醫院人事檔案管理中存在的問題及對策探索

楊卜爾

（朝陽市中心醫院，遼寧 朝陽 122000）

一、當前醫院人事檔案管理過程中存在的問題

1.人檔分離現象比較嚴重，制約工作效率

在相關的人才流動的這一過程中，有部分單位為了防止人才外流，會對相關人員的檔案進行扣押。這樣做其實按照實際情況來講，是不能達到留住人才這一目的的，同時，還可能會使得人才與原單位之間的關系比較僵，這樣就會使得大多數的人才會放棄檔案也要離開原來的工作單位，這樣的結果往往是兩敗俱傷，醫院沒有使人才留下來，人才也沒有拿到檔案，造成人檔分離的現象[1]。

一些人事代理人員的檔案一般都是會放在人事代理處，這樣也會使得人檔分離。在目前醫院中使用越來越多的編外人員，用人單位也會出現這樣的現象，這樣的人員數量越來越多，這種情況也是會給現在的醫院的管理帶來很多不方便的地方，這樣也會使得工作效率受到一些影響。

一些員工被原單位解聘，或者是員工自行離職，雙方沒有進行及時的相關轉移手續的辦理，這樣也會造成人檔分離的現象。

2.醫院人事檔案管理不規范

在進行相關工作管理時，因為沒有進行及時的規范，使得一些零散材料沒有被及時地整理收集起來。這其中包括很多中不規范，比如相關的單位歸檔不及時管檔的單位沒有進行催要對于那些沒有送交歸檔材料的部門沒有完善的管理制度，不能有效地對其進行約束、管檔單位與應檔單位之間沒有進行很好的溝通或者是缺少相應的管理制度，這些因素都會使得那些比較零散的資料不能被及時的歸檔。

在進行檔案傳遞時期，缺乏齊全的手續或者是比較完整的資料，這樣的現象經常存在。在進行轉遞時期沒有填寫相關的調檔函，沒有通過必要的機要通道或者是沒有專人進行送遞，甚至有一些單位會出現由本人遞交人事檔案，這是嚴重違反轉遞制度的行為。在進行轉遞工作之前，其零散的資料也沒有被及時歸檔，相關的人事檔案未進行及時的整理，這就使得相關檔案是內容不夠全面也不夠完整，這樣的現象經常發生，且沒有相應的管理制度，使得在進行管理的時候感覺這個工作特別雜亂[2]。

針對于那些工作性質和工作類型不同的工作人員來說，在進行平時或者是進行檢查時對其人事檔案管理的程度的不一樣的，有的比較嚴格，而有的就比較松散。比如對于編外人員和編內人員來說，他們的檔案的管理標準就是不一樣的，這樣就會出現檔案質量之間有所差異，好壞都有，魚龍混雜。對于臨時工或者退職退養或者是已經死亡的員工的檔案管理就比較松懈。在進行檔案管理的過程中，經常會出現一些問題，比如平時的檢查結果與年底的檢查標準不一樣，這就使得在進行給管理的過程中，不能夠很好地實現高標準和嚴要求的這一目標。目前。很多醫院單位都是在進行檢查工作之前才開始突擊整理，在平時的時候基本上是不對這些進行好好管理的。

3.對于應屆畢業生的檔案管理比較混亂

醫院單位每年都會招收一批應屆畢業生，在對這些學生的人事資源管理時，就出現了比較混亂的情況，這也會對檔案的規范化管理的深入推行產生很嚴重的影響，隨著人事代理制度的不斷推行，用人結構也發生了一定的變化，與其初衷相比，醫院人事在其進行代理的過程中存在著一些問題。面對新畢業生的檔案管理，代理中心與每一個基層單位在進行處理的時候意見不一致，對于研究生來說，他們的檔案是分兩部分，一部分在用人單位，另一部分在代理中心，這在對其進行工資確定、工齡以及預備黨員的轉正等幾方面相關工作辦理時就會出現不方便的現象，這一定會對工作效率產生一定的影響。根據近些年醫院在對新員工錄用情況的統計情況來看，醫院相關的人事檔案管理在對新員工的檔案進行管理時出現了比較混亂的情況，這對于工作效率來說就產生了很大的影響，同時，對于檔案的統一管理來說也沒有提供方便有效的方法。如果想在這方面對工作效率有所提高，就需要要對不同的工作性質的人員的檔案在管理時的相關要求要統一，同時，還需要制定統一的標準[3]。

