企業(yè)知識產(chǎn)權檔案管理的問題與對策

李 娜

（凌源市統(tǒng)計局，遼寧 朝陽 122500）

在我國社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的大趨勢下，保護知識產(chǎn)權在企業(yè)的發(fā)展中日顯重要。知識產(chǎn)權檔案記載了知識產(chǎn)權活動智力成果，具有原始記錄性、憑證性和法律性，記載了企業(yè)的知識產(chǎn)權活動。知識產(chǎn)權檔案有助于提高企業(yè)的技術創(chuàng)新能力，起到解決知識產(chǎn)權糾紛問題的作用，從而維護了企業(yè)知識產(chǎn)權合法權益。

一、企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的含義及作用

企業(yè)知識產(chǎn)權檔案是企業(yè)檔案中的一種，是在國內(nèi)的知識產(chǎn)權活動日益頻繁的情勢下所出現(xiàn)產(chǎn)生并發(fā)展。企業(yè)知識產(chǎn)權檔案是指企業(yè)在所有的知識產(chǎn)權活動工作的過程中，所產(chǎn)生的一切具有保存價值的文件材料，經(jīng)過收集、歸檔、整理后形成文件集合，是企業(yè)知識產(chǎn)權活動過程的原始記錄，并且具有法律性。主要包括了專利檔案、商標檔案、著作權檔案和商業(yè)秘密檔案等[1]。

企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的作用表現(xiàn)為具有原始記錄性、憑證性，部分檔案具有法律效力，是對企業(yè)的知識產(chǎn)權活動的真實記載，見證了企業(yè)知識產(chǎn)權活動過程，在企業(yè)面對知識產(chǎn)權糾紛的時候，能夠發(fā)揮其憑證性作用。

企業(yè)知識產(chǎn)權檔案曾發(fā)揮其憑證性作用，為韓偉集團贏得了百萬元的賠償。“咯咯噠”雞蛋品牌在我國東北著有名譽，是我國東北地區(qū)的第一個農(nóng)產(chǎn)品的馳名商標。“咯咯噠”商標隸屬于韓偉集團，韓偉集團為了保護自家品牌，在70多個國家花費了幾十萬元對商標進行了保護性的注冊，同時將所有與“咯咯噠”同音、諧音的商標在國內(nèi)都進行了商標的注冊。韓偉集團對于知識產(chǎn)權及知識產(chǎn)權檔案的重視程度非常之高，其檔案室特別注重收集、保護商標檔案，商標檔案在韓偉集團在解決注冊商標爭議、打擊假冒產(chǎn)品中起到了至關重要的作用。北京一家企業(yè)的曾經(jīng)以“咯咯”品牌將自家雞蛋在市場上進行銷售，韓偉集團知曉后便立即起訴，利用保存齊全完整的商標檔案打贏了官司，獲得上百萬元的賠償，保護了集團的產(chǎn)品的市場占有率，保護了自家的品牌，維護了韓偉集團的產(chǎn)品的信譽。

二、企業(yè)知識產(chǎn)權檔案管理中存在的問題

通過查閱知識產(chǎn)權法、專門檔案管理等相關書籍以及文獻資料，并且利用互聯(lián)網(wǎng)資源進行檢索調(diào)查和在實習單位的實際調(diào)查分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)對于知識產(chǎn)權檔案的管理存在著很多的問題。

1．企業(yè)知識產(chǎn)權檔案管理意識薄弱

首先，企業(yè)高層的重視程度不夠，只尋求最高程度的經(jīng)濟效益，而忽略了知識產(chǎn)權檔案對于企業(yè)效益和核心價值創(chuàng)造長線的發(fā)展以及利益。有些企業(yè)的領導不愿意在知識產(chǎn)權檔案管理方面進行投資，認為很不劃算、十分沒有必要。還有一些企業(yè)的領導覺得自己的企業(yè)不夠大，中小型企業(yè)用不著管理知識產(chǎn)權檔案，覺得大型企業(yè)才管理知識產(chǎn)權檔案管理，跟自己的企業(yè)沒有什么關系。從而忽略了檔案專業(yè)人才的價值，對其并沒有準確的評估。其次，少數(shù)知識產(chǎn)權檔案工作者沒有意識到自己工作的使命，認為從事檔案工作并不會給企業(yè)帶來多么大的變化，也不會增加企業(yè)的利潤、樹立企業(yè)形象，認為管理知識產(chǎn)權檔案是沒有必要的工作，是可有可無的，造成檔案管理成效不佳[2]。

