電子檔案利用安全控制的辦法與實現

孫 璐

（遼寧省信息中心，遼寧 沈陽 110001）

電子檔案是當前信息時代發展的產物，是一種全新的檔案管理形式。伴隨當前互聯網的發展速度越來越快，互聯網的發展環境和發展范圍日趨擴張。電子檔案在應用過程中迎來了全新的挑戰，工作人員應該意識到電子檔案信息安全問題，應該不斷加強安全控制，對現有的管理體系進行完善和優化。

一、電子檔案利用安全的構建原則

1．集中統一

電子檔案在利用過程中，應該遵循集中統一的原則，電子檔案所涉及的相關人員在開展管理工作時，應該由之前傳統的分散管理轉化為統一的部門管理，統一的部門管理所帶來的管理效率更加理想。應該針對當前數字技術的統一性提出全新的要求，制定標準的管理制度，對同一平臺的操作系統進行規劃。相關部門和機構應該仔細對比具體的網絡協議，對網絡協議中的內容和數據進行分析，并利用電子信息技術對檔案數據進行信息傳輸。在進行信息傳輸的過程中，需要考慮到系統在運行過程中可能處于復雜的環境，應結合檔案管理的實際需求，確保檔案的有秩序運輸。所以應該構建完善的檔案管理架構和管理體系，考慮各種因素之間密切配合所產生的作用和效果，對檔案管理的工作順序進行統一的管理和要求。應該提高檔案應用的有效性，提高檔案預防管理力度，完善管理體系[1]。研究當前檔案管理工作中的弊端，全面提高檔案建設的科學性。

2．法制化管理

數字化時代發展背景下，相關人員應該不斷完善檔案管理工作，全面提高檔案管理工作的目標和計劃。在進行電子檔案管理和應用的過程中，必須遵循法治化的原則，仔細分析當前電子檔案管理行業中的要求，相關人員應該具備多年的檔案管理工作經歷，將多年的實踐經驗作為發展基礎，立足于當前的發展趨勢，深入了解檔案管理的實際情況，把握具體的技術和現實，從根本上提高檔案管理的整體水平，要發揮法治化管理的作用，解決管理體系中存在的問題。

3．技術更新

隨著科技不斷的發展，現代生活以及學習對于科學技術參與的要求都是非常高的，對于電子檔案安全控制來說，其對于科學技術的要求也是非常高的，在應用科學技術的過程中，必須要保證對于科學技術應用的成熟性，還要維護系統正常的運營。但是僅僅靠一方面的努力和改變是遠遠不夠的，還需要相關部門加大對于新型技術的研究力度，能夠在信息技術不斷發展的過程中，結合檔案管理工作的實際發展情況進行有效的結合。將檔案管理工作進行有效的優化和升級。和檔案管理相關工作的人員在對檔案進行管理體系變更的時候，必須要充分體現出來自己在檔案管理方面的水平技術，對現有的檔案管理技術進行分析研究，并且不斷的創新。在展開檔案管理工作的時候，應該明確自己所工作的任務點，對檔案管理改革工作切實的展開。方向遠比努力更為重要，因此，在改革的時候應該明確自己所要創新和改革的方向，抓住檔案管理改革的方向一步步的落實和跟進。同時在改革創新的過程中，檔案管理人員也應該不斷提升自身的管理水平經驗，提高自己的技術跟上時代發展的步伐，能夠在每一次任務進行當中，抓住任務開展的關鍵點進行更新和分析，確保檔案管理與改革工作的有效性。

二、電子檔案利用安全影響的因素

1．外部環境

電子檔案安全控制是目前大眾所關心的一個話題，影響其安全性的因素，其實是各方面的，首先比較明顯的是外部的環境因素[2]。外部環境因素會影響到電子檔案的正常運行過程。常見的外界環境因素有自然災害等，外界環境因素會對傳輸設備造成一定的破壞，嚴重影響最終儲存設備的儲存性，可能會導致信息儲存傳輸中斷的情況出現。一旦信息傳輸中斷，就非常容易導致數據丟失，會影響整體設備的使用壽命。另外，部分電子檔案在存儲的過程中所使用的存儲介質存在問題，人員并沒有及時對存儲介質進行檢查和維修，導致存儲介質使用一段時間之后出現質量問題，也會影響整體的信息傳輸的安全性。除了自然的惡劣天氣影響之外，信息在傳輸的過程當中，無時無刻不會受到當下磁場環境的變化影響，因此，電子檔案信息在傳輸的過程當中，也要考慮到磁場等外界因素干擾的部分，換句話說，磁場會嚴重影響檔案內容的安全性。