4.缺乏信息化管理

目前，有部分領導沒有對檔案工作進行重視，其思想觀念還沒有進行實質性的轉變。雖然目前大多數單位都是引進了比較先進的設備，但是這些設備并沒有被好好利用，經常是變成了擺設，這樣就使得相關的設備在實際的工作中沒有發揮其真正的價值，這也對于管理工作來說沒有起到幫助作用。有些單位引進這些設備的根本目的其實就是為了應付上一級的檢查，等到相關的檢查過去之后，設備就逐漸地變成了擺設，還有些是因為缺少對相關的人員進行設備的使用管理培訓，在進行使用的時候也只是使用設備表面上有操作簡單的功能，對于那些比較強大比較有效的功能沒有進行完全的開發利用，這也使得在進行相關的檔案管理時沒有更好地進行信息化管理，現在的科學技術已經日漸發達了，信息化的手段能夠幫助相關的檔案管理工作收入大部分的人員信息，且在使用的時候是可以進行快速查找的，代替了傳統的手寫或者是紙質檔案。但是因為缺少相關專業人員進行更好的操作，其就不能發揮其中比較有價值的作用[4]。

二、對醫院人事檔案管理工作進行加強并提出對策

1.加強宣傳力度，提高檔案意識

提高檔案意識這對于檔案工作來說是有著比較重要的推動作用的。檔案意識與檔案工作之間存在著比較密切的關系，二者之間相輔相成并且存在著制約關系。擁有良好的檔案意識，才能在進行相關的工作時可以更好的完成，比如檔案的資料的收集工作，及時地對這些資料進行收集才會使檔案變得更加完整和準確，目前想提高檔案意識的主要的有效手段就是進行宣傳。這對于醫院的人事檔案工作來說也不例外。相關的工作人員對于醫院所擁有的資源和機會要進行充分利用，比如向領導進行匯報工作或者是普及相關知識，及時地向相關領導進行有效的匯報，經常與領導進行交流，這樣可以盡最大地努力去爭取到領導的理解和支持。

領導重視到檔案管理的重要性，這也是做好這一項工作的有效保障，這也是醫院實現科學管理的前提條件。醫院領導要把人事檔案管理這一項工作作為重要內容進行切實執行，與醫院的建設進行同步發展。同時，醫院還需要積極宣傳人事檔案管理的意義，并且加強對相關法律的學習，這樣可以使得醫院職工都可以認識到其重要性，了解到檔案是與醫院的日常工作之間的聯系是非常密切的，這樣就可以更好地讓大家對這一工作進行支持。

2.制定相關的管理制度

在這項工作的日常管理中，醫院要制定相關的制度，這樣可以使這一項工作得到更好的發展，在開展工作的時候按照制度辦事。同時，還需要對此進行監督，這樣可以使得相關的制度能夠更好地被落實，并且取得一定的效果。在制定和完善一系列的相關的制度的同時，還需要對此進行嚴格執行，在制度下做到公平公正，維護制度可以更好地發揮其效力。還需要對人事檔案進行保密工作，同時，還需要對這些檔案進行合理的開發和利用。要對工作人員的崗位職責進行進一步的明確，并且還需要制定相關的工作規范，嚴格按照工作規范開展工作，進一步地規范自己的工作行為，這樣可以做到從制度上解決漏洞。檔案的管理部門要與材料部門之間加強溝通和聯系。根據科室的實際情況，建立與其匹配的檔案收集網絡系統，這樣可以使得收集工作變得更加程序化以及制度化[5]。

三、加強人事檔案管理的業務建設

1.收集資料要做到全面細致及時

在進行檔案材料的收集工作時，相關工作工作人員要注重平時的工作。在開展工作時，要做到及時收集，同時，還要注意的是在進行收集工作時候一定要全面細致。對此還要提出相關要求，在一個月之內及時把相關材料歸檔，這樣可以不斷地使干部的檔案內容能夠進一步的充實，同時，也對其信息量進行了擴展。

2.認真審查歸檔材料

為了確保所收集的資料是真實準確的，在進行材料的歸檔時，相關的管理人員要按照相關的規定嚴格辦事，堅持真理原則。對材料的內容進行仔細的審查和篩選。

3.嚴格按照標準執行

在對材料進行整理的過程中，要學習相關的檔案整理的新方法。每隔一段時間，相關部門都要抽出時間按照相關的原則對人事檔案進行整理，這樣可以使得檔案能夠更加清晰有序。

四、建立專業化人事檔案管理團隊

檔案工作者的綜合素質在某種程度上決定著這項工作的管理水平。因此，必須要對相關的管理人員進行培訓，使他們更加具有專業化的素質，并且用科學的思維和積極的態度來更好地開展這項工作。通過加強對相關工作人員進行專業培訓使得其具有現代化檔案管理的能力有所提升。

檔案管理工作者要具備良好的從業態度以及敬業精神，積極地掌握相關工作的新知識和技術，對醫院檔案管理的現代化所包含的具體內容進行及時深刻的了解。醫院舉辦必要的業務培訓會，對相關的工作人員進行更加全面的業務培訓，這樣可以使得從事這項工作的工作人員能夠掌握基本技能。

結語

總的來說，醫院人事檔案管理工作在整個醫院的發展中都處于比較重要的地位，其作用也會跟隨著醫院的發展有所體現。重視和加強這一項工作都是符合現在的時代發展需求的，人事檔案管理工作也推動著醫院的全方位的發展