如何運用“五位一體”協同機制提升醫院檔案管理質量

王英臣

（日照市莒縣婦幼保健計劃生育服務中心，山東 日照 276500）

隨著信息技術和互聯網技術的應用和普及，傳統醫院檔案管理方式已經無法滿足現代社會的需求，醫院必須摒棄傳統的檔案管理理念，創新檔案管理方法，提高檔案管理質量。如今醫院的發展目標已經從以往的追求經濟效益逐漸轉換為社會效益，而想要提升醫院社會效益，完成現代化發展，就需要運用“五位一體”協同機制，加強檔案管理。“五位一體”協同機制包括職責、流程、制度、標準和考核，合理運用“五位一體”協同機制能夠有效促進醫院檔案管理質量的提升。

一、醫院檔案管理的重要價值

時代在不斷變化，想要適應新的社會環境，實現長久穩定的發展，就需要不斷進行體制的改革，醫院擔負著群眾生命健康安全的重要責任，是組成社會的重要機構。社會大眾對醫院提出了更高的要求，新醫改的出現也意味著醫院需要對包括檔案管理在內的管理工作進行進一步的改革和完善。

醫院檔案主要包括醫院發展的具體信息、患者的就診信息等等，這些信息對醫院來說至關重要，合理運用“五位一體”協同機制能夠為醫院提供大量具體的參考數據。科學化、專業化的檔案管理體系能夠為醫院的學術研究和醫療技術發展提供詳細的實例資料，有效提升醫院整體的工作水平。同時，詳細的醫院檔案能夠在患者診治的過程中，為醫院提供類似的病例資料和康復數據，提升診療的成功率[1]。同時，高質量的醫院檔案管理還能夠幫助解決醫患糾紛。如今醫患糾紛事件越來越多，對醫院和患者都造成了非常不利的影響，在這種情況下，如果醫院能夠提供真實詳細的檔案數據，就能夠有效化解醫患糾紛，對醫院和患者都有著重要的意義。

除此之外，檔案資料中還詳細記錄著醫院的發展過程，不同時期的檔案代表著醫院不同時期的發展歷程，醫院可以從檔案中找出優勢和不足，為之后的發展提供明確的方向。醫院檔案管理能夠提供很多真實有效的重要信息，但是因為信息種類較為繁雜，數量較多，如果缺少完善的管理機制，很容易出現管理問題。因此，醫院應該改變傳統的檔案管理理念，運用“五位一體”協同機制，提升醫院檔案管理的效率和質量。

二、當前醫院檔案管理工作中的不足

1.缺少專業的檔案管理人才隊伍

如今部分醫院還是缺乏對檔案管理的重視，甚至有的醫院讓很多非管理專業的工作人員兼職檔案管理工作。每項工作只有交給專業的工作人員進行，才能夠發揮出其職責作用，發揮出崗位該有的價值。但實際上目前部分醫院就職的檔案管理人員并非專業的檔案管理人員，大部分都是其他崗位“兼職”的，不僅缺少基本的理論知識，還缺乏足夠的實踐經驗和相關的職業素養。而且，檔案管理工作對于他們來說是一份額外的工作，并不是他們的主要職責，這就導致兼職檔案管理的工作人員積極性大大下降，檔案管理的質量和效率不高。由于缺乏專業的管理知識和管理技能，導致檔案管理時常發生一些缺失患者病歷的錯誤，造成大量醫患糾紛事件發生，使醫患關系進一步緊張。

2.缺少完善的檔案管理制度

信息技術的融合能夠大大提升檔案管理的效率和質量，信息化檔案管理制度是順應時代發展的一種表現，也是有效開展檔案管理的保障，這就需要醫院建設完善的信息化管理模式。但是目前部分醫院缺少信息化建設的意識，甚至連傳統的紙質檔案管理工作都難以有效開展，醫院檔案管理質量大大下降。由于很多醫院對檔案管理工作的重視程度較低，導致這些醫院不愿意投入大量的人力、物力、財力資源在信息化建設中，而是將大量資源投入到醫療科研上面。資源投入的不平衡導致醫院檔案管理工作無法有效開展，發揮不了醫院檔案的實際作用和價值。

3.管理意識薄弱，管理內容混亂

如今部分醫院的管理意識較為薄弱，只重視紅頭文件的收集忽略了其他檔案資料的整理。比如醫務活動過程中產生的資料、學術活動的報告以及醫護工作人員發表的科研成果。很多醫院也會收集和整理這些檔案，但是并不夠全面，比較零散，導致這些檔案資料的實際參考價值較低。

另外，檔案管理工作通常是由醫院的行政部門負責，但是由于醫院工作要求，行政部門無法管理所有檔案。通常情況下，行政部門負責管理音像檔案、科技檔案以及文書檔案，而醫療文書檔案則分散在各個科室部門，檔案管理工作不夠集中。

