淺談我國檔案征集工作發展現狀及信息時代下的新訴求

李敏 劉華英

摘 要：檔案征集是豐富檔案館藏的重要手段，是檔案資源體系建設的重要途徑，開展檔案征集工作，能夠加強對散落在社會各處具有歷史研究價值的檔案的管理，發掘人類歷史活動中的珍貴遺存。文章簡要分析我國當前檔案征集工作進行的意義、發展現狀、及存在問題，并對信息時代背景下檔案征集工作新訴求進行思考和總結，以期對我國當代檔案事業的發展有所裨益。

關鍵詞：檔案征集;泛檔案觀;電子文件

一、檔案征集的定義

長期以來，一個地區的檔案收集、保管和利用的職能由該地區檔案館承擔，其館藏的來源主要有兩種，一是法定的檔案接收職能，即接收黨政機關、國有企事業單位定期移交的檔案;二是向社會征集的檔案。一般來說，檔案館館藏主體由黨政機關法定移交的檔案組成，這一部分館藏記錄著地方最真實的歷史發展軌跡，承載著寶貴的人類記憶。人類的記憶與歷史的傳承并非只有這些國家與地方檔案館館藏可以呈現與延續，檔案館館藏記錄著國家豐富的歷史，而民間檔案收藏則可以補充社會集體的記憶，二者相結合，共同擴展和延伸全社會歷史記憶的縱深度與橫向面。民間檔案收藏如何補充與豐富并成為國家與地方檔案館藏資源體系的有機組成部分，需要檔案機構充分利用檔案征集方式，尋找社會活動中產生的、散落在各處的、載體形態各異的檔案材料，使人民群眾意識到手中檔案所蘊藏的巨大價值，主動將個體收藏融入國家或地方檔案館藏資源體系之中。

檔案征集，是指檔案館對散存、散失在境內外的對國家和社會具有保存價值的檔案以接受捐贈、代為保管、接受寄存、收購、征購等方式收存進館的行為，是檔案資源體系建設的重要途徑之一。

二、我國檔案征集工作現狀

我國于1987年9月頒布《檔案法》，自此之后各級檔案館開始積極進行檔案征集工作。很長一段時間人們對檔案都是傳統的認識，認為檔案多指帶有政治屬性的資料文件，即法律規定移交的各類檔案，因此我國各級地方檔案館館藏主體還是來源于黨政機關的按期移交歸檔。隨著我國社會主義現代化的發展，信息時代的到來，無論是檔案工作者還是檔案利用者都對地方檔案館館藏資源提出了新的訴求，面對新態勢，許多地方檔案館開始走出去、請進來，利用檔案征集拓展檔案資源建設途徑，豐富與補充館藏，健全資源保障體系。

1.檔案征集工作漸成風尚

縱觀當今信息時代背景下民眾對檔案的主要訴求，可以發現越來集中在兩大方面：一是與人民群眾自身密切相關的民生檔案訴求，如勞動就業、教育醫療等相關檔案;二是對于檔案本身文化價值挖掘的訴求。因此，近年來我國各級地方檔案館在民生檔案征集、以及基于挖掘檔案文化價值的工作上投入了諸多精力，且都頗有成效。如地區檔案館以村落姓氏為大主題進行民生檔案征集以豐富館藏。浙江寧波市奉化區檔案館曾面向全區廣泛征集宗譜檔案，如征集而得的館藏《范氏宗譜》，該宗譜修訂始于民國26年（1937年），詳細記載了范氏起源與繁衍。至今，奉化區檔案館館藏宗譜總數共計500多冊，是研究奉化本邑文化延續、發展沿革等方面的珍貴檔案資料。

在檔案征集工作過程中，檔案館充分尊重檔案所有者的權利和意愿，對于個人或團體所保管擁有的檔案資料，通常采用接受捐贈、代為保管、征購等多種方式，檔案所有者可以自主選擇某一種或幾種方式。如現長沙市檔案館館藏的清朝咸豐時期、光緒時期、民國時期及建國初期的一些地契和分家契約等檔案，就是個人保管者主動上門捐贈。這批契約年代久遠，流傳至今，捐贈前家中老人以為這些契約已無價值，預備將其焚燒，后幸得捐贈及時，才得以留下這批頗具歷史研究價值的珍貴契約。由此可以看出，大眾正日漸認識、了解與接受檔案征集工作，并積極主動參與和配合檔案征集活動;檔案機構也正通過征集工作不斷得以豐富珍貴館藏。

2.檔案征集之路荊棘仍存

雖然我國近年檔案征集工作穩步發展、成績喜人，但隨著我國社會主義現代化進程的加快，信息技術的突飛猛進，信息時代對檔案征集工作提出了更新、更高的訴求。由于長久以來檔案信息宣導渠道不夠通達與豐富，導致民眾對民間持有檔案的價值了解不夠深入，同時由于檔案機構對征集工作關注與重視程度不一、征集視角與模式相異等原因，導致近年來征集散落于民間的檔案工作仍有不足之處，主要表現在以下兩個方面。

