水利工程檔案管理存在的問題與應(yīng)對措施

高佑國

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;問題;應(yīng)對措施

一、水利檔案管理概況及問題

1.管理意識淡薄

從目前很多水利工程建設(shè)單位在檔案管理的工作實(shí)踐來看，普遍存在高度重視工程建設(shè)質(zhì)量，而檔案管理卻無人問津的情況。水利工程項(xiàng)目的檔案管理的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查都沒有得到足夠的重視，導(dǎo)致我國水利工程檔案管理工作長期處于被動(dòng)的局面。理論的缺乏導(dǎo)致實(shí)際的管理工作也形式化，通常情況下是水利工程竣工時(shí)，才會(huì)組織相關(guān)人員就整個(gè)工程有關(guān)的檔案資料進(jìn)行整理，這不免會(huì)遺漏很多關(guān)鍵的信息，由此產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)上的糾紛，直接影響整個(gè)水利工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，甚至?xí)l(fā)工程建設(shè)過程中的一些安全問題。

2.缺乏管理制度

水利工程項(xiàng)目一般都有著較大的規(guī)模，涉及面廣泛，包含的各種檔案資料眾多，管理人員要想使檔案資料能夠歸檔齊全和準(zhǔn)確規(guī)范，必須要遵守國家有關(guān)檔案管理所制定出的各項(xiàng)規(guī)章制度，從自身實(shí)際出發(fā)，遵循單位所制定的各種檔案管理規(guī)范。水利工程建設(shè)單位必然要建立健全完善的檔案管理制度，在其中明確各項(xiàng)主體及責(zé)任，規(guī)范檔案資料范圍，讓檔案的管理工作可以和水利工程項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度同步開展，才能夠保證檔案的完整性和科學(xué)性。如果遺漏或是弄錯(cuò)一些檔案信息，就會(huì)對今后的水利工程的建設(shè)管理、竣工查收、維護(hù)檢修、改造利用造成不便。完善的管理制度既為檔案管理工作提供了可靠依據(jù)，又是質(zhì)量保障。

3.管理信息化弱

早在20世紀(jì)80年代，我國對水利工程檔案的信息化管理就予以了一定的重視，2003年《全國水利信息化規(guī)劃》的出臺(tái)就對水利事業(yè)信息化管理提出了標(biāo)準(zhǔn)。信息化管理是未來水利工程檔案管理轉(zhuǎn)型和發(fā)展的主要方向，然而由于水利檔案信息內(nèi)容眾多，涉及面廣，在實(shí)際的管理中因多種客觀因素的影響，致使檔案管理變得非常復(fù)雜。很多水利建設(shè)單位在檔案管理上信息化水平和能力低是常態(tài)。基于信息化背景，雖然CAD等現(xiàn)代技術(shù)愈加成熟，水平也不斷提高，應(yīng)用也日益廣泛，很多水利部門基本實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。但在檔案管理上仍然缺乏足夠的硬件設(shè)備，紙質(zhì)檔案管理趨勢未變，很多單位并沒有構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，檔案服務(wù)和利用模式仍然比較原始。一方面對先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)和利用力度不足，另一方面則是管理人員自身的信息化素養(yǎng)不夠。

4.人員素養(yǎng)不高

由于單位領(lǐng)導(dǎo)層本身對于水利工程檔案管理的重視程度不夠高，因此在對檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)上也缺乏足夠的投入。水利工程建設(shè)單位的檔案管理人員自身的專業(yè)業(yè)務(wù)知識還需要不斷強(qiáng)化，他們的管理理念也沒有及時(shí)更新，在管理方法上仍然比較傳統(tǒng)，還是習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的收集與整理。這部分人群通常年齡較大，是由其它崗位轉(zhuǎn)來，很多人甚至身兼數(shù)職，在檔案管理上缺乏足夠的時(shí)間和精力的投入，使得檔案管理工作的質(zhì)量和水平提高受到嚴(yán)重影響。有一部分年輕的檔案管理人員雖然素質(zhì)較高，能夠很快適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)操作與設(shè)備使用，但是在檔案管理上的專業(yè)素養(yǎng)還需提升。單位的待遇和考核問題也是影響管理人員工作積極性和主動(dòng)性的重要因素。

二、規(guī)范水利工程檔案管理

1.落實(shí)水利工程檔案管理工作制度與標(biāo)準(zhǔn)

制度的制定對于提高工作的質(zhì)量有著重要的價(jià)值，同時(shí)制度也是約束各級人員工作的基礎(chǔ)。通過制度約束人與事，讓各項(xiàng)工作順利的實(shí)施，切實(shí)解決工作中的問題，提高水利檔案管理水平的提升。就目前來說，水利工程檔案管理需要遵守國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，還要發(fā)布符合工程項(xiàng)目要求的管理制度，讓檔案管理順利實(shí)施，促進(jìn)總體水平提升。