2．企業(yè)知識產(chǎn)權檔案收集不全

部分企業(yè)目前檔案管理人員業(yè)務不熟練，相關的業(yè)務部門遞交上來多少就保管多少，很多知識產(chǎn)權檔案的資料只保存了部分的證書，而知識產(chǎn)權的核心的資料卻沒有保存起來，很多相關的文件資料也并未保存，影響到了企業(yè)對于自身的權益的保護。有些企業(yè)對于知識產(chǎn)權檔案的收集工作不重視，有些相關負責人也不認為知識產(chǎn)權有多么重要，從源頭上就阻斷了知識產(chǎn)權檔案的管理。在專利審批通過后有些設計圖紙依舊存放在設計部門，未向綜合辦公室相關負責人移交，導致了知識產(chǎn)權圖紙檔案的缺失，甚至出現(xiàn)一些檔案流失，檔案本身破損和電子檔案的數(shù)據(jù)不可恢復，或者是檔案泄密、遺失的情況。

3．企業(yè)知識產(chǎn)權檔案管理分工不明確

目前我國的企業(yè)沒有統(tǒng)一的管理模式來對知識產(chǎn)權檔案進行管理，管理的方式也很混亂、并不統(tǒng)一，部門職能的分工也不明確。有很多的企業(yè)并沒有成立專門的負責檔案管理工作的部門，相關的知識產(chǎn)權檔案、文件資料大多數(shù)是由行政辦公室、綜合辦公室或者是業(yè)務部門的人員兼管。有些部門的工作人員經(jīng)常流動、流失，導致了知識產(chǎn)權檔案并沒有進行交接、出現(xiàn)空檔或者是交接時候并沒有交接完全，導致了知識產(chǎn)權檔案管理工作出現(xiàn)了斷層。

三、加強企業(yè)知識產(chǎn)權檔案管理的措施

1．提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

知識產(chǎn)權檔案的管理工作的源頭是企業(yè)的員工，所以還要普及知識產(chǎn)權檔案的教育工作，定期對員工專業(yè)能力進行考核評估從根源上增強員工關于企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的意識，并且提高檔案工作人員的法律意識與安全意識，員工入職以后還要進行綜合系統(tǒng)的培訓，對專業(yè)知識、技能、保密工作、安全防范工作都要進行全方面的培訓。對于企業(yè)相關業(yè)務也要進行培訓，以使得員工的知識結構越來越完善。在對知識產(chǎn)權檔案管理人員進行培訓的時候一定要從基礎知識開始進行培訓，包括檔案的管理以及專門檔案也就是知識產(chǎn)權檔案的管理[3]。

2．建立一套相對完整的企業(yè)知識產(chǎn)權檔案管理的模式

在企業(yè)進行知識產(chǎn)權檔案的管理工作時候需要同時建立一套較為完善的知識產(chǎn)權檔案管理模式作為管理的規(guī)范和準則，以使企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的管理工作越來越規(guī)范化且完善。建立完整的企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的管理的模式對于明確各個部門、各部門間管理人員的工作內(nèi)容和責任劃分有著非常大的作用。只有各部門間分工明確、相互配合，在工作中互相合作并且互相支持，在收集相關知識產(chǎn)權文件材料、移交檔案，將文件材料進行分類劃分總結，將需要保存的、對企業(yè)有價值的知識產(chǎn)權文件材料作為檔案長久地保存下來，并且不斷地完善和調(diào)整改進企業(yè)知識產(chǎn)權檔案工作的管理模式，使得企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的管理工作發(fā)揮作用，對企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。