（1）檔案意識尚未深入人心

我國還未能全面向人民群眾普及檔案的收集共享意識，致使當前很多具有重要研究價值的檔案“藏在深閨人未識”，甚至隨著收藏者、保管者的離世而一同埋沒。某些西方國家對民間檔案價值的認知之深、征集范圍之廣以及捐贈意識的強烈程度值得我們借鑒與學習，如美國斯坦福大學胡佛研究所檔案館收錄有我國近現代時期的一些檔案材料：蔣介石日記、孔祥熙檔案、宋美齡與蔣經國的往來函、公務、甚至連私誼全都做了收錄歸檔。

（2）檔案征集工作體制系統有待完善

一是缺乏制度保障，任何工作的順利進行都離不開規范的管理制度，檔案征集工作需要有章可循、有法可依。但目前我國關于檔案征集的法規制度建設較為薄弱，加強檔案征集工作的制度建設，促進規范化管理迫在眉睫。

二是缺少人力、財力保障。檔案征集作為檔案資源體系建設中的重要一環，其工作必須交由專人負責，但當前大多檔案單位都未能設立專門的征集部門，僅由編研人員兼任征集工作，或是有的單位雖開設了機構卻形同虛設，未能真正履行征集職能。隨著社會主義市場經濟的發展，商品交換和信息價值理念越來越多地滲入民眾生活，面對檔案征集方式的自愿選擇原則，民眾在移交自藏檔案資料時更多地會從選擇無償捐贈方式轉變為有償捐贈方式。但目前，檔案征集工作缺乏相關規范、制度與依據，導致征集工作專項資金批復障礙重重，專項經費短缺正日益成為檔案征集工作向前發展的瓶頸問題。

三是檔案機構的信息交流渠道不夠通達，在征集工作進行時對檔案信息的捕獲不夠敏銳，導致不能及時知曉社會多個方面的重要檔案線索，及時了解社會重大事件、突發事件的發展動向，從而分析是否需要進行檔案征集，實行專題或專項征集跟進。

三、信息時代檔案征集工作新訴求與新思考

隨著信息時代的快速發展，人民群眾對檔案資源的需求滲透到了社會經濟文化等多個層面。檔案征集工作能夠極大地豐富檔案機構檔案資源儲備，以備社會更新、更高、更廣泛的需求。檔案征集工作任重而道遠，檔案機構必須主動作為，去爭取黨政機關以及社會其他各階層主動支持與配合征集工作，提高檔案征集工作高效性，為檔案資源體系建設提供有力保障。

1.更新思想，秉行“泛檔案觀”

“泛檔案觀”是將所有具備保存價值的文件資料都收錄為檔案，不論出處、不分載體、不談時間。即不論這些文件是否屬于黨和政府，不分這些文件是躍然于紙上還是刻錄在光盤，更不談這些文件是實物還是電子文件，也不講這些文件處于記錄中還是已記錄完成。“泛檔案觀”在檔案征集工作上的體現要求工作者大力拓展檔案征集的范圍。中國人民大學信息資源管理學院徐擁軍教授在《從檔案收集到知識積累》一文中指出：“檔案工作者除應做好傳統的、嚴格意義上的文件歸檔和檔案收集之外，還應注意收集隱性知識（借助于顯性化為文件的過程）、非正式文件（以前被忽視的部分內源顯性知識）和外源顯性知識（即外部信息）。” 故在當今信息時代下，無論是檔案工作者還是人民群眾，不能固守傳統的檔案定義，要順應信息時代潮流，根據不斷變換的檔案工作環境，更新檔案的內涵與外延。樹立檔案除了傳統物化的紙質、正式文件之外，還包括具有保存價值的電子文件、非正式文檔、隱性知識等的新思想;樹立檔案不僅是歷史的記錄，更是重要的信息資源，是知識資產的新觀念，并向社會與公眾宣導這種新觀念。

2.提高時效，加強前端控制

前端控制是將征集、歸檔環節從文件辦理完畢提前至文件產生之初。著名檔案專家馮惠玲教授曾在論述新來源原則時談到前端控制：“面對電子文件的挑戰，新來源觀更加注重文件的客觀形成過程，更加強調記錄和保留文件生成、處理、傳遞和利用過程的原始背景信息，其實質是尊重歷史、尊重客觀，更好地維護和還原歷史記憶的真實”。可見，在當今電子文件深入滲透社會生活及信息技術高速發展的時代背景下，前端控制可以更有力地維護文件的原始性、真實性。檔案征集工作需要將征集的觸角和抓手與檔案管理系統的歸檔環節并行，將剛剛產生的法定移交的檔案以外的資料文件也捕獲至檔案管理系統中，以加強前端控制，推動征集工作時效的跟進。

