信息時代高職院校檔案管理工作面臨的問題及對策研究

張群

摘 要：隨著我國網絡信息技術的快速發展，為各行各業的工作提供了便利，但是，在信息時代下，高職院校檔案管理工作還面臨著一些問題，主要就是缺乏檔案管理設備、工作制度、人才隊伍等等，未能樹立信息時代下的檔案管理觀念意識，對高職院校的長遠發展會造成諸多不利影響。因此，在信息時代背景下，高職院校在檔案管理工作中應該歸納總結豐富經驗，遵循科學化的檔案管理原則，有效解決目前所面臨的問題，不斷提升檔案管理工作質量與水平，為其發展夯實基礎。

關鍵詞：信息時代;高職院校檔案管理工作;面臨的問題;對策

信息時代下高職院校在檔案管理工作中應該結合自身的發展需求，編制較為完善的工作制度，積極引進先進的檔案管理設備，打造優質的人才隊伍，確保能夠有效完成各方面的檔案管理工作任務，達到預期的管控目的。

一、高職院校檔案管理適應信息時代的重要意義

高職院校的檔案管理工作與信息時代相互適應具有非常重要的意義，不僅能夠促使檔案的合理開發與利用，還能提升信息的完整性與安全性，增強各方面的檔案管理工作便利性，具體表現為：

1.有助于提升檔案管理便利性

傳統的高職院校檔案管理工作，主要采用紙質載體，人員的工作量較高，檔案信息查詢不便利，各種信息的管理也非常繁瑣，對檔案管理工作的高效化、有效性實施會造成不利影響。在信息時代下，檔案管理人員可以借助先進的信息系統存儲檔案信息，無論是檔案錄入環節還是查找環節，工作都非常便利，不僅能夠降低人員的工作量，還可以提升檔案存儲、查找的便利性。采用先進的信息技術開展檔案管理工作，可以借助數據庫系統、信息系統等快速存儲有關的數據信息與檔案資料內容，結合各種檔案內容開展相關的檔案管理工作，不斷優化整合檔案信息，提升檔案存儲、管理和處理的便利性水平，不斷增強信息技術的應用效果，確保各方面信息技術的應用和處理，滿足當前的檔案管理工作發展需求，增強各方面的信息化檔案管理效果。

2.能夠促使檔案的合理開發利用

高職院校的傳統檔案管理工作中，過于重視對信息內容的整合、收集和存儲，缺乏正確的開發利用觀念意識，多數檔案紙質內容、資料內容被歸檔，很少按照現實需求開發利用，此類問題出現的原因除了沒有樹立正確的開發利用觀念之外，還因為傳統的紙質檔案的查找很困難，無法將資料與信息的價值凸顯出來。在信息時代下，檔案管理是將信息技術作為手段，可以實時化查找、分析有價值的內容，尤其是關于教師考核的信息、崗位調整有關的信息、職稱評審有關信息等等，都可以借助信息技術進行開發與利用，拓展檔案管理的模式，創建信息庫系統，全面檢索各種資源，縮短工作時間，在短時間之內有效完成各方面工作，提升整體的管理效率。在相關的檔案開發利用工作中，還可以通過信息化技術創建專業化的檔案開發利用模式和體系，不斷歸納總結相關的工作經驗，借助各種先進的技術手段增強檔案管理的效果，形成檔案的開發利用良好模式，相關檔案開發利用的工作中可以借助信息系統檢索需要使用的檔案資料和信息，然后開展各方面的開發利用工作，不斷增強管理工作的效果，提升檔案的開發利用有效性，具有一定的應用價值。

3.有助于提升檔案內容的完整性

當前在信息時代下的高職院校在檔案管理方面，很多珍貴資源都采用紙張存儲的形式，在長時間使用的過程中很容易出現老化、丟失現象，導致內容的完整性降低。在信息時代的背景下，采用先進的網絡信息技術、計算機設備與存儲軟件等，可以利用電子文件的形式存儲各種信息，這樣除了能夠確保管理工作效率，還能完整存儲有關的信息內容，保證整體數據信息的完整性，滿足當前的各方面管理工作需求。除此之外，檔案管理部門在工作中采用先進的信息技術與基礎設施，可以有效開展各方面的管理工作，將檔案信息轉變成為數據信息，充分發揮信息化技術的作用和優勢，使得檔案管理工作能夠向著規范化、科學化的方向發展與進步，通過信息化手段提升高職院校整體的檔案管理水平。

4.有助于提升檔案管理的效率

傳統的紙質檔案管理工作中，受到諸多因素影響經常會出現檔案管理工作效率低的現象，尤其是檔案信息存儲、查找環節，都存在很多不便之處，不利于有效開展檔案管理工作，管理的效率較低。在采用信息化技術的過程中，就可以結合檔案管理工作的發展需求，制定完善的檔案管理工作方案與計劃，在檔案錄入環節、查找環節可以利用掃描設備、檢索系統等開展工作，節約時間、提升各方面的工作效率，改善當前的檔案管理工作現狀，從根本上提升各方面的檔案管理質量和水平，確保各方面工作的有效實施和開展。