3．制定企業(yè)知識產(chǎn)權檔案收集、整理制度

3.1 制定企業(yè)知識產(chǎn)權檔案的收集制度

知識產(chǎn)權檔案工作非常重要的一部分就是知識產(chǎn)權檔案的收集工作，知識產(chǎn)權檔案的收集工作是整個知識產(chǎn)權檔案管理工作的基礎，是一切的起點。不收集知識產(chǎn)權檔案，企業(yè)的檔案組成也就不完整，日后想要查找、利用起來就十分困難。在收集知識產(chǎn)權檔案時候，應該要保持作品、文件資料的完整、準確、系統(tǒng)。企業(yè)在收集知識產(chǎn)權檔案時主要判斷相關部門產(chǎn)生的文件、資料是否具有價值性應當作為檔案保存，并且協(xié)助知識產(chǎn)權文件資料的形成積累并且整理立卷，再對歸檔移交進行協(xié)助工作，并要指導和監(jiān)督相關部門的工作，確保最后歸檔文件準備性、完整性、高質(zhì)量性。因為各企業(yè)的規(guī)模、性質(zhì)、歷史和所在行業(yè)不同，所以知識產(chǎn)權工作的重點也不相同，側重的也不一樣。在收集工作后對檔案類型進行細分，再建立一套完整的知識產(chǎn)權檔案的歸檔制度，歸檔時一定要明確歸檔的時間、范圍、份數(shù)和相關的手續(xù)。

3.2 建立知識產(chǎn)權檔案的整理制度

知識產(chǎn)權檔案整理工作是建立一套完整的管理秩序來管理知識產(chǎn)權檔案，使得已經(jīng)收集、保存的檔案有序且條理化的管理，在日后查找、利用的時候也很方便快捷、節(jié)省工作效率。知識產(chǎn)權檔案的整理是知識產(chǎn)權檔案實體管理的核心，是基礎性的且十分重要的。知識產(chǎn)權檔案整理工作，要在知識產(chǎn)權檔案收集齊全、完整后對知識產(chǎn)權檔案全宗進行分類、科學的劃分，商標檔案、版權檔案、商業(yè)秘密檔案以及專利檔案都需要明確的分類劃分。知識產(chǎn)權工作中所產(chǎn)生的合同檔案也包括在知識產(chǎn)權檔案中，應隨著項目一起保存到相關的檔案中。對企業(yè)知識產(chǎn)權檔案案卷進行分類以后按照日期編號，按照順序入庫擺放整齊、庫存整理順序，使得企業(yè)知識產(chǎn)權檔案具有系統(tǒng)性和有效性。

4．加強檔案載體保存環(huán)境

許多知識產(chǎn)權檔案的載體會出現(xiàn)各種形式的損壞，針對知識產(chǎn)權檔案載體損壞的情況就要嚴格遵守“八防”的原則，并且因地制宜地進行檔案載體保存工作。建立庫房的防火制度，管理人員嚴格遵守，檔案庫房附近不能有易燃易爆的物品存放，庫房禁煙，并且一定要有滅火器，還要定期檢查防火裝備；防潮：庫房內(nèi)要有溫濕度計，及時檢查檔案室內(nèi)溫濕度的情況，需要時候要開窗通風、灑水增加濕度、降低室內(nèi)溫度或者放置干燥劑；防光：庫房要安裝窗簾，避免檔案受到陽光照射，檔案紙質(zhì)變黃、變脆，損傷檔案；防塵：要做好室內(nèi)外環(huán)境衛(wèi)生處理工作，室內(nèi)配備吸塵器、窗簾，不定期進行吸塵；防盜：庫房的門窗都要加固，安裝安全保險門并且加裝報警器，節(jié)假日的時候要貼封條；防鼠：要定期放置滅鼠藥，防止老鼠對檔案啃噬造成檔案損壞；防蟲：檔案入庫前先殺蟲，定期殺蟲，放置殺蟲劑，庫房內(nèi)禁止食物出現(xiàn)；防水：庫房整體防水，檢查屋頂，取暖檢查暖氣管道的情況，確保檔案的安全以免損壞。

5．建立電子備份與登記系統(tǒng)

隨著科技的發(fā)展，計算機技術發(fā)展的越來越好。檔案大部分載體為紙質(zhì)和磁介質(zhì)。紙張與磁介質(zhì)載體都會隨著時間的推移受到一定的損傷，無論保存得多么好，磨損是必然事件。為了知識產(chǎn)權檔案能夠保存得更加完好，能夠被更好的利用，在計算機上建立一套完整的檔案入庫、移交、利用等活動的記錄表格，嚴格記錄知識產(chǎn)權檔案活動。在檔案入庫時，由檔案負責人負責將檔案進行電子備份，存入到檔案人員專用的辦公計算機中并加密，防止其他人查看。

總之，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟大發(fā)展，保護知識產(chǎn)權對于企業(yè)的發(fā)展日益重要。企業(yè)的發(fā)展離不開自身品牌的保護、核心技術的發(fā)展，企業(yè)應該重視對知識產(chǎn)權檔案的保護，并且合理的保護、開發(fā)和利用。