生影響。故而相關工作人員并不需要在檔案管理過程中投入較多的時間以及精力。這就導致此前事業單位在檔案管理過程中其承擔的工作僅僅是管理與儲存簡單的文件，并確保文件并不會發生損壞。管理者并未重視檔案管理工作給予必要的重視，就會使得檔案管理部門成為事業單位的邊緣部門，因而提升其管理效率和水平的難度也會大大增加。

2．信息化管理水平較低

隨著信息化時代的到來部分事業單位雖在檔案管理過程中運用了信息化技術，但在實際開展工作過程中由于資金以及人力的缺乏信息化資源無法得到有效的利用與挖掘，最終導致傳統檔案管理方式在檔案管理過程中占據主導地位。部分事業單位在進行檔案管理過程中其所運用的計算機以及信息化技術仍舊局限于層次較低的工作中，且各個單位之間仍舊存在一定的信息斷層，無法實現信息的兼容與共享，這也就導致在檔案管理過程中無法充分發揮信息技術的價值。

3．并未形成規范的管理制度

完善檔案管理制度的缺乏使得部分事業單位在檔案管理過程中漏洞較大[6]。部分事業單位在檔案管理過程中并未形成規范化的管理模式使得檔案管理工作被動性增強，且這一問題在檔案歸檔與收集環節尤為凸顯。為了不斷提升檔案管理質量，相關部門應當致力于建設完善的管理制度，使得檔案管理工作能夠有制度可依。

4．管理人員綜合素質不高

管理人員是檔案管理過程中重要的參與者[7]。但部分事業單位的檔案管理人員由于在工作前并未經過全面且系統的培訓，這就導致其在實際工作過程中并不具備檔案管理的完善知識以及經驗。故而當其在進行檔案資料收集、整理以及歸檔的過程中僅僅只停留在表面，也并未對檔案管理的內涵與意義進行深入挖掘。

四、事業單位檔案管理過程中存在問題的應對措施

1．加強對檔案管理工作的重視程度

如若想不斷提升事業單位檔案管理的質量，則應當將科學的管理意識樹立起來，積極發現在檔案管理工作過程中存在的問題。事業單位相關部門以及管理者應當對檔案管理工作的重要性進行充分認識，并不斷提升自身的檔案管理意識與理念，同時也應當加強宣傳檔案管理工作。且針對現有的檔案管理工作應當不斷進行優化，激發檔案管理工作人員的責任感，使其在開展工作過程中能夠嚴格遵循相關要求與規定。此外，在檔案管理過程中也應當樹立與時俱進的理念，將大數據所帶來的優勢進行充分利用，不斷提升檔案管理的水平與質量。相關部門還應發揮各自優勢優化配置人員、資金、設備的投入，且在大數據背景下給予檔案管理工作相應的軟硬件支持[8]。

2．提升檔案管理人員職業素養

檔案管理工作人員的職業素養能夠對檔案管理的水平以及質量產生直觀的影響。如若想提升檔案管理的質量，則應使得檔案管理工作人員的綜合素養得以提升。事業單位應定期針對檔案管理主管人員以及工作人員展開相應的培訓。在制定培訓內容時應當充分考慮本單位檔案管理工作的現狀。在培訓過程中應當重視參與培訓工作人員的繼續教育工作，使得其充分掌握檔案管理新政策以及新制度，提升檔案管理相關工作人員的技能水平以及知識儲備。在培訓完畢后應當注重選拔表現優異的管理工作人員，從本質上使得整體檔案管理工作人員的專業水平以及職業素養得以提升。更為重要的是，在培訓過程中應當建立完善的獎懲制度，針對在培訓過程中表現優異的工作人員應當給予獎勵，針對未通過培訓考核的工作人員應對其展開適當懲罰。此外，在引進人才時應當更加傾向于綜合能力較強的復合型人才，為建立綜合水平高的管理隊伍添磚加瓦，保障檔案管理工作的效率以及質量。

3．注重檔案管理信息化建設

信息化建設已然成為事業單位檔案管理工作的發展方向。事業單位在發展過程中應當充分把握機會，不斷加快檔案信息化管理的進程。事業單位應率先從硬件設備方面推動信息化建設，在檔案管理過程中應當對計算機以及互聯網設備充分利用。同時也應注重電子管理，致力于建設較為完善的信息技術網絡平臺，提升檔案管理的水平和效率。為了不斷提升檔案管理質量也應加強對信息化檔案管理辦公軟件的利用，應教會檔案管理工作人員掌握不同軟件的使用方式，熟知檔案管理的技能以及技術，使得其在檔案管理過程中能夠充分運用相關軟件和平臺，在建立人事檔案過程中實現高效化與資源共享化。

4．建立更為完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度能夠為檔案管理工作的開展提供保障和依據。因而事業單位在進行檔案管理過程中應當更為重視人才信息與資源的整合，以實現對檔案信息的有效管理與開發。且事業單位的檔案管理部門也應當加強與其他各部門的通力合作，例如勞動部門、人事部門等，從而完成完善管理與使用方法的構建，制定相應的檔案管理制度，為檔案管理工作的有效開展提供客觀依據，推動市場經濟背景下事業單位管理職能的升級與轉變。除此之外，在事業單位檔案管理過程中也應緊隨時代發展潮流進行檔案管理制度的變革，使得檔案管理制度具備有效性和先進性。相關部門還應當將社會服務與檔案管理工作結合起來，建立以計算機為輔助更為科學的管理制度，促使檔案管理工作的各相關細則得以落實，提高檔案管理績效。

結語

檔案管理工作始終是事業單位發展過程中的一項重要工作內容。在大數據時代背景下事業單位在開展檔案管理工作過程中應當充分利用信息化技術，構建互聯網思維，加強檔案管理工作的創新力度，推動檔案管理方式的變革，從本質上提升事業單位檔案管理工作的水平。