二、信息時代下高職院校檔案管理面臨的問題

1.缺乏正確的服務觀念意識

高職院校相關檔案管理部門在日常工作中尚未形成正確的服務意識，沒有結合信息時代下的各方面工作發展需求制定完善的服務方案與計劃，導致各方面的服務工作效果降低，無法將信息時代下的檔案管理服務作用充分發揮出來，難以為高職院校提供檔案開發服務、信息利用服務等等，對各方面工作的高效化實施和開展都會造成不利影響。

2.缺乏先進的設備

近年來在國家經濟快速發展的過程中，各個領域已經開始廣泛應用信息技術，目前多數高職院校在相關的檔案管理工作中也已經開始采用計算機設備、自動化辦公系統，但是只能單一錄入檔案信息，難以有效開展開發利用，利用率較低。一些高職院校甚至還沒有按照檔案管理的需求配置專業化的設備，軟件系統不能及時更新，無法按照各種信息的整理歸納、記錄需求等合理處理，甚至在繁瑣的工作中容易出現操作失誤的現象，工作效率較低，不能確保整體的工作質量。

3.人員專業化水平低

部分高職院校還存在缺少檔案管理專業化人才的現象，不能確保管理工作的高效化、有效性開展。部分工作人員缺少專業性，在日常工作中沒有掌握豐富的工作經驗，只能簡單的在信息系統中錄入資料和信息，無法按照其他工作對檔案信息的需求進行開發和利用，長此以往，會導致檔案的利用價值無法充分發揮，對高職院校各方面工作的長遠發展也會造成不利影響。與此同時，在實際工作中也缺少對人員的專業知識與先進技能進行教育培訓，不能引導人員按照具體的檔案管理工作實施需求積極學習各種專業知識和先進技能，這樣不僅會導致相關的工作效率降低，還會因為缺乏人才而無法提升檔案服務質量。

4.缺乏完善的制度

當前我國多數高職院校尚未制定完善適合信息時代之下的檔案管理發展特點與需求的制度，沒有創建統一性、規范性的制度體系，難以通過相關的制度規范和約束人員行為，不利于開展各方面的檔案管理工作。尤其一些院校尚未在管理制度中明確標準化的材料格式，無法有效開展檔案的整理工作和開發利用工作，不能將各項制度的作用還有優勢全面發揮出來。在相關制度中也沒有明確各部門與人員的職責和工作標準，在發現問題之后，難以準確追究責任，甚至還會出現相互之間推卸責任的現象。

三、信息時代高職院校檔案管理的對策

信息時代下，高職院校要想有效開展檔案管理工作，就要篩選最佳的策略開展工作，解決目前存在的問題，形成系統化的工作模式。

1.樹立正確的服務觀念意識

高職院校在信息時代下開展檔案管理工作，應該樹立正確的服務觀念意識，按照各方面的服務發展需求，編制完善的服務計劃方案。首先，應該做好檔案資源與信息資源利用的服務工作，按照教師管理需求、教學發展需求等，整合各種檔案信息和資料，將有價值的資料內容全面識別出來，結合各項工作的需求開展服務工作，提供有價值的信息和資料內容。其次，為了提升檔案資料開發、查詢與利用的便利性，可以建立專門的網站平臺，便于開發利用有關的信息和資料，提升基礎性服務質量與服務水平。最后，具體的服務工作中還應該創建網站平臺的電子檔案系統，需要查找和利用檔案信息的人員輸入賬號密碼，進行安全驗證以后就可以獲取有關檔案內容，便于利用、開發檔案，提升各種信息資料的利用價值與開發效果。除此之外，在實際工作中還應該歸納總結各種工作經驗，創建規范化的服務模式，共享、利用和管理相關的檔案信息，提升開發利用率，保證各方面的工作水平與服務質量。

2.積極引進先進基礎設備

為了在信息時代下高質量完成檔案管理工作，高職院校應該按照工作的發展需求，積極引進先進的基礎設備，借助各種設備有效執行檔案管理工作與服務工作，確保工作的有效執行。首先，應該在原本紙質載體的基礎上，引進先進的網絡系統，將信息化工作所使用的軟件與硬件整合在一起，尤其是掃描儀設備，可以自動化錄入各種資料和信息。還有自動化辦公軟件，可以有效完成檔案管理的任務，提升整體資料和信息的保存利用便利性，滿足當前的時代發展真實需求。其次，日常工作中應該增加資金的投入量，在充足資金的支持下引進先進設備，最高程度上將檔案管理的價值和積極作用發揮出來，促使有關工作的開展和實施。最后，在工作中創建網站平臺的基礎設施，實現各種信息和資源的共享目的，節約時間的同時增強服務效果，提升整體檔案管理的質量和水平，促使信息時代下檔案管理工作的高效開展。在采用先進設備期間，還應該積極借鑒國內外學校的成功經驗，保證所引進設備適合應用在高職院校的檔案管理中，確保信息化時代下各方面檔案管理工作的有效開展。

