淺議不動產登記檔案整合和集約化管理實踐

張漫天

（忻州市不動產登記中心，山西 忻州 034000）

不動產登記檔案是由不動產登記機構在登記業務活動中對不動產權利的歸屬，通過以紙質或電子記錄的方式而形成的客觀原始記錄性材料或文件。隨著社會發展變化，不動產登記檔案管理的重要性逐漸提升。各地開展了對不動產登記檔案的整合管理創新活動，這一定程度上提升了相關地區的不動產登記檔案的整合度和集約化管理程度，同時，也加強了不動產檔案信息查詢的便捷性，明確了登記機構的職責任務，從而有效提高了不動產登記檔案的整合效率，實現了不動產檔案集約化管理程度的提升。

一、整合不動產登記檔案的重要性

在整合不動產登記檔案的時候需要根據相關法律規定嚴格執行，保證以登記結構為不動產登記檔案的管理中心，同時，需要確保相關部門可以做好存儲不動產登記檔案的工作。對此，相關部門需要按照原始的檔案資料將不動產登記檔案重新組建，之后再按照相關的法律規定對其進行規范管理工作，整合檔案可以提升物權登記的工作效率和工作質量。

同時，不動產登記檔案整合重建有著重要的發展意義。首先，登記部門是促進不動產登記檔案的形成和管理機制建立的重要機構，主要目的是加強相關部門對不動產的物權管理效率。其次，整合檔案還有助于開展便民化服務工作，并且整合檔案也是物權歸屬證明的重要依據。除此之外，整合不動產登記檔案可以幫助檔案管理形成統一的管理模式，在這種情況下可以有效提升檔案信息的查詢效率，并進一步促進檔案查詢的便捷化發展。最后，整合檔案之后，需要將對不動產登記檔案進行集約管理，這種方式適應了社會需求對登記工作發展的需求，同時也順應了登記工作的發展趨勢。

隨著社會發展進程的推進，近年來部分地區對于不動產登記檔案的管理并沒有十分重視，對其工作流程和操作性質也沒有嚴格管控，因此，導致不動產登記檔案的管理并不規范。對此，如果想要加強對不動產登記檔案的嚴格、規范管理，就需要重新梳理、調整所有的檔案。

在此發展階段，隨著相關制度和機制的健全發展，國內的檔案管理逐漸呈現出規范化的發展趨勢，同時由于社會信息技術的發展，不動產登記檔案的管理模式也在調整，逐漸形成信息化的管理模式[1]。

二、不動產登記檔案整合管理要點

對于不動產登記檔案整合管理過程中發現的一些問題，需要相關部門制定統一的不動產管理標準和登記制度，并在整合不動產登記檔案的原有基礎上再次進行整合管理，以此促進新物權登記體系的形成和發展，從而充分滿足不動產登記檔案的管理要求和發展需求。對此，可以主要從目標計劃和管理機制入手，逐步落實管理職責，并建立統一性業務標準和管理制度，健全網絡風險機制。同時，通過建立協調配合機制，加強各部門之間的協作效率和聯系性，切實做好檔案管理銜接工作。

1.理順管理機制，落實管理職責

根據不動產登記制度的相關規定，在整合不動產登記檔案過程中，主要可以從三方面入手：一是關系性；二是統一性；三是全面性。

首先是關系性，在整合不動產登記檔案的過程中，需要梳理清楚所有登記檔案的實際情況和真實信息，然后再清理檔案資料。其次是統一性，通過對現有檔案進行整合，整合成為電子檔案，并建立相應的電子文檔數據庫，再將其輸入到數據庫中，進而形成統一、規范的不動產登記檔案管理。最后是全面性，全方位規劃管理登記檔案，通過完善數據庫，將登記檔案管理轉變為統一、全面的登記檔案信息管理模式，以此促進不動產登記檔案的統一管理模式，從而促進檔案管理信息查詢工作的便捷化發展，進一步提升檔案管理的工作效率和工作質量[2]。

除此之外，想要整合不動產登記檔案，實現不動產登記檔案的集約化管理，就需要整合各部門的管理職責，建立統一、規范的部門分責制度，并通過信息共享平臺的建立來實現各部門之間的資源共享，以此為不動產登記檔案的統一化管理創造有利條件。另外，在整合檔案管理的過程中需要將遵循國土為主，房管為輔的管理宗旨，將不動產登記檔案集中到國土部門中，并建立不動產登記檔案集中管理體系，只有這樣才能提升不動產登記管理效率和管理質量，從而實現集中統一的管理。

2.建立業務標準，逐步規范管理

想要實現規范化的不動產登記檔案管理制度就需要對不動產登記檔案設立相應的制度標準，并在整合不動產登記檔案的時候，要根據相關規定嚴格整合工作流程，以此確保檔案管理的整合質量和整合效果。同時，有關部門還需要根據不動產檔案信息管理的實際發展現狀和社會不動產實際情況來制定統一的檔案管理政策，從而保證檔案集約化管理的形成和發展。

