基層單位檔案信息化管理創新策略探討

趙 楊

（調兵山市檔案和黨史文獻中心，遼寧 鐵嶺 112700）

引言

基層單位的檔案管理工作相對而言技術難度比較低，但是其繁瑣程度卻是比較高的，而在進行檔案管理信息化和創新的過程中，工作人員需要完成的工作任務量也相對較大并且紙質資料往往較多，工作人員進行整理、分類、線上輸入等工作的壓力也由此提升，因此，對基層單位的檔案信息化管理工作進行創新改進勢在必行，相關管理人員由此也應該積極采取行動措施探索新的優化發展路徑，并綜合考慮基層單位工作實際情況進行創新對策的研究，進而通過信息化創新實現檔案管理效率的突飛猛進。

一、基層單位檔案信息化管理創新意義

要想讓基層單位的檔案管理工作跟上當前社會發展的步伐，就一定要進行創新，這種創新是對傳統檔案管理思想的創新、模式的突破。我們要根據檔案管理工作的特點搭建更加科學現代的檔案管理結構，使基層單位的檔案管理工作擺脫陳舊的觀念與僵化的系統，使基層單位的檔案管理工作不再是簡單的資料整理與收集，而是可以利用資料進行實際價值的產出，創造更加豐富的資源，有效改善傳統基層單位檔案管理工作的弊端，使管理工作的整體水平與生產價值得到提升。

二、基層單位檔案信息化管理創新優勢作用

1．提高檔案存儲質量

在沒有進行檔案信息化管理創新工作之前，這項工作通常是通過人力來完成的，而在這種方式下進行的檔案資料保管和整理，相對而言，更加不易儲存，并且由于紙質檔案的特殊性，使得資料的內容在長時間的放置過程中可能出現損壞，長此以往，部分的檔案資料內容可能出現字跡模糊等現象，由此可見，進行基層單位檔案信息化管理創新能夠在一定程度上提高檔案保管工作的有效性，由于信息化管理工作可以借助一些數字化硬盤和網絡云端等手段來進行資料儲備，這樣一來，只要確保設備不受損害，相關檔案資料就會得到妥善的存儲[1]。

2．強化檔案管理效率

從創新性的信息化檔案管理工作角度來看，一些相關的技術應用能夠在一定程度上使檔案工作的復雜性和繁瑣性有所下降，在此基礎上，一些信息化的技術設備能夠幫助工作人員降低工作難度，從而有效減輕檔案管理人員的工作負擔，并且在信息化創新的加持作用下，整體的檔案管理工作方式都會得到一定的改進提升，這樣一來，檔案管理工作的效率就會得到大幅度的提升，而對于單位中的各項檔案的分類整理、檔案資料的保存和查詢等工作也會變得相對更加便捷簡單。

3．提升檔案的利用率

在沒有進行信息化創新的情況下，檔案管理工作的工作重點更加傾向于對檔案資料的整理、收集、歸納等工作，而在檔案資料相關信息的分析和利用方面采取的措施并不足以有效發揮檔案資料的內在意義和優勢作用，但是在檔案信息化管理的創新改進之下，工作人員對于檔案的利用率將會在很大程度上得以提升，具體來看，由于信息化技術對于數據信息的分析把控能力比較強，從而可以在工作中輔助管理人員進行相關內容的深入分析，進而將基層單位的檔案信息價值充分發揮出來[2]。

4．實現檔案管理社會效益

基層單位本身對于社會發展有著一定的責任，就其實際工作內容來看，檔案管理的有效實施，有助于其發揮自身工作效能，從而實現基層單位的工作目標。因此，在檔案信息化管理創新的推動作用下，相關檔案工作得到了良好的優化升級，而如果大多數的基層單位都能夠實現檔案管理工作的信息化轉變和創新優化，那么長此以往整體的事業單位在檔案管理方面的工作效率將會得到很大的提升，進而使得其對各項資料信息的利用率充分提升，基層單位的工作水準和服務水平及檔案信息安全行動能夠得到良好的保證。

三、基層單位檔案信息化管理創新工作現狀

1．信息化建設不夠健全

顧名思義，基層單位的檔案信息化管理創新，需要從信息化建設入手，只有在良好并且完善的信息化建設基礎上，相關創新創意工作才能夠有效的落實，而就目前的基層單位檔案信息化建設情況而言，建設工作的實施情況不容樂觀，部分檔案管理人員對于信息化建設還不夠重視，并沒有深切地認識到信息化建設的重要性，由此而導致的部分基層單位在檔案信息化管理的創新工作方面只進行了浮于表面的工作，并沒有將創新的思想真正深入到信息化管理工作當中。

