縣級婦幼保健機構檔案管理分類模式探討

吳慧華

在縣級婦幼保健機構當中，有很多重要的工作關乎到整個醫院的正常運轉，其中機構檔案的管理工作就是其中非常重要的一項工作。隨著新醫改的不斷推進，婦幼醫院也隨之發生變化，不僅其規模開始不斷擴大，新加入了諸多婦幼醫療項目和相關設備，同時還會進一步豐富醫院中檔案的主要內容以及類別，這對于縣級婦幼保健醫院檔案的管理分類提出了更高的工作要求。基于此，本文針對縣級婦幼保健機構檔案管理分類模式進行以下相關的分析和研究。

縣級婦幼保健機構檔案管理現狀

檔案管理較為混亂

作為婦幼保健機構保障體系建設中的關鍵組成部分，縣級婦幼保健機構檔案管理可以說是推動婦幼保健機構穩步發展的關鍵，科學、高效地縣級婦幼保健機構檔案管理是促使我國婦幼保健機構快速前進的保障。在縣級婦幼保健機構檔案管理工作的引導下，相關管理人員能夠對我國婦幼保健機構的整體體系構建有一個充分了解，進而為我國婦幼保健機構提供更為充分的決策依據。

但是，通過對縣級婦幼保健機構檔案管理現狀進行研究分析發現，很多縣級婦幼保健機構檔案管理工作開展的比較混亂，沒有實現統一管理，這不僅影響了檔案管理及使用效果，同時也阻礙了我國婦幼保健機構的發展。

檔案管理缺乏專業性

由于縣級婦幼保健機構檔案管理工作的開展情況與其運行有密切關系，所以在進行縣級婦幼保健機構檔案管理工作的過程中，需要相關工作人員具備較強的專業素養及能力，以此確保縣級婦幼保健機構檔案管理工作的科學高效。

但是，通過對縣級婦幼保健機構檔案管理現狀進行研究分析發現，有很多縣級婦幼保健機構檔案管理人員不具檔案管理意識，甚至存在臨時檔案管理人員。另外，檔案管理工作在實際開展的過程中，也沒有完善的管理工作開展體系給予支撐，導致檔案管理工作的開展較為隨意，這就不利于我國婦幼保健機構的穩定發展。

開展縣級婦幼保健機構檔案分類管理應注意的問題

進一步明確檔案分類的目的

通過進一步明確縣級婦幼保健機構進行檔案分類的目的，理清全員中各個門類的檔案管理之間存在的關系，盡最大可能將所有的檔案收集齊全，保證檔案類型的完整性；其次，要對檔案進行科學、合理的分類，確保在查找時能夠準確、及時的被查找到。

在該種方式下，縣級婦幼保健機構的檔案管理工作會更加規范，并且能夠使其利用率得到有效提升，促使其在推動縣級婦幼保健機構進一步發展中充分發揮自身價值，為婦幼保健機構其他工作的開展提供及時、有效的服務。

檔案分類整體的思路

進行縣級婦幼保健機構檔案整體分類的工作時，其工作思路主要為：在將醫院中的病歷檔案進行單獨分類后，要將其他剩余檔案全部劃分到綜合檔案管理室中，并要創建綜合性檔案管理庫房，相關工作人員及設施要齊全，以此確保綜合性檔案管理工作順利進行；其次，對于被單獨劃分出來的病歷檔案而言，也應該設立專屬病歷檔案管理的庫房，并且要為其設置專業的工作人員進行管理。

明確檔案分類管理的模式

關于縣級婦幼保健機構檔案管理室所進行管理的檔案，主要是指機構在日常工作中所形成的各類檔案，比如保健材料、各類報表、各類文件以及相關視頻、音頻等，都屬于縣級婦幼保健機構檔案管理室所管理的檔案范疇。另外，對于這些檔案，任何科室及人員都不可以將其占為已有，應該及時上交。

縣級婦幼保健機構檔案管理室在對檔案進行分類管理時，會根據檔案的性質對其進行分類，一般會劃分為以下幾類：

1.文書檔案

關于文書類檔案，主要是由以下四種組成：

（1）各級發來的一些相關文件材料。比如，我國針對婦幼保健機構發展情況，所下發的各類工作指令、通知等；省級及以上政府針對婦幼保健機構發展情況，所下發的各類工作指令、通知等；上級衛生直觀部門針對婦幼保健機構發展情況，所提供的一些與其工作需求相關的文件材料等。

（2）縣級婦幼保健機構在開展日常工作的過程中，所形成的各類文件檔案。比如，有本機構所簽發的文件；機構各部分工作過程中所產生的各類工作總結、報告等；再如，機構為推動自身發展所制定的規章制度等。

