高校人事檔案數字化管理的實施策略與路徑

王志麗

摘要：高校人事檔案管理工作是高校檔案管理工作的有機組成部分，它對高校人事工作的發展有著基礎性的作用，隨著信息化時代的到來，如何利用互聯網技術提高高校人事檔案數字化管理的有效性，成為每一個高校需要關注的問題。研究顯示，用數字化管理的模式對高校人事檔案工作進行管理，是提高管理效能的有效之舉。

關鍵詞：高校? 人事檔案? 數字化管理

分類號：G647.24

一、高校人事檔案管理數字化管理的重要意義

隨著互聯網的高速發展，高校人事檔案數字化管理已經成為一種趨勢，那么人事檔案數字化管理的意義到底有哪些呢？第一，它是順應當今社會需求的一種舉措，它可以使得原本傳統的人事檔案工作動態化起來，動態化管理可以隨著人事變動隨時變動人事檔案，將離職的人員歸類，將新入職的人員檔案錄入到系統中，提高管理的精準性;第二，它可以滿足高校人事檔案工作多樣化的要求，可以給服務對象提供多樣化的服務信息，滿足不同服務者的需求;第三，它可以適應高校人事檔案工作系統化的需求，當代事檔案工作無論是從資料的收集環節，還是從統計、處理環節，僅僅靠一個部門很難完成相應的工作，這就要求多部門合作，這種合作需要有數字化管理的支撐;第四，它還符合高校檔案工作的發展規律以及發展方向，同時它能激發學校的人才優勢，促進高校人事檔案管理工作的發展，提高人事決策的科學性。

二、高校人事檔案管理實施數字化的路徑和策略

1.以服務為核心，重塑管理理念

在傳統的人事檔案管理中，很多管理人員缺乏服務理念，這導致人事檔案工作難以發揮其作用和價值。為了提高服務理念，高校應該做以下幾點：第一要以人為本，重新樹立服務理念，在數字化管理過程中，要摒棄原先單一、靜止、片面的認識，要從靜止的管理轉向動態管理，從單一部門管理轉向多部門參與，對高校人事檔案管理人員要一視同仁，扭轉管理的片面性，充分發揮信息技術管理的優勢。第二，數據庫的建立是高校人事檔案管理的核心，要注重檔案的實時更新和發展，而不是等到人事變動時才被動地進行變更。要用全員化管理思維，提高服務效能，要明確數據庫安全性和完整性之間的關系，同時還要看到數字化管理和紙質化管理兩者各自的優勢和缺點，努力協調兩者良性發展，提高管理效能。

2.以高效為目標，加強團隊管理

人事檔案數字化管理的核心在于人，建立一支高效能專業的高校人事檔案管理隊伍，是高校做好數字化人事檔案工作重要的工作舉措，需要從以下幾方面著手處理：第一高校要重視人事檔案數字化管理人才隊伍構建工作，原先很多高校人事檔案從業人員專業素質有待提升，他們雖然接受過專業指導，但是他們原先的知識系統已經不能滿足現代的需求了，這樣就制約了高校人事檔案數字化管理工作的發展，高校人事檔案管理層在選擇檔案管理人員時，注重人員的專業能力和信息化能力，建立一支素質高專業能力過硬的高校檔案管理隊伍;第二要注重數字化專業人才隊伍的選撥，數字化管理檔案是檔案管理的趨勢，在原先高校檔案管理隊伍中，很多人員根本沒有數字化管理的技能，難以支撐起人事檔案數字化管理工作，因此應該給當下高校檔案管理隊伍中補充相應的人員;第三，建設人才隊伍的梯隊，提升隊伍延續性，首先要考慮年齡的搭配，每一個適合的年齡階層都應該有相應的人員儲備，同時還要注意人才隊伍興趣愛好的搭配、內外向性格的搭配，這樣才能更好的優化高校人事檔案管理隊伍，提升隊伍的服務的能力。

3.以安全為基礎建設數據庫

建立數據庫是高校人事檔案工作的核心所在，建立安全數據庫又是建立數據庫的重點，或者說是建立數據庫的原則。如何建立安全的數據庫，首先要完善數據庫功能開發，提高數據庫抵御風險能力，要將數據庫的功能開發到位，構建安全認證和安全體系，購買安全系數高的軟件系統，這些都是提高數據庫安全的有效舉措;其次，要規范檔案管理人員的管理工作，在現實中很多安全問題都是因為管理人員操作不當造成的，因此在提高管理安全性上，必須規范管理人員的管理行為，制定相應的工作流程和工作制度，進行相應的培訓提高管理人員的管理效能和專業性，進而提升數字化管理的安全性能;最后要不斷地更新和完善相關的軟件系統，人事檔案系統與人事信息化管理工作密不可分，無論是打印機、U盤或者是電腦的硬盤等等都是人事檔案信息的分析處理存儲的重要載體，提高這些軟件系統的安全性，也就提升人事檔案管理的安全性能也就提高了，高校應該投入大量的資金進行維護和優化，提升軟件的性能，進而安全性。

4.以規范為方向理順制度

制度是管理的核心要義，在規定設計制度時，要以人為本充分體現服務的理念和價值，制定現代人事檔案信息化管理制度，讓它指導現實的人事檔案管理工作。在制定制度的過程中，要將服務的理念貫穿其中，加強頂層設計，讓制度要凌駕于個人的權力之上，讓管理由原先的人管人變為制度管人，這樣可以提高制度管理的實效性，只有削弱控制功能，加強服務的功能，這樣才能實現對人的宏觀管理。同時要加強制度的實效性，根據日常工作管理的流程制定相應的制度體系，讓人事檔案數字化管理工作有章可循，有據可依。同時在制度過程中要細化制度分類，分別對檔案的存儲、檔案的甄別、檔案的保管、檔案的轉換等一些流程制定相應管理制度，嚴格把關高校人事檔案管理工作中的各個流程，努力將高校人事數字化管理檔案工作規范化、程序化、科學化。制度的建立要適應時代的發展，保證制度對當下人事檔案信息管理工作的制度作用。

結束語：總之，高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要環節，高校應該利用好數字化管理的模式，提升管理的效能。

參考文獻

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