2.保證水利檔案資料收集達(dá)到完整性要求

水利工程檔案管理是開展水利工程規(guī)劃與建設(shè)的基礎(chǔ)與根本，讓水利工程檔案管理順利的實(shí)施。全面做好水利工程檔案管理工作，達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，確保任何水利工程項(xiàng)目都能夠順利的實(shí)施，切實(shí)提升水利工程檔案管理效果和質(zhì)量。只有完善的水利工程檔案資料，才能記錄水利工程檔案的實(shí)際情況，提高水利工程施工效率和質(zhì)量，為今后水利工程建設(shè)提供基礎(chǔ)。

三、全面開展水利檔案管理體系建設(shè)

1.合理開展水利檔案分類立卷歸檔工作

一是應(yīng)該保證水利工程建設(shè)與管理人員協(xié)調(diào)開展工作。水利工程檔案管理要落實(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)管理工作，提高各級人員管理的專業(yè)素質(zhì)水平，并且確定各級人員的工作責(zé)任，提高工作質(zhì)量和效果。在水利工程資料收集階段，施工單位做好全面工作，并且受到監(jiān)管機(jī)構(gòu)的管理，以提升總體工作效果。二是加強(qiáng)檔案管理人員之間的溝通與交流。檔案管理工作人員相互幫助，共同開展檔案管理工作，保證檔案工作的順利實(shí)施，提高水利檔案管理的總體水平，保證水利工程建設(shè)施工順利進(jìn)行，對于未來發(fā)展也會(huì)起到一定的促進(jìn)作用。

2.全面落實(shí)水利檔案管理信息化建設(shè)

水利工程檔案管理的作業(yè)人員全面落實(shí)水利工程主管單位關(guān)于檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，明確相關(guān)工作要求，全面有序的組織進(jìn)行水利工程檔案管理，保證水利檔案管理制度有效的落實(shí)，符合當(dāng)前我國水利工程建設(shè)與發(fā)展的需要。此外，還要充分利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案數(shù)字化改革與發(fā)展，構(gòu)建出完善是水利工程管理檔案體系，達(dá)到信息化、數(shù)字化管理的要求，發(fā)揮出水利檔案管理作用，提高水利工程檔案管理的總體水平。

四、落實(shí)各項(xiàng)保障措施促進(jìn)水利工程檔案管理有序進(jìn)行

1.組織保障到位

水利工程檔案管理作業(yè)人員采取流水作業(yè)的方式，一個(gè)部門沒有完成的工作，會(huì)給整個(gè)水利工程檔案工作進(jìn)度造成不利的影響。一是加強(qiáng)單位組織管理。各級單位的負(fù)責(zé)人全面組織開展檔案管理工作，讓檔案工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定開展工作，促進(jìn)檔案管理水平的提升。二是全面落實(shí)監(jiān)督與管理措施。水利工程檔案管理單位跟蹤管理各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案工作有效落實(shí)。

2.人員保障到位

水利工程檔案工作屬于系統(tǒng)性工作，包含內(nèi)容較多，復(fù)雜性較高，所以各級單位在組織開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)該真正的落實(shí)各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，收集全部檔案資料。如果檔案工作崗位人員發(fā)生變動(dòng)，立即組織相關(guān)人員頂替工作，保證工作順利的實(shí)施，提高水利工程檔案管理效果和質(zhì)量，不會(huì)影響水利工程檔案順利進(jìn)行。

3.檔案消防安全工作到位

水利工程檔案管理部門的人員，要積極落實(shí)上級交付的各項(xiàng)任務(wù)，嚴(yán)格落實(shí)水利工程檔案管理措施，明確人員責(zé)任和義務(wù)，建立完善的水利檔案消防安全管理制度，切實(shí)提升水利工程檔案的消防管理水平，具備較高的消災(zāi)減災(zāi)水平，積極開展隱患排查和實(shí)施，保證水利工程檔案更具安全性。

結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前水利工程建設(shè)單位檔案管理工作的順利高效開展，需要本單位在了解問題產(chǎn)生的原因的前提下，深入分析當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足，結(jié)合自身實(shí)際情況，采取科學(xué)的管理方法，制定有針對性的措施。從加強(qiáng)管理意識、完善管理制度、推進(jìn)信息化管理、提高人員素質(zhì)等方面，不斷提高水利工程檔案管理的質(zhì)量和水平，為水利部門的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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