3.打造優質的人才隊伍

為了可以在信息時代下有效開展高職院校的檔案管理工作，相關部門應該打造優質的人才隊伍，保證人才的專業化水平與先進性，在人才的支持下提升檔案管理工作的質量。首先，相關工作部門應該聘用經過專業教育的優秀人才，要求人員具備較為豐富的檔案管理經驗，可以在日常工作中有效完成自身的任務，按照高職院校教育工作與其他工作的發展需求開發利用檔案資料和信息，提升服務工作水平。其次，工作部門應該對人員進行各種專業知識與先進技能的教育培訓，使得每位人員都可以全面掌握先進的工作技能和專業化的管理知識，形成專業化的工作模式，樹立正確的服務觀念意識，可以結合高職院校教育工作、人力資源管理工作對檔案信息的需求開展各方面的服務工作，形成具有一定價值的服務體系。為了可以提升人員的專業化水平與操作的規范性，在建設人才隊伍的過程中，還需強化思想教育的力度，提升工作人員的職業道德素養，使其可以為了高職院校教育事業、其他工作等提供更多的檔案信息資源，充分發揮檔案歷史資料的積極作用和價值，滿足當前的檔案管理工作根本要求，增強整體的檔案管理有效。

4.完善相關的工作制度

高職院校在信息時代下為了能夠有效開展檔案管理工作，應該創建較為完善的制度，利用制度規范人員的行為，增強整體管理工作的效果。首先，應該編制人員日常行為的規范制度，約束人員的工作，要求在日常工作中積極采用網絡信息技術、先進的基礎設施等開展檔案信息錄入工作、信息處理工作與信息管理工作等等，充分發揮有價值信息的作用和優勢，確保各種檔案信息的高效化與合理性開發利用。其次，應編制責任制度，明確各方面工作的職責，如果在責任范圍之內出現問題，就要嚴格懲罰負責人，提升人員的工作積極性，從根本上規避檔案管理的問題。最后，在制定規章制度的過程中，還應該創建檔案管理行為的規范模式，不斷增強管控效果，在制度的約束下，督促人員按照高職院校的檔案開發利用需求，積極探索各種開發利用的方式、手段，借助先進的信息技術提升自身工作質量。

四、信息時代下高職院校檔案管理的注意事項

信息時代下為了提升高職院校檔案管理工作效果，應該明確各種注意事項，確保檔案管理工作效果。

1.做好檔案的安全管理工作

信息時代下高職院校采用網絡信息技術開展檔案管理工作，很容易受到網絡開放性特點的影響出現安全隱患問題，不能確保檔案信息的安全性，信息泄露、被篡改的風險問題發生率較高，不利于維護檔案資料和信息的安全性。這就需要高職院校檔案管理部門在日常工作中，強化安全管理工作力度，在網絡系統中設置入侵檢測軟件、病毒查殺軟件、病毒防御軟件、登陸認證密碼等等，利用各種方式維護檔案網絡系統的安全性，從根本上預防出現檔案信息泄露或是被篡改的問題。

2.強化檔案管理系統的開發

信息時代下高職院校應該積極借助先進的網絡信息技術，大力開發檔案管理相關的工作系統，利用信息系統有效完成檔案管理工作，提升整體的檔案管理有效性。一方面，高職院校檔案管理部門應該與軟件開發企業相互合作，按照院校的檔案內容、管理需求等，針對性開發相關的信息系統，便于有效開展高職院校的檔案管理工作，提升系統的應用效果，滿足高職院校檔案管理工作的發展需求。另一方面，檔案管理部門在開發網絡信息系統的過程中，應該積極創建相關的網站平臺，大力宣傳檔案管理工作，鼓勵高職院校中的每位員工為檔案管理部門提供更多的原始資料，便于全面整合各種檔案原始資料信息，提升檔案收集整理的工作效果。

五、結語

綜上所述，信息時代下我國高職院校在檔案管理方面還面臨著諸多的問題，不能確保檔案管理工作的質量和效果，缺乏規范化的制度、專業化人才與先進的基礎設施，對各方面工作的開展和發展會造成不利影響。這就需要高職院校轉變傳統的觀念、編制完善的制度、積極引進先進的基礎設施、打造優質的人才隊伍，不斷增強各方面的檔案管理工作效果，發揮制度的規范作用與約束作用。

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[4]姚麗麗，邢艷娟.基于大數據時代高職院檔案信息化建設的探究[J].遼寧高職學報，2019

（作者單位：陜西能源職業技術學院綜合檔案室）