紙質檔案數字化外包管理的影響因素及措施

陳翠娟

（凌源市廣播電視臺，遼寧 朝陽 122500）

一、紙質檔案數字化外包的業務

紙質檔案數字化外包即檔案部門根據自身工作需要，將本單位產生并保管的所有紙質檔案委托外包公司進行數字化加工的過程，本科鑒定、整理、編頁、錄入、掃描、圖像處理、質檢、校對、裝訂等多個工作環節，以檔案部門與檔案外包公司簽訂合同為起點，從檔案出庫開始，進行數字化加工，再到驗收入庫的全過程管理[1]。

紙質檔案數字化外包的管理，按管理內容分，可分為業務流程管理、質量管理、組織管理等；按管理主體分，可分為承包方的管理、發包方的管理、監理機構的管理等；按管理層次分，可分為部門管理、項目管理、業務管理等。由此可見，紙質檔案數字化外包的管理覆蓋面廣泛，涉及內容復雜。

二、紙質檔案數字化外包管理的影響因素

1．從業人員檔案專業素養

檔案工作人員的專業素養是影響紙質檔案數字化外包管理的首要因素。第一，檔案理論知識。它是紙質檔案數字化外包管理工作的支撐。特別是在數字化前期，對檔案的鑒定、整理等需要牢固、深厚的專業理論基礎，并對檔案數字化有整體上的認知，對檔案的概念有著高度的理解，才能讓自己在工作中游刃有余。因此，能夠充分借助所學理論知識，解決工作中的難題，是做好管理工作的必要條件。第二，檔案實踐經驗。豐富的檔案工作實踐經驗是紙質檔案數字化外包管理工作的寶貴財富。管理者將工作流程以及工作細節熟記于心，對于高效的工作和面對棘手的問題或突發的狀況，就能夠利用自身儲備的工作經驗去及時應對、靈活解決。第三，檔案保密意識。在數字化流程中，各環節都與紙質檔案內容密切接觸，對人員的保密管理是數字化外包項目平穩運行的關鍵，也是發包方重點關注的方面。如果保密工作不到位，造成不可估量的損失。第四，信息組織能力。管理者具備一定的信息組織能力，能夠準確地進行內容分析，在數字化階段將完成既定目標，大幅提升數字化水平和完成檔案信息系統的信息匹配工作[2]。

2．從業人員計算機應用水平

2.1 硬件熟練程度。對硬件使用的熟練程度是數字化工作的一項基本技能。在工作中，需要使用高速掃描儀、平板掃描儀、高拍儀以及大型圖紙專用的掃描儀，同時還包括打印機、復印機、計算機等硬件的使用。作為紙質檔案轉變為數字檔案的核心環節，數字化技術決定著最后的工作成果。

2.2 軟件操作技術。對軟件的操作是紙質檔案數字化水平的重要體現。包括辦公自動化軟件、圖像處理軟件等，是對數字檔案的質量進行檢查并調整的技術，主要集中在修圖、做目錄數據庫、數據掛接幾個方面。如果不了解軟件的操作，將會使數字化工作難以開展，影響數字檔案的質量。

3．管理人員項目管理水平

每個項目是由主管進行全程管理，包括設備、場所、人員、流程、質量等工作具體細節。從管理學的角度出發，包括對項目人員的管理，思考如何合理分配工作崗位，明確個人職責，激發工作動力，發揮出員工的最大價值；對業務流程的管理，能夠透徹地認識各流程的特點，分析各工序相互之間的關系，如何將業務流程整合出最高效的工作方式，使工作流程合理化、有序化；對風險的預判和評估，頭腦能夠時刻保持清醒，深刻認識到紙質檔案數字化外包的安全隱患，并有能力進行應急處理。具有全局意識、核心意識，具備一定的管理學基礎，有專業的管理團隊，才能提高外包項目的管理水平，更好地與檔案素養與數字化水平相結合，建立一套完整、系統的紙質檔案數字化外包管理制度，保障項目的順利完成。如果缺少一定的管理能力或是體系，在工作中將會出現了高勞低效的現象，增加了公司的運營成本，降低了工作效率將會影響檔案數字化成果的質量，不利于長遠發展。

三、加強紙質檔案數字化外包管理的措施

1．員工崗位化管理

員工崗位化管理是根據數字化環節的職能，結合各工作崗位的特點，建立多個專業的部門，對其包含的工序進行統一管理。從檔案數字化項目工作人員的專業度來看，檔案專業水平較低，對各項工作環節掌握不到位，返工現象頗多，因此，基于此問題提出了員工崗位化管理的模式，數字化管理中心下轄檔案整理部門、檔案鑒定部門、檔案著錄部門、檔案掃描部門和圖像處理部門。崗位可設置整理崗、編頁崗、裱糊崗、錄入崗、標引崗、掛接崗、處理崗、質檢崗及校對崗。

