基于信息時代背景下學校檔案管理的創新途徑研究

江 東 馬守芹

（1.山東第一醫科大學（省醫學科學院），山東 濟南 250000；2.山東濟南錦坪學校，山東 濟南 250014）

學校的檔案管理通常就能體現各層次的學校每個階段的工作方面與活動狀況，發展態勢的必須具有的因素，隨著高新技術的在檔案管理中的運用，往往會使檔案管理存在的問題層出不窮，那么就要對檔案管理流程進行創新與規范，并落實信息化標準，實現檔案管理的實效性與高效性，以適應現代社會的發展要求。

一、學校檔案管理信息化建設存在的問題

1.檔案管理體制陳舊

許多學校的檔案管理方式依舊的以傳統手工藝制作為工作方式，檔案材料管理的信息發展、科技進程推進都比較慢，而檔案管理方面沒有制定具體的標準，操作起來各家使用自己操作辦法，造成了很大的人員方面和資源方面的浪費、財產資源與物品資源浪費，不符合構建節約型社會的規則出發。越來越多的學校有著比較分散的檔案存放管理規則，比如教務處、財務部門的賬簿管理、人事檔案管理等部門它們都有自已的檔案存放處，檔案管理運行體制的老化也往往也會導致檔案管理工作很難更好地開展成科學規范化標準、制度統一化，并且各種數據的銜接和資源的重復利用也不很高，不可能方便各種數據和資源共同 普及[1]。

2.檔案管理形式單一

信息化檔案管理建設與其形式、內容有著密切聯系，大多數學校的檔案管理結構單一，缺少個性特征。比如各層次的學校有著較大量的比例的文書檔案材料，但針對教學、科技研究以及學校培養的畢業生狀況等方面的檔案所占比例低等因素，這種人事材料檔案層次結構往往會導致檔案信息的開發與利用方面范圍變得非常狹小，很難適應當今社會發展現代社會對檔案科學化信息的更多樣化功能的滿足和要求[2]。“一個大的模式”成為各級學校檔案管理的共同毛病，檔案平時記錄總是只注重老師和員工的政治身份地位、成長過程和思想現狀表現，不怎么常見有對個人的道德標準、能力素養等等各方面的記載，這種檔案管理的形式缺乏個性特征，不利于檔案管理信息化建設得更一深層次研究與開發利用。

3.檔案管理開發利用落后于社會發展的需求

各層次學校檔案管理的信息化建設離不開檔案數字化的硬性發展，但從目前大部分學校來看，普遍存在著數字檔案資源缺少，維護保養成本居高不下，利用效率過低的矛盾總是存在。就其原因來說，是因為該層次的學校仍然采用舊的管理方式和操作方式來進行檔案管理，不僅利用檔案的水平低，而且成果積累度明顯不夠，主要精力放在檔案材料的收集與歸類和檔案材料備份檢查上，搞得檔案管理提供方面的信息利用服務方式難以滿足新時代社會發展的要求。

4.檔案管理者重視程度偏弱

學校對檔案管理的管理的重視程度不夠往往體現在財政資金投入上不到位，并且還被常常挪用，大多數學校檔案管理方面的基礎設備年久失修或更換，并且很多的學校沒有專門的運作檔案方面電腦設備系統，常常都是利用淘汰的辦公微機來代替或應付上上級檢查使用。信息化檔案管理的建設者們就需要大量地開發運用信息化軟件建設、建立數據庫備份系統維護，同時還需要各層次的進行大量人員資源的配置到位，軟硬件設備競標與政府購置等等，而這些內容往往和財政投入的資金大力支持是緊密相連的[3]。

5.檔案管理規范度低

統一化、標準化、規范法意識的鮮有是當今各層次學校檔案管理普遍存在的通病。檔案信息化建設出發點就是為了在社會大數據庫中共同享用檔案信息的交換利用，使檔案資源能夠更加地被研究和使用，而這方面的信息資源的共同使用，需要在各個部門建立統一的檔案管理信息規范化、系統化各各層次，運用起一個統一的使用規范，用這個方式建立的想實現的制度標準往往是實現數字化、信息化檔案管理的前期條件。但對于現在的各層次學校檔案管理規范度不高，有關標準要求缺乏通用性與實用性，使得檔案材料管理信息的快速化建設缺乏制度與財政資金的保障支持[4]。