3.順應潮流，重視電子文件

電子文件內容廣泛，形式繁多。我國近年來主要保存的電子文件大都為電子文書、信件、報表等，而對音頻、視頻、網頁、多媒體等形式的電子文件關注不夠，其實這些載體的信息反而更加直觀豐富，更為民眾所喜聞樂見。如微博、微信等新媒體的迅猛發展，充分說明新的媒體與媒介更易為民眾所接受。民眾在游弋于這些新媒體與媒介時，會產生大量的不以文字與圖表來記錄與展現的電子文件信息流，這些電子文件與信息流也應該加強征集進館以發揮其重要價值。如新加坡國家圖書館就有“新加坡網絡檔案”（Web Archive Singapone）專門收錄網頁電子文件，以及加拿大國家圖書和檔案館（LAC）的“加拿大政府網絡檔案”（Government of Canada Web Archive，GCWA）等都是有關網頁電子文件的檔案館藏，我國在這一塊相比還較為缺失，可以借鑒學習。

4.繼承傳統，征集民生檔案

黨的十九大提到“永遠把人民對美好生活的向往作為奮斗目標。”我們的檔案征集工作也要貫徹以人為本，以滿足人民群眾美好生活的需求為目標，繼續加強對民生檔案的征集。在當今信息時代的背景下，如若仍然固守傳統，沿用舊思維征集民生檔案，則很可能止步不前。我們應做的是使人民群眾切實認識到檔案與其自身利益息息相關，使檔案真正的走向人民群眾，從而不斷強化民生檔案征集工作。在采用傳統的接受捐贈、代為保管、征購等征集方式的同時，充分利用各種媒介，加強宣傳，擴大影響。如組織或者個人捐贈具有重要研究價值的檔案資料時，可請相關機關單位出面協同檔案館組織捐贈儀式，通過媒體進行事跡宣傳。這樣既重視了捐贈行為，又給予了捐贈者嘉獎，還可以向全社會進行廣泛地宣傳導向，為檔案征集工作營造良好的社會氛圍，以促使民生檔案征集事業煥發生機。

5.培養賢才，健全管理制度

充足的資金支持，科學的規章制度，一支精明能干的檔案征集隊伍，是檔案征集工作順利進行的保障。推進檔案征集工作，除了檔案人自身的觀念更新和民眾的意識增強外，還離不開檔案部門對業務人才的建設和管理制度的健全。第一，檔案部門要明確檔案征集范圍，將除了傳統物化檔案之外的具有保存價值的電子文件、非正式文檔、隱性知識等納入征集范圍，為檔案征集工作提供更為具體的指導和規范，推動檔案征集工作有序向前。第二，檔案工作人員要樹立緊迫感，防止檔案資料隨著時間的流逝被檔案保管者遺忘或因當事人去世一同埋沒，導致一些珍貴檔案遺存散失而成為歷史遺憾。第三，根據形勢的發展和變化，建立多種征集工作模式。如以編研帶動征集，編研部門在對已進館的館藏檔案進行編研時，協調征集部門征集更多與編研內容相關的檔案資料;又如根據館藏實際和本地區需要，選定一些題目，輔之以調查收集素材，自編或同其他部門合作編研，做到“收編并舉”，同時為社會服務。

四、結語

綜上所述，當前我國的檔案征集工作雖仍存在諸多挑戰，但隨著信息技術的飛速發展，各級檔案機構與時俱進，利用新技術、新方法大力推進檔案征集工作，檔案征集的內容、形式及其價值逐步為人們所了解與熟知，同時國家對于檔案工作越來越多地關注與政策支持，將大力推動檔案征集工作向前發展，各級檔案資源體系將會更加豐富與多元化，檔案文化社會價值力也會日趨增長。

為國家、為社會儲備豐富的檔案資源，及時、有效地為現代化發展提供多樣、系統、便捷的檔案信息服務，這是檔案部門應盡的義務和責任。做好檔案征集工作，求真務實地把散落在社會各處的珍貴遺存征集進館，歸檔保存，雕刻成不朽的國家記憶與社會記憶，這是歷史賦予我們每一個檔案人的偉大使命！

參考文獻：

[1]趙 巖.地方綜合檔案館檔案進館問題研究[D].廣西民族大學，2017

[2]張 雷.對當前我區檔案征集工作的幾點思考[J].奉化日報，2017

[3]余 珍.民間檔案征集工作的難點及對策[D].福建師范大學，2013

[4]徐擁軍.從檔案收集到知識積累[J].山西檔案，2009

[5]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民人學出版社，2006

[6]新形勢下的檔案工作應該提倡“泛檔案觀”[J].上海檔案，2011

[7]劉彤彤.中國省級檔案館名人檔案管理現狀及問題研究[D] 遼寧大學，2014

[8]梁 兵，王子鵬.關于名人檔案若干問題的認識與思考[J].云南檔案，2010

[9]王際寧.開展名人檔案征集 豐富學校檔案館藏[J].南京曉莊學院學報，2007

[10]謝玉雪.數字檔案資源的可視化敘事服務研究[J].檔案學研究，2020

[11]王來剛，陳 實.我國檔案人才工程的發展環境及發展策略[J].浙江檔案，2020

（作者單位：中南大學生命科學學院生物醫學信息學系）