2．技術設備

電子檔案在利用和存儲的過程中，必須重視安全性的問題，應該仔細分析如何對電子檔案進行存儲才能避免后續被竊取和盜用，應該考慮到存在的各種安全隱患，全面提高安全性能和安全保障。在當前大數據發展的背景下，相關人員應該充分發揮大數據技術的作用，利用大數據技術對檔案進行嚴格的管理和保護。應該不斷在這一過程中對管理技術設備進行創新和優化，仔細分析當前行業內部存在的各種軟件系統以及先進的技術設備和技術系統。另外，計算機系統在運行過程中，對于信息技術和網絡系統具有一定的依賴性。相關人員在實際進行運行和操作的過程中，還應該關注這一問題，應該不斷提高檔案的管理水平。在檔案運行和傳輸的過程中，如果計算機出現病毒或者受到網絡攻擊，非常容易導致信息資源缺失的情況出現，甚至會導致檔案的數據泄露和數據篡改。因此，進行電子檔案利用的過程中，必須重視安全控制和技術手段的問題，要保證檔案信息資源的安全運作。

3．人員素質

除了技術問題之外，人員的素質也是影響電子檔案運行安全的重要因素。如果檔案管理人員在對電子檔案進行運行和傳輸的過程中缺乏強烈的安全防范意識，忽視信息化工作安全防范的重要性，而且在檔案管理工作過程中的創新意識較低的話，會嚴重影響電子檔案應用的安全質量[3]。伴隨當前信息化發展水平，相關方案管理人員應該意識到對檔案管理進行安全防范的重要性，相關部門應該加大人員的藝術培訓和意識培訓，提高自身的工作素養和工作資質。

三、電子檔案利用安全控制的辦法與實現的有效措施

1．完善檔案管理體系

要想全面提高電子檔案利用運行的安全性，首先應該對現有的電子檔案管理體系不斷進行完善和優化。只有不斷完善電子檔案的管理體系，才能達到風險控制的目標。在進行電子檔案管理體系完善的過程中，相關人員首先應該從宏觀的角度出發，提高電子檔案管理的標準和要求，嚴格按照標準和要求開展電子檔案管理工作。另外，相關部門還應該安排專職人員利用電子檔案，對使用過程中的數據傳輸進行把控，要仔細分析數據傳輸過程中的安全管理問題，切實提高安全管理力度。在進行技術評估的過程中，要明確安全控制的要點，更加準確地把握技術人員對于安全控制的要點，要求技術人員要具備較強的責任意識，應該明確在這一環節中對檔案安全進行控制的重要性，從根本上提高檔案安全的防控力度。另外，相關部門應該重視人才引進，應該與相關的高校進行合作，將學校內高質量的和信息技術專業相關的人才引入檔案安全管理工作當中，不斷加強檔案管理人才隊伍建設

2．積極更新技術設備

對于電子檔案利用和運行管理而言，技術和設備的專業程度是非常重要的。同時，從另外一個角度來講檔案管理工作信息當中的安全性，對于用戶來說也是備受關注的一個話題，因此，在信息傳輸和利用的過程當中，對于電子檔案的安全性要格外的重視。所以在這一過程中應該積極采用先進的技術設備，全面提高數據資料傳輸的安全性。從安全保證角度來考慮，相關部門應該建立完善的傳輸系統，另外，還應該在這一過程中加大信息技術成果的應用，仔細分析當前行業內部的先進信息技術和信息設備，將其引入到電子檔案的傳輸管理中[4]。相關人員在實際進行管理和研究的過程中，應該具備合作的意識和理念，部門應該自行研究當前行業內部機構之間的發展情況，各機構之間應該加大配合力度，仔細分析當前電子檔案安全保護措施的技術和設備交流，積極引進先進的技術，不斷對設備進行更新和創新。另外，電子檔案在進行安全防護的過程中，還應該考慮到成本的問題，應該不斷提高成本的管控要求。在進行技術和設備投資的過程中，也應該考慮到相關單位的發展經濟情況，根據實際情況進行投資。當前大數據技術應用的趨勢下，工作人員應該合理地研究電子檔案傳輸系統的重要性，不斷對電子檔案的技術設備進行更新和規劃。相關人員應該意識到檔案技術和設備更新的重要性，將技術和設備的更新作為電子檔案運行管理中的重點內容，應該分析檔案用戶的具體需求，根據大用戶的需求進行個性化的檢索和創新。

3．推進制度措施改革

為了更好地實現電子檔案的安全傳輸，相關部門應該不斷推進電子檔案制度的深化和改革。研究當前電子檔案管理過程中存在的問題，從法律的角度出發，對電子檔案的制度層面進行完善和優化。相關領導人應該及時出臺檔案管理的行業標準，要求相關管理人員嚴格按照行業標準的要求，開展電子檔案管理工作，積極促使檔案管理安全性能的提高，提高信息輸出傳輸管理的安全保障。

四、結語

電子檔案的管理和利用是當前社會時代的發展產物，相關部門在發展過程中應該意識到現代化檔案管理的重要性。不斷分析電子檔案在運行過程中存在的安全隱患，仔細研究安全隱患存在的原因，并及時對制度進行完善，從根本上消除安全隱患，全面提高電子檔案運行的安全性，給電子檔案運行帶來更大的安全保證。