國土事業單位檔案管理工作的創新思考

馬建花

（靈丘縣自然資源綜合事務中心，山西 大同 037000）

一、國土事業單位檔案管理工作創新的重要性與必要性

無論是企業單位，還是事業單位，檔案管理工作都具有極高的重要性，在一定程度上能夠反映出企事業發展現狀及管理工作的具體水平。各個單位均通過檔案記錄著單位的發展歷史、各個部門以及人員的相關信息，是單位結合自身實際情況、綜合理念發展狀況，為企事業未來發展指明方向的重要依據。通過詳細的歷史資料，時刻提醒著單位要避免曾經犯過的錯誤。國土事業單位檔案管理工作的合理創新，不僅有利于單位管理部門切實掌握當前管理情況，以充足的準備對各類突發性事件制定詳細解決對策，并且也有助于單位各項成績得到社會各界的廣泛認可與支持，繼而為其不斷前行與發展提供力量。因此，國土事業單位需要在保留傳統檔案管理工作各項優勢的前提下，對傳統檔案管理的方法、模式等進行創新，使其即符合時代發展的必然要求，更能推動國土事業單位的不斷發展。

二、國土事業單位檔案管理工作現存的主要問題

1．體制機制建設不夠完善

檔案管理機制是確保檔案管理工作可以順利開展的基礎性因素，是檔案管理工作能夠有效推進的堅實保障。我國的《國土資源業務檔案管理辦法》是在2015年12月30日出臺實施的。先前缺乏統一的管理標準和程序要求，部分國土事業單位在進行檔案管理的過程當中，經常是業務部門移交哪一類檔案，便對這個檔案進行管理；檔案管理部門收到多少檔案，便對多少檔案進行管理，繼而引發信息不平衡、不對稱的問題。部分國土事業單位檔案管理內部銜接機制也不夠順暢，部、省、市、縣四者之間的職責劃分不夠明確、不夠清晰，這是今后應該予以著重解決的問題[1]。

2．程序混亂

國土事業單位在進行檔案管理工作的過程中，必須具備一套較為完備的規章制度體系，以此對管理人員進行管理。但是，就當前國內部分國土事業單位檔案管理的基本情況來看，仍然存在諸多不足和問題。

首先，檔案收集工作作為檔案管理工作的重要一環，缺少前瞻性的科學化規劃。部分國土事業單位在檔案管理期間，盡管能夠按照規章制度對檔案管理人員進行管理，但是制度不夠細致和深入，造成制度很難發揮出其作為一項管理標準、管理指標應有的功效，并且考核工作力度不足，導致檔案上交延緩乃至不上交的現象時有發生。

其次，部分國土事業單位在進行檔案管理時，缺乏規范性過程。近年來，在經濟飛速發展和同行業單位競爭日益激烈的背景下，大量優秀國土事業單位不懼外部環境制約，規模不斷壯大、經濟效益平穩發展。在此期間，持續性招聘全新管理人員入職，造成檔案管理部門內部人員素質參差不齊、專業水平差距明顯。在進行實際檔案管理的過程中，難以以統一化、一體化的工作標準，在資料錄入階段時常由于人為原因出現與現實情況不符合、不匹配的問題發生。

最后，綜合檔案管理是當前檔案管理領域中一種較為科學和先進的檔案管理模式，但是一些國土事業單位缺乏這種意識，綜合管理的力度不足，導致制度化管理水平低。具體而言，這些國土事業單位在檔案管理期間，主要以班組為基本單位，不能利用行政手段對單位各個部門進行有效管理。僅通過匯報、報告等手段將管理信息傳遞給上級領導，檔案管理工作缺乏實質性、過于形式化，在面對各類突發事件的時候難以應對，較大程度地提升了綜合檔案管理工作創新成果的衍生，從而加大了檔案管理工作難度，檔案管理自然也就難以發揮出應有的作用，影響了單位整體的發展。

3．技術水平與設備落后

當前，很多國土事業單位在長期發展中，已經具備了較為先進的管理理念和模式，不過仍采用一套計算機管理軟件，檔案管理工作專門使用的計算機等設備數量也比較匱乏。這種現象和信息化時代先進的管理模式存在很大差距。同時，一些國土事業單位盡管資金充足，無論是硬件還是軟件都比較全面，但是因為領導以及部分檔案管理人員缺少對檔案管理工作的認識，對其不夠重視，導致管理人員技術水平不高，不能在實際工作中得到豐富的經驗，獲得培訓晉升的機會也很少。除此以外，因為國土事業單位規模的不斷擴大，也出現了工作人員數量不足的問題。單位在開展檔案管理人員招聘期間，在一定程度上降低了納入標準，這就導致很多技術水平、業務能力、綜合素養較高的檔案管理工作者被拒之門外，影響了單位檔案管理工作的質量[2]。