三、運用“五位一體”協同機制提升醫院檔案管理質量的策略

1.全面強化檔案管理人才隊伍的建設

在信息時代下，想要提升醫院檔案管理制度，就需要一支專業的高質量檔案管理人才隊伍。醫院檔案管理人員不僅需要具有扎實的理論知識基礎，還需要擁有正確的檔案管理觀念和豐富的管理技能。首先，醫院需要組建一支專門的檔案管理人才隊伍，而不是從其他科室抽調人員進行兼職。醫院可以通過醫院網站、新媒體等從社會中招聘，也可以選擇和相關高校進行合作吸納人才，提高招聘門檻，從根本上提高人才質量。其次，醫院可以對現有的檔案管理人員進行培訓，轉變他們傳統的管理理念，提高他們對檔案管理的重視程度。醫院可以聘請相關的檔案管理專家來進行定期的系統性培訓，加強現有人才隊伍的理論基礎知識，有條件的醫院還可以幫助檔案管理人員去其他醫院進行學習，豐富檔案管理經驗，提升醫院檔案管理人才隊伍的整體素質。全面強化檔案管理人才隊伍的建設，是有效開展檔案管理工作的重要前提，也是提升醫院檔案管理質量的重要途徑。

2.明確檔案管理職責

“五位一體”協同機制包括職責、流程、制度、標準以及考核，該機制以明確職責為管理體系，開展檔案管理工作。因此，醫院想要提升檔案管理的質量，就需要明確管理人員的職責和義務，有效落實《檔案法》和《保密法》，進一步提升醫院檔案管理的質量和效率。

首先，醫院應該引導檔案管理人員深入分析“五位一體”協同機制，將其與檔案管理工作進行有機融合，轉變傳統的管理理念，結合醫院的實際情況有效開展檔案管理工作[2]。醫院檔案的管理需要規范化、精細化、科學化，這不僅需要管理人員擁有扎實的理論知識基礎和有效的管理手段，還需要檔案管理人員擁有良好的職業道德素養，明確自己的職責義務。

其次，為了激發檔案管理人員的工作積極性，醫院應該進一步完善獎懲機制，對表現優秀的檔案管理人員給予一定的物質獎勵和精神獎勵，樹立良好的榜樣；對那些工作態度消極，頻繁發生檔案錯誤管理情況的管理人員給予合理的懲罰，約束整個管理隊伍的不當行為。

3.檔案管理流程精細化

傳統的醫院檔案管理工作流程過于煩瑣，效率不高，很多環節起到了重復的作用，很容易發生信息錯誤記錄的情況。基于“五位一體”協同機制，醫院應該改變傳統的檔案管理流程，細分流程找出其中需要管理的重點內容，提升整體的管理效率。

4.加強安全管理減少風險發生

雖然很多醫院開始著手進行檔案管理信息化建設，但是依然有大量檔案資料仍舊以紙質形態保存，而且就算是電子檔案也會發生一定的損壞風險，從而給醫院造成巨大的損失。醫院需要培養檔案管理人員的安全意識，加強醫院檔案的安全管理，減少意外風險的發生，提升檔案管理的質量。

首先，檔案管理人員應該制定好風險防范計劃，對那些可能發生意外風險的檔案管理環節提高重視，完善應急方案，當意外風險發生的時候按照方案的流程解決風險。其次，對重點檔案要做好防火、防水、防盜和防蟲的工作，并阻止非檔案管理人員的其他人員進入檔案存放室，有效保障檔案的安全性。

5.加強基礎管理工作質量

醫院檔案管理工作的流程應該更加形象化、具體化，并量化最終的管理結果，加強基礎管理工作質量。一方面，檔案管理人員應該做好檔案的歸納、整理和分類工作，并設置檔案借閱登記表格，完善基礎檔案管理工作。檔案的分類要細致明確，例如聲音資料、圖像資料、實物資料、醫院發展歷程、重大醫療事故、醫療技術研發等等，細致明確的分類能夠幫助醫院在需要的時候快速找到自己需要的檔案資料，節省尋找時間提高效率。另一方面，檔案管理人員還應該重視收集活動檔案資料，例如醫務活動、科室工作人員的科研活動及成果、學術報告等等，來豐富醫院檔案的內容。

6.加強與各科室的溝通交流

醫院檔案管理是一項重要的管理工作，也是醫院運營發展過程中重要基礎工作，因此，檔案管理質量的高低不僅與檔案管理人員有一定的聯系，同時，也和醫院各個科室有著緊密的聯系[3]。醫院檔案管理人員在完善管理制度，規范管理流程的同時，還需要走出自己的思維限制，加強與各個科室之間的溝通交流。建立緊密的合作關系之后，檔案管理人員才能夠根據各個科室的實際情況來收集整理醫院檔案資料，滿足各個科室的不同需求，從而促進醫院整體發展。

結語

綜上所述，在新時代背景下，醫院需要改變傳統的檔案管理模式，提升檔案管理的整體質量。醫院應該運用“五位一體”協同機制，加強檔案管理人才隊伍建設、完善制度、規范管理流程，確保檔案管理工作有效開展。醫院需要在新時代下迎接挑戰，克服困難，才能夠不斷提升醫院檔案管理質量，促進醫院整體工作水平的提升。