二、學校檔案管理的規范創新途徑

1.完善檔案管理體制

學校檔案管理體制的完善與健全需要嚴格遵守國家頒布的《歸檔文件整理規則》進行。首先，要求加強檔案材料管理操作程序進行明確，不僅僅是為了建立檔案材料管理工作數據，同時還需要對各個部門的相應職責進行進一步的明確，將工作內容落實到每個人身上，并對工作中可能出現的矛盾與問題提前預測和苗頭性的問題及時處理；其次，需要對結學校各種狀況形成一個優良的檔案管理體制機制。比如，針對學生與教師數量不多的學校，可以將人事檔案劃分為人事檔案材料室或者檔案管理室，這樣就方便于管理與運用，并且能夠有效避免管理上的凌亂不堪。相對于層次高人員多的檔案室，其檔案類別廣且數量也多，極少的時間無法對其進行更新維護和升級，所以可以將工作的重心運用在工作流程維護和制度的執行上；最后，學校還應當建立各種制度來對應，舉例說明：人員制度管理、交接檔案規則、保存與維護利用說明、安全消防保密制度等方面，就能使檔案管理體制更大化地發揮其自身價值所在。在檔案管理中，實現規范化管理的主要方面就是對檔案管理各項制度進行進一步的修訂和完備，擁有完整的規章和制度規范是能夠將檔案管理工作的隨意性降低的，使得檔案加強管理開展起來能有條不序的按照設定的規則進行，促使檔案管理工作的穩定可長期發展。往往是規章制度在制定裝冊后，還需要更加地嚴格按照規章制度來落實相關方面的工作，同時在后面的各項管理工作中，根據現實發展情況來對規章制度進行合理的調整與修訂完善是分不開的，促使其管理制度模式能夠不斷得到優化和更新。而且學校還需要持續不斷地加強對現有檔案管理工作的考核工作與評價綜合驗收工作的雙機并行，根據管理制度落實、管理效率提高、實際工作需求等方面的內容來設計全面的工作進度標準；最后，檔案管理者還需要對自身的思想狀況與工作態度進行合理的調整，對從業者工作性質和工作職責在十分了解和把握的基礎上，同時積極收集學習社會上的各項新的信息技術資料，并在認真負責的工作態度下不斷改進管理方式，使得學校所有門類都能夠對自身所需的資料進行資源利用，進而提高檔案的使用效率。

2.提高檔案管理價值

避免檔案出現“一個大的模式”、鮮有突出個性的情況發生，學校最大化的提高檔案管理目標，解決好要能夠反映人員的個人親身經歷、優良品德作風以及政治思想表現，還更多地能更好地表現個人專業技術水準、業余愛好、研究水準以及知識架構等等，加強管理人員的職業特長與個性的培養。

3.推進檔案管理開發

首先，學校可以用最基本材料來構建信息數據庫建設，建立的過程中就需要確保檔案數據庫存信息資料的絕對真實與完整性，一旦出現檔案數據的各方面與原始材料檔案保存記錄不相符的情況發生時，這就需要對其存在性進行仔細篩查與去偽存真；其次，在將紙質檔案材料轉變成電子數據檔案的轉換過程中，要更加地需要確保檔案信息的準確程度與完整的統一性方面；最后，檔案資料內容需要全面詳實且非常的準確。以此為前提對檔案管理進行開發，建立起有度的差異查詢、對比、判斷研判以及歸類的檢索工具，除此之外，檔案管理信息化建設者還需要為實現資源共同運用而加大規范，往往要保護職工在使用資源共享方面更加方便的前提下，加大對各種資源調用的規范性進行明確表示，加強大數據共用。同時需要盡可能地消除資源共享所帶來的安全不穩定因素，嚴格地來執行局域網內和外網的隔開，不定期進行備份數據和維護，提升職工的身份信息安全與網絡運用的安全保護意識。

4.加大管理資金投入力度

學校的主要負責人必須有認識檔案管理信息化建設的重要性的認識程度，并給予高度的支持力度，將檔案管理信息化建設方面所需要的專項資金投入納入學校的財政預算當中去，并盡最大可能地將其經常化劃撥、制度化以及專項化保障范圍。

5.規范檔案管理水準

為了更好地提升檔案管理信息化的總水準，在檔案信息化建設發展的整個順序中，各級學校都急需要注重相關的標準規范的制定與推行，同時就需要研發者有著統一的規范標準與管理的應用相同的軟件而使用。首先，這就要求對檔案管理標準規范進行制定、規劃，運用一致的使用標準來促電子數據的排序、使用、轉發、保存的有序化，從而減少重復建設、各自為政的情況；其次，應對系統軟硬件設施進行整理，像文件數據保存庫、檔案不同種的數據備份壓縮包，數據的更新與交換、安全密碼鎖的使用等等。

結語

檔案管理的信息化、規范化建設的前提條件是規范化與創新并存發展，學校應當具有先進的管理意識和擔當精神，不斷地與社會接軌修訂建立各項檔案制度和檔案規范，創新管理方式，通過成熟的網絡技術與完善完全的的軟硬件機器工具來提高檔案管理信息化提高水平，從而更好地加強為學校科學研究、教學質量、師德水平的提高而服好務。