2．缺乏復合型管理人才

基層單位的檔案管理本身就具有一定的專業性要求，同時，由于信息化創新的推進，該項工作更是對于人才的需求比較迫切，在這樣的工作背景下，若是檔案信息化創新工作缺乏充分的管理人才或是管理工作人員本身能力素質不夠高，那么就會導致整體的工作落實出現問題。而當前的基層單位檔案信息化管理恰恰受到管理人才的限制，由于缺乏復合型人才，使得管理工作的人才團隊建設不夠全面，同時，由于相關人員的能力水平較低，使得一些信息化的技術難以在工作中發揮作用，工作創新程度也不夠高[3]。

3．檔案資料安全性較低

保障基層單位的檔案資料安全性是整體檔案工作中十分重要的一項工作任務，由于大多數的單位所需要保管儲存的檔案資料都是不便于為人所知的秘密性文件資料，所以充分加強對檔案資料的安全性保護是非常關鍵的，因為一旦檔案資料被盜取或泄露就會導致單位受到難以估量的損失，所以加強對檔案資料的保管力度是信息化創新的重要工作目標之一。然而由于當前的檔案信息化管理需要借助網絡信息技術進行資料保管，所以相對而言更加容易受到不法分子的攻擊，而若是在這種情況下，基層單位人員沒有對工作中應用的信息技術安全性加以重視，那么很可能出現資料泄露的問題。

四、基層單位檔案信息化管理創新落實策略

1．積極建設信息化檔案管理平臺

為了使基層單位檔案信息化管理創新充分落實，相關工作人員應該積極建設信息化檔案管理平臺，通過平臺的建設來檔案管理工作提供良好的硬件條件，進而促使創新工作順利進行。從平臺建設實踐方面來看，一方面，基層單位應該加強對平臺建設的投入，保證管理平臺能夠在充足的人力、物力、財力支持下，獲得良好的建設成果。另一方面，單位在完成平臺建設之后，應該加強管理人員對各項技術的操作水平，從而確保平臺發揮作用[4]。

2．重視信息化檔案資料的安全性

保障檔案資料的安全性是進行檔案信息化管理創新過程中重中之重的任務，因此，為了提高信息化檔案資料的安全性，相關人員應該在檔案管理工作過程中明確檔案資料使用人員的資質，并且加強對資料查閱權限的控制，與此同時，也應該對資料存儲硬件和相關網絡安全進行保護，通過建立防火墻和相關殺毒軟件等方式避免檔案資料泄露等情況發生。

3．提高檔案管理人員的專業水平

管理人員的工作能力能夠在一定程度上影響整體的檔案信息化管理創新工作完成效果，為了確保相關工作能夠順利進行，基層單位管理部門應該加強對管理人員的能力培養和日常教育，在培訓過程中，既要保證管理人員能夠定期地受到專業管理，技能培訓同時也應該充分加強管理人員對于信息化技術的應用水平，除此之外，也要利用日常的宣傳教育工作確保管理人員對于自身崗位有著充分的責任意識和先進的管理意識。

4．完善基層單位檔案管理的制度

管理工作的有效落實和全面創新依賴于基層單位的檔案管理制度完整度，健全的制度建設能夠促使信息化管理創新更加有效，由此在進行創新之前應該對單位的管理制度建設進行一定的審核，確保管理制度能夠為創新工作提供保障，與此同時，若是發現制度建設存在缺陷，那么相關人員應該先將檔案管理制度依據相關法律法規和規范要求進行完善，從而在確保制度能夠對人員工作進行約束規范的基礎上進一步采取措施實現信息化創新。

5．規范檔案管理工作的落實程序

就檔案管理工作的本質特性而言，其復雜性和繁瑣性比較強，因此，要想實現比較良好的檔案管理成果就需要在具備科學的工作落實程序前提下進行工作的實施，而在創新工作中也是如此，只有保障工作落實程序規范合理，才能確保相關信息技術和設施設備能夠得以高效運用，綜上所述，在進行檔案管理工作的落實程序規范化建設過程中，工作人員可以通過將整體的檔案管理按照工作類型切割為不同部分的方式來實現工作程序設計，從而更加簡單地結合信息化創新需求進行高效率的檔案管理。

結語

結合上文敘述不難看出，實現基層單位檔案信息化管理創新是新時代下推進其發展的重要工作，在進行管理創新探討研究的過程中，工作人員需要充分重視檔案信息化管理創新的重要性，在此基礎上，相關人員應該在能夠認識到檔案信息化管理創新工作必要性的前提下，對現階段的管理工作創新改進狀況進行分析，并盡可能挖掘出工作中存在的問題，進而結合工作需要提出建設性創新意見，從檔案信息化管理平臺構建、檔案安全性保障、管理人員能力等方面進行多角度的研究和措施落實，以實現基層單位檔案管理的優化任務。