（3）會議文件材料。比如，縣級婦幼保健機構在參加或開展各類會議時所產生的文件等。

（4）機構、人事材料。比如，縣級婦幼保健機構人員調動資料；機構自身更名等相關材料等。

2.基建檔案

該類檔案主要是指縣級婦幼保健機構在進行擴建、采購、租賃等工作時，所形成的各類檔案。這些檔案的形式較為多樣，可能是圖紙、圖標等，也可能是數據、音頻及視頻等。

主要歸檔的范圍包括：項目的立項、審批、和一些可行性的研究文件；機構施工以及竣工過程中所形成的文件；機構各類設備的管理文件；進行基礎建設過程中形成的財務相關文件；機構進行購置或租賃時所形成的相關文件。

3.會計檔案

該類檔案主要是指，縣級婦幼保健機構在運行的過程中，所產生的各類會計類文件和資料，比如會計憑證等。

主要歸檔的范圍包括：會計的基本憑證；會計的賬簿；移交清冊等一切與財會相關的文件、資料。

4.機構中已故的工作干部、職工的檔案

在縣級婦幼保健機構正常運行過程中，有一些工作人員在沒退休室離世，這些工作人員的人事檔案也需要交由縣級婦幼保健機構檔案管理室進行保管。

5.聲像檔案

縣級婦幼保健機構在正常運行的過程中，除了會生成各類數據檔案外，還可能形成一些就有利用價值的聲像檔案，這些聲像檔案也需要交由縣級婦幼保健機構檔案管理室進行管理。

主要歸檔的范圍包括：機構所參加會召開各類會議的聲像資料；上級黨政到機構視察時所形成的聲像資料；醫院中領導在本院中所舉辦的一些重要工程的項目的口供、驗收等聲像資料；機構組織員工進行培訓所形成的聲像資料等。

6.專業檔案

縣級婦幼保健機構在正常運行的過程中，所形成的具有較高使用價值的檔案，并且這些檔案被整體保存管理，具有一定的專業性。具體如下：

（1）醫療教學檔案。比如那些新技術的培訓資料，根據資料內容能夠制定出相應的培訓內容等。

（2）業務學習檔案。縣級婦幼保健機構為了進一步提升自身的服務質量以及服務水平，以此確保自身的競爭力有所提升，會組織內部工作人員進行業務學習，或外出學習，這個過程中所產生的資料就被劃分為業務學習檔案。

（3）科研檔案。對于縣級婦幼保健機構而言，其也會進行各項科研活動，在這個過程中所形成的各類檔案都被劃分為科研檔案。

7.病歷檔案

主要是病案科針對病歷檔案進行全員的信息收集、整理、裝訂、編目，并且還要進行統計和分析出臨床中的醫療數據，為醫療的一線工作提供查病歷、草考資料以及社會利用的相關服務工作。

縣級婦幼保健機構日常工作中應注意的要點

注重對于特殊檔案的開發

縣級婦幼保健機構的主要工作內容為：解決全縣婦幼的健康問題，并對其開展有效地保健指導工作，確保全縣婦幼的生活質量有所提升。在實際工作的過程中，在處于特殊階段時會有一些特殊檔案形成，這些特殊檔案會有專門的研究和使用的價值。比如為進一步將中共中央國務院關于深化醫藥衛生體制改革落實到位提供材料依據，以此有效地提升我國婦女及兒童的健康水平；或者是在縣級婦幼保健機構進行女性宮頸癌、乳腺癌檢查的試點安排時，檢查的對象確定是35-59歲之間的女性，之后分時間段進行檢查，之后通過這樣的試點工作進行經驗總結，并一步步形成更具規范性、制度性以及長效性的檢查工作機制，使得農村婦女的健康問題得到更加有效的保證。

除了上述所提及的問題以外，在對特殊檔案的價值進行開發的過程中，還應該注重計劃生育檔案、醫德醫風相關檔案，以及資料行業的商業賄賂專項治理檔案等，以此確保我國婦幼保健機構能夠更好發展。

注重檔案的收集工作

在對檔案進行收集的過程中，會有一些收集起來較為困難的檔案，針對這些檔案，相關管理人員應該結合檔案的形成特性，制定相應的收集方案，并要定期對其進行收集，避免因未及時收集而出現檔案丟失等問題。比如，一些工作周報，其收集就比較雜亂、困難，一旦沒有對其進行及時收集，就可能在下周工作周報生成時丟失。

通過定期對檔案進行有效收集，不僅可以及時的將有價值的資料進行收集歸檔，還可以有效的避免出現遺漏的現象，為醫院檔案的完整性做出了貢獻。

結 語

綜上所述，在縣級婦幼保健機構進行日常的工作中，檔案管理的分類管理模式占據著重要的工作地位，科學運作的檔案管理工作對于機構整體的工作具有很大的幫助。保障檔案分類類別齊全，而且劃分的界限十分清楚，歸檔科學合理，確保在工作人員使用的時候也十分方便，可以有效提升婦幼保健機構檔案整體的使用效率，這些就能夠充分的體現出檔案分類管理模式的價值，且利用效果也會十分顯著，希望相關的工作人員可以更加科學的為醫院進行檔案管理，為縣級婦幼保健機構提供更好的服務。

（福建省南平市光澤縣婦幼保健院）