三、針對國土事業單位檔案管理工作現存問題的創新策略

1．完善國土資源檔案工作體制機制

想要提升國土事業單位檔案管理水平，其關鍵在于做好頂層設計，這也是檔案管理工作的保障和基礎，構建起以部、省為源點，以市、縣為輻射點的管理機制。在自然資源部的一體化正確領導之下，把國土資源檔案管理工作歸于國家國土資源部門，形成一種歸口負責，多方共同參與的全新檔案管理模式。深刻明確省、市、縣等彼此之間的職責、權利、分工，達到各司其職、各負其責、承上啟下、緊密配合的良好局面，要統一力量，聯合起來一起提升國土事業單位檔案管理的水平和質量。因為我國土地面積遼闊，不同地區情況不同，所以應該在嚴格落實《國土資源業務檔案管理辦法》的基礎上，確保《國土資源業務檔案管理辦法》當中各類文件應歸盡歸的前提下，凡是應歸檔的文件材料（包括應歸檔的電子文件及傳統的照片、音像等），要嚴格按規定及時歸檔。各地國土資源檔案管理部門可根據不同地區的不同情況、實際問題繼續沿用本省下發的國土檔案管理規定，或是下發有關實施細則。除此之外，還需要強化國土檔案的統籌管理及針對性指導，進一步彰顯出省級國土檔案管理部門的引領、模范、帶頭功效。

2．提高檔案管理人員思想意識，賦予其相應管理權力

創新是一個社會發展的重要力量，只有不斷地創新才能推動發展。在我國國土事業單位檔案管理工作的過程中，很多管理人員不能認識到自身的缺點與不足。其主要原因就是對檔案管理工作缺乏創新意識，不具備創新精神。而思想又是決定行為的最重要因素。所以必須從觀念和思想的層面對檔案管理工作進行創新，使其能夠發揮出對檔案管理工作效率、工作質量促進中的作用，確保檔案信息的準確性和有效性[3]。具體來說，首先，應不斷向檔案管理人員融入檔案資源是單位最重要的資源之一的思想，使其認識到檔案管理工作的重要性，不斷提升和強化個人能力。其次，應賦予檔案管理部門監督權，單位各個部門領導以及上層領導脫離管理和被管理的關系，讓檔案管理部門成為一個獨立的機構，不受單位內部因素制約，防止由于畏懼領導而出現的形式化管理，將可信度更高、完整性更強的檔案整理到檔案庫當中，使檔案能夠準確地反映出單位整體和各個部門真實的發展情況，繼而為企事業戰略發展起到參考作用，為其長期發展打好基礎。

3．加大硬件設備投資力度，構建信息化檔案中心

為實現單位檔案管理工作的不斷創新，國土事業單位需要增加檔案管理信息化建設水平和力度，建立更加科學的信息檔案管理模式。其一，電子設備和其他檔案管理工作配套軟件作為信息化管理的基礎，單位必須要確保資金充足，為檔案管理創新工作提供更加充足和穩妥的外部條件，形成資金和設備保障。其二，在事業單位檔案信息化管理模式當中，數字檔案庫是其主體[4]。在對其進行建設的實際過程當中，單位檔案管理部門各級人員必須要求自身行為與思想觀念，以信息資源內部共享為原則，以現場管控為工作重點，使檔案管理工作基本形成檔案管理一體化、文檔管理系統化、互聯網操作簡單化。

4．加強人員培訓工作，提升檔案管理準入門檻

在新員工培訓方面，需要利用合理的培訓措施使新員工積極、快速融入到企業氛圍之中，使其學會檔案管理崗位所需技能，盡快成為一名合格的檔案管理工作者。具體來說，新員工的首次培訓就是使員工了解企業文化、了解企業發展方向，認識到檔案管理的必要性和重要程度，使新員工更加快速地適應全新的單位。國土事業單位可以利用自身發展的經歷，未來發展前景及所獲得的各項榮譽，讓員工對單位有一個好的認識，將員工帶入企業發展的一個氛圍當中，繼而在員工心目中建立較高的威望，增加員工對企業的歸屬感，提高新員工對檔案管理部門的責任感。在檔案管理人員的面試考核方面，單位需要做到嚴格招聘、不弄虛作假，本著一切為實際工作發展而選人用人的態度。還要適當提升檔案管理人員的準入門檻，確保學歷在本科以上，具備相應資質和證書等。

結語

總而言之，檔案管理工作對于一個國土事業單位的未來發展來說極為重要，但是我國很多國土事業單位檔案管理工作存在一定的問題，想要實現創新難度很大。這些單位必須充分認識到自身的缺點和不足，不斷完善缺點、填補不足，以此讓檔案管理水平得到實質性的提升，不斷推動國土事業單位的整體發展。