另外，歸檔處理原始不動產登記檔案，在不改變其原有格式的基礎上，按照現行的統一標準對新辦理的不動產檔案登記業務進行建檔工作安排；同時，在處理過程中將原有的紙質不動產登記檔案掃描轉變成為電子檔案，針對原始的電子不動產登記檔案進行統一整合管理，然后錄入檔案管理數據庫中。按照這種情況進行整理，可以提升不動產登記檔案的信息化管理水平和信息化管理效率。

3.轉變思路，提高信息化管理水平

隨著不動產登記檔案管理工作的開展，不動產登記檔案的種類和數量也在不斷增加。因此，在開展不動產登記檔案的集約化管理工作的時候，就需要注意信息化管理模式的創新發展，針對數字檔案建設進行基礎性的研究工作，并將信息化科學技術與檔案管理模式相融合，實現不動產檔案管理的主動性和信息化發展[3]。

對此，可以首先從互聯網信息平臺入手開展，在集約化管理模式創新過程中通過與互聯網信息技術的有效結合，針對檔案配合身份證，利用芯片引導設置自動化信息關聯模式。如設置自動形式可以有效提升不動產檔案管理的定位、監督和統計功能作用，從而有效降低相關信息出現失效、失聯的情況，借此積極提升不動產檔案管理工作的高效性發展。

其次，還可以通過將不動產登記檔案與移動通信技術相結合，通過移動終端的設置開設相關不動產登記檔案管理信息的軟件或平臺，在一定程度上可以提升不動產登記信息的查詢效率，從而實現不動產登記檔案管理的便捷化發展。

最后，合理利用檔案網站的管理集合功能，充分發揮其推廣和宣傳功能，以此促進不動產檔案管理使用軟件的推廣發展；還可以將類似于微信平臺等互動交流的軟件平臺，建設成為不動產信息交流平臺，以此加強工作人員與群眾進行互動交流，加強雙方之間的聯系性，從而加強整合不動產登記檔案的集約化管理。

4.建立協調配合機制

由于整合、集約化管理不動產登記檔案所需要涉及的部門和業務較多。因此，需要加強不同部門之間的聯系交流，整合各部門的管理職責，建立統一、規范的部門分責制度，并通過信息共享平臺的建立來實現各部門之間的資源共享，以此為不動產登記檔案的統一化管理創造有利條件，并在各部門的共同協作之下提升不動產登記管理檔案的整合度和集約化程度[4]。

在整合不動產登記檔案的過程中，雖然看似較為容易，但實際上卻有著很大的難度，因此需要相關部門投入大量的時間和精力以及資金，并且在實踐整合的過程中也會遇到許多的難題。所以在對不動產登記檔案開展整合工作的過程中，需要將不動產登記檔案的現實發展條件和發展現狀相結合，在此基礎上制定統一的集約化管理模式。在這種情況下，就可以有效提升相關部門整合不動產登記檔案的效率和質量，并促進不動產登記檔案的集約化管理程度不斷提升。另外，通過建立協調配合機制，可以促進各部門之間的協調交流工作，有效提升檔案管理業務的銜接性。

5.提高對不動產登記檔案資料的保密意識

在加強不動產登記檔案的信息化管理建設之后，可以利用健全化的信息化管理體系對不動產登記檔案進行管理，促進不動產登記檔案形成統一化歸檔模式以及便捷化的信息查詢模式和新型管理模式的進一步發展。

同時，還需要關注到登記檔案的保密性管理，提高對保密檔案的重視度，并加強對檔案管理的保密意識。對此，可以通過對檔案管理體系實行相關的保密措施，并對相關人員開展相關檔案管理保密培訓活動，以此保證對不動產登記檔案的安全性管理，提升相關工作人員的安全保密意識，并通過培訓學習提升相關人員的檔案保密管理水平；建立不動產檔案管理保密機制和保密制度，嚴格落實相關管理制度，以此加強不動產檔案管理的安全性，從而降低不動產登記檔案泄露風險。

結語

綜上所述，隨著國內社會經濟的發展，保障人民財產安全性的不動產登記工作也越來越重要，因此，各地開展了對不動產登記檔案的整合管理創新活動，結合不動產登記工作的開展要求和現實條件，在創新實踐過程中需要提升對不動產檔案管理的重視度，并加強對不動產登記檔案管理工作的整合和集約化管理。同時，針對檔案管理工作的整合難點和集約化重點實行有效措施，以此來把握好不動產登記檔案管理的發展方向。并將現代化科學技術融入不動產登記檔案管理實踐中，以此提升不動產登記檔案信息化管理水平。這在一定程度上提升了相關地區的不動產登記檔案的整合度和集約化管理程度，同時，也加強了不動產檔案信息查詢的便捷性。