在數字化管理中心設置的項目主管必須是精通整個數字化流程的管理者。其培養方式主要從各部門中的優秀復合型人才中挑選，進行多個崗位的培訓與實戰，最終晉升至主管。在每個部門中，對不同崗位、不同部門進行針對性的業務培訓，彌補專業素養的不足。設置級別化崗位職稱，并根據工作速度、質量所帶來的工作成果以及專業知識考核進行評定，以此激發員工的工作動力。同時，也是提高主管管理能力的有效方法。

在這種管理模式中，打破了以往一個部門負責整個項目的傳統模式，能夠更加靈活地進行人員管理和能力培養。由數字化管理中心直接負責，每個部門相互平行，設置部門經理，對每一個外包項目直接分配人員，組成一個團隊。在這種模式下，能夠充分發揮員工的特長，根據不同部門的職能進行有針對性的管理和培訓，增強檔案專業素養以及提高檔案數字化水平，員工的操作熟練度、專業度將大幅提升，同時能夠節約一定的資金成本。每一個崗位能夠各司其職，全方位地提高工作效率，也節省了大量的時間成本。通過明確自身崗位職責，也有助于解決組織權責不明確的問題。

2．項目網絡化管理

依托企業內網，以及各項目上的企業局域網，建立實時監測系統，對各個項目實施動態化管理。通過數字化外包管理中心的控制，實行網格化管理，通過主管在系統中上報日工作量、工作問題等情況，了解各項目的工作進展和需求，從而實現遠程對各項目的全方位管理。同時給予發包方不可編輯的訪問權限，局限于其進行輔助管理與監督；設立工作量系統，將各工序的日工作量、員工日工作量、工時、月總結等信息進行匯報，能夠計算出各工序的平均效率，制定合理的量化考核方案。

通過大量的數據分析，加強企業對項目的宏觀控制，保障對紙質檔案數字化外包量化管理的需求。使大量數據依靠此平臺進行長期保存，更加規范化；設立表單系統，將企業自身以及各項目檔案領取加工表、出入庫登記表、工作制度等各種需要進行登記的文件材料輸入系統中，便于項目上與客戶進行工作上的協調，也加強了對檔案信息的保密；設立人員信息系統，將各項目工作人員的名字、崗位等必要的詳細的個人信息進行登記和備份。對員工的現實工作狀態進行跟蹤管理，同時負責項目上的考勤和簽到，以便公司的考核，免除了紙質版考勤的復雜性。保證各項目上人員的靈活管理，可根據信息進行合理的任務匹配與調整；設立日常需求系統，對工作缺少的用具、需要補充的設備等條件需求直接上報到公司數字化管理總部，從而更迅速地下達指令、集結人員，滿足各項目的需要。

項目主管可根據實際工作情況，將出現的問題以及相關調整、建議等及時報告，設立交流區，利用視頻功能、語音功能，能夠隨時進行抽查和監督，開展簡單的業務指導，了解真實的工作情況。

3．工序階段化管理

實體檔案整合階段：本階段以實體檔案為主，通過鑒定紙質檔案的價值，有規律地進行組件、排序，對編頁環節進行集中管理，是決定數字化效率的基礎工作。

實體電子轉化階段：本階段通過錄入，將整合后的檔案逐條輸入到計算機中，將實體的信息字段轉化為電子版。通過掃描，將紙質檔案轉換成數字圖像。這是數字化的決定性環節，也是核心階段。在外包管理中，此階段是整個流程中較為機械化的工作，是提高工作速度的最佳控制時期。

電子檔案處理階段：本階段是純粹的電子檔案工作，全程在計算機中操作，主要集中在檔案信息系統或圖像處理軟件中進行，對數字檔案進行細致的去污、糾偏、拼接等技術工作體現出較強的計算機技術。此階段易出現錯誤或風險的階段，需要對外包項目重點管理、反復檢查。

實體電子驗收階段：本階段是一個外包項目自檢的過程。對已經完成數字化的紙質檔案進行裱糊、裝訂、裝盒，對全部對應好的檔案數據進行備份，等待發包方進行驗收。本階段對兩種形式的檔案展開最后的檢查核對，排除前面所有階段的錯誤，需要員工進行自覺的自我管理，是管理者進行監督考查的最佳階段。

4．業務流程條鏈化管理

業務流程條鏈化管理就是將一些與數字化工作環節不相關的卻又是必不可少的環節補充到數字化業務流程中，形成聯合統一的管理模式。外包企業也按照其內容進行數字化。但其中的環節還有很多并未納入管理中，例如外包用具的購買、檔案實體的運輸、設備的損壞等一系列存在于數字化過程中的問題，將會導致整個工作流程停滯、斷層。比如，在運輸環節上，打造自己的外包運輸體系，能夠及時、迅速地將物品、人員送達到每一個項目。在維護環節，建立風險預估制度及突發事故應急小組，培養一流的技術人才，能夠準確專業地解決設備故障、檔案風險等問題。針對業務流程出現的問題，提出業務流程的鏈式管理，能夠更加便捷、緊密地進行數字化，提升整個工作流程的速度，保障工作流程的順暢。