淺談辦公自動化在企業發展中的作用
——以A集團為例

艾 青

（云南省昭通市經濟信息中心，云南 昭通 657000）

一、辦公自動化簡介

辦公自動化簡稱OA，是一種結合了現代辦公和計算機網絡功能的新型辦公方式，是現今新技術革命中的其中一個技術應用領域，它是信息化社會的產物。在行政和機關單位中，辦公自動化被稱為電子政務，而企業和機構則稱之為OA，即辦公自動化。現如今，辦公自動化并沒有一個統一的定義，各種新技術、新機器和新設備用于辦公業務，都屬于辦公自動化領域[1]。

通過實現辦公自動化或實現數字辦公，可以調整企業的管理體制、優化企業目前的管理結構，在提高員工工作效率的基礎上，同時，提高企業內部的協同辦公能力，提升管理者決策的一致性，最終達到提高決策效率的目標。

二、辦公自動化在A集團發展中的作用

1.集團管理方面作用

1.1 提高員工的工作效率。在A集團，每天都會有大量的流程性的工作需要完成。通過A集團OA系統的工作流程平臺，員工只需坐在辦公桌前，在系統中發起各種辦公流程申請，員工發起的流程將通過流程平臺及時傳達至各個流程點。員工不必隨身攜帶各種文件、檔案、請示、發票在各個部門奔波，再花費時間等待審批部門和領導簽字、蓋章。這些毫無技術性可言又消耗時間的工作都可以通過辦公自動化系統在網上完成。

1.2 規范企業管理。OA系統的工作流程平臺可以程序化工作流程，鞏固流程的各種規則，減少復雜流程中不可避免的人工錯誤。通過辦公自動化系統，可以實現移動辦公，解決時間和空間問題，實現各鏈路之間流程的零傳輸時間。可以大大提高流程速度和效率，降低協同工作的成本。

1.3 實現實時管理。在OA系統中，集團領導可以隨時隨地訪問各種內部資料，檢查各種流程的審批狀態，查看任務的進度，管理層還可以監控每個流程的狀況和進度。實時監控整個辦公過程，也可以通過系統分析相關數據。

2.集團環境方面作用

2.1 信息快速傳達。通過OA系統中的通信平臺，集團成員可以發布通知、公告、任務等，并設置查看權限，可以將任何需要傳達的信息快速傳送給辦公室工作人員或其他相關人員。A集團OA系統還有獨立的辦公通信軟件，類似于商業化的“QQ”軟件，具有消息及時傳達的特點，員工可以在通信軟件討論工作事項。相較于商業化軟件，提高了信息安全性。

2.2 提高企業文化氛圍及員工凝聚力。辦公自動化系統是信息技術快速發展形勢下企業文化建設的首選工具。通過集團的通信平臺，員工與員工之間；員工與上下級之間可以更好地進行溝通，經過長期的工作溝通，員工間會形成一種默契，這將使集團內部的凝聚力大大增強[2]。

3.集團成本方面作用

3.1 節省運營成本。現代辦公日常的紙張消耗量是非常大的，各種請示報告、特別是地產公司的各種合同，對公司財產、地球環境都是極大地消耗。而使用了辦公自動化系統后，可以把很多不必使用紙張的文檔通過電子文檔呈現，這樣既減少了企業開支，又為保護地球環境貢獻了一份力量。

3.2 降低溝通成本。通過辦公自動化系統，集團打破地理位置之間的界限，并通過郵件、即時消息、短信、移動辦公等各種通信手段將信息推送給用戶，提高溝通效率。在沒有辦公自動化系統之前，A集團每季度花費在通信費、信件的資金非常多；使用了辦公自動化系統后，只需支付網絡服務費。

三、集團辦公自動化今后發展的幾點建議

1.發展方向

從長遠發展的角度看，辦公自動化系統的發展將朝著系統化、智能化、移動化、高速化的方向發展。辦公自動化系統也將與各行各業緊密聯系。它的發展速度必會影響企業的發展。A集團要把握時機，通過不斷完善、改進集團辦公自動化系統，使辦公自動化為集團創造巨大經濟效益

如今人工智能產業、大數據產業正進入發展高潮，辦公自動化將迎來一種全新的工作方式。今后辦公自動化將進入更加智能化發展，在原有基礎上整合人工智能、大數據以及云計算，使集團辦公中更多地出現人機交互體驗。

2.發展過程中應注意的問題

保持高水平的發展。目前，社會各領域的計算機辦公自動化越來越深入，但同時也存在越來越多的問題。因此，在計算機辦公自動化的發展中，應該不斷改進技術，以更好地面對出現的問題。未來的辦公自動化應在不斷應用和開發新技術的基礎上，確保其更好地適應實際需求，才能實現更好的發展[3]。

辦公自動化的實現和發展，對所有程序都有很高的要求。因此，在實際的辦公業務發展過程中，辦公人員的運作能力和整體工作團隊的協調程度對于企業是非常重要的。在未來辦公自動化的發展中，企業應該更加注重人才的培養（特別是注重人才的專業知識和能力等方面的培養）。在此基礎上，辦公自動化才可以更好地滿足實際需求，企業才能更好地發展。

結語

在當前的企業，辦公自動化在企業發展中的作用是非常大的。計算機辦公自動化已成為必然之路，也是辦公發展的趨勢。因此，社會有必要推動辦公自動化領域的發展。綜上所述，未來辦公自動化的發展潛力是無限的。不僅A集團，所有的企業還需要在原有技術和框架的基礎上，將新的計算機技術應用于辦公自動化。通過利用計算機技術的精確和快速特性，更好地實現價值信息管理。提高企業辦公系統的工作能力，幫助企業更快地發展。但是，目前的網絡環境還是比較復雜，辦公自動化系統仍然存在一定的安全漏洞。因此，在應用新的計算機技術的同時，有必要更加注重安全問題，避免泄漏甚至丟失企業的核心信息，并且不斷改進辦公自動化技術，提高辦公自動化系統實用性、功能性和易用性，為企業的發展提供更安全有效的技術保障。