財政改革下事業單位財務檔案管理工作芻議

摘要：為確保事業單位財務管理工作順利開展，要高度重視財務檔案的應用與管理，確保單位各項業務活動順利開展。近年來，國家正進一步深化財政體制改革，這也使得事業單位的財務管理工作面臨前所未有的挑戰。事業單位要緊密結合財政改革的要求，對財務檔案管理工作進行改進與創新，使其能夠為單位的財務工作和其他業務活動的開展提供更多指導。

關鍵詞：財政改革;事業單位;財務檔案管理

引言：目前，我國財政改革正得到進一步推進，事業單位要嚴格按照這一政策的要求明確自身定位，為社會提供更加完善的服務。支持事業單位發展的資金主要源自財政撥款，因此，需確保每一筆款項有明確的取向，使其真正服務社會、服務人民。在財務檔案中記錄了事業單位的各項業務活動情況，可將其作為重要信息的參考依據。事業單位要高度重視財務檔案管理工作，并結合自身實際情況，對該項工作進行改進，使財務檔案可以更好地發揮作用。

1 事業單位財務檔案管理中存在的問題

1.1 財務檔案管理并未全面落實

目前，許多事業單位雖然會將財務管理視作一項重要工作，但卻忽視對財務檔案的管理。比如，部分工作人員不了解財務檔案管理的具體內容和范圍，或者僅對會計檔案進行管理，缺乏全面的管理內容。現有的管理手段比較落后，工作人員會將紙質資料作為收集的重點，也會根據相關法律法規的要求對其進行歸檔和立卷，但卻并未及時對電子信息檔案進行備份與歸檔，管理理念比較落后。隨著財政改革不斷深入，事業單位的業務范圍正不斷增加，財務檔案的內容等均已發生變化。目前，由于工作人員對財務檔案管理重視程度不夠，管理方式比較單一，就會導致財務檔案的安全性缺乏保障。部分單位的財務檔案管理人員缺乏專業的知識和實踐經驗，將財務檔案隨意堆放，無法實現對檔案的合理分類。

1.2 財務檔案管理信息化水平有待提升

雖然事業單位已陸續在各項工作中引進信息技術，使工作效率和質量得到提升，但現階段，財務檔案管理信息化建設還存在許多不足。第一，許多事業單位并未加強基礎設施建設， 不能定期對相應的硬件和軟件進行維護。第二，事業單位并未加強對財務檔案管理信息化建設的投入力度，現有的硬件、軟件設施水平較低。第三，財務檔案管理人員不重視檔案安全，不能設置有效的殺毒軟件或采用合理的安全加密技術，導致財務檔案內容面臨被泄露的可能性。在應用信息技術對財務檔案進行管理時，檔案管理人員會將檔案存儲與專門的云平臺之中，但卻由于缺乏完善的安全管理體系，導致信息可能會面臨泄露、遺失。

1.3 財務檔案管理工作規范性不足

由于事業單位對財務檔案管理工作重視程度不足，因此，財務檔案管理人員在具體操作的過程中可能會忽視許多環節，導致管理存在許多漏洞。由于財務檔案管理工作涉及內容眾多，而現有的管理制度卻并不完善，因此，管理工作可能會缺乏應有的秩序，工作人員也不能規范自身行為。比如，在進行財務檔案調閱時，若缺乏完善的制度做依據，可能會導致檔案得到不合理利用，還會使信息面臨泄露。進行財務檔案銷毀時，許多事業單位對該項工作并不了解，無法保證工作人員是否嚴格按照相應的要求進行操作， 導致部分應被處理的檔案卻并未及時得到銷毀。

2 財政改革背景下事業單位對財務檔案管理的優化思路

2.1 提高對財務檔案管理的重視程度

大部分事業單位會將財務管理工作與本單位的各項業務活動相結合，因此，其管理重點也會放在這些內容之上，從而忽視對財務檔案的管理。要轉變傳統的思想觀念，充分意識到財務檔案管理開展的必要性，及時對各類經濟活動所涉及的信息進行全面的采集與整理，為事業單位的各項決策提供重要的參考依據，促進單位實現可持續發展。要結合財政改革的要求，明確財務檔案管理的方向和目標，制定完善的管理制度，規范財務檔案管理人員的行為，提高檔案的利用率，滿足各個部門的工作需求。

2.2 積極開展財務檔案管理信息化建設

由于財務檔案管理關系到事業單位各項工作的開展和決策的制定，因此，各大單位要引進先進的信息技術，加強財務檔案管理系統的建設，完善系統的功能，提高信息化管理水平。財務檔案管理人員要及時與信息技術人員進行溝通，了解檔案管理信息系統的功能和使用方法，熟練操作這一系統開展工作。技術人員要了解財務檔案管理工作的需求，明確管理目標，合理進行信息化系統設計，使其符合本單位的財務檔案管理流程的要求。

由于信息技術與財務檔案管理的融合涉及到許多環節，對工作人員的要求比較高，因此，事業單位要結合工作要求和自身實際情況，積極引進優質的人才，并加強對內部員工的培訓，使其掌握扎實的信息技術，更新管理理念和工作方法，善于發揮出信息技術的優勢，提高財務檔案管理水平。在開展培訓時，要明確培訓內容、時間、目標和周期，采取多元化培訓方式，激發廣大員工參與的積極性，使其能夠盡快掌握信息技術，并做到學以致用。

2.3 規范開展財務檔案管理

第一，事業單位要考慮到各項原始會計憑證的管理，保證管理更加及時、科學、有效。要明確管理目的，對各項憑證進行全面的整理與保管，避免與后續憑證產生交叉。要認真核對憑證內容，然后對其進行分類，使檔案得到妥善保管，滿足使用者的需求。第二，要嚴格按照檔案管理制度的要求，對財務檔案進行保管。需設置指定的保管場所，根據財務檔案的保管時間和保管周期，確定是否要移交檔案，避免檔案信息出現泄露，提高檔案的安全性和可靠性。可采用云技術對檔案進行備份，確保重要的信息得到及時存儲，減少財務檔案管理所面臨的風險。第三，由于財務檔案與事業單位的發展息息相關，涉及諸多財務數據和經濟活動內容，因此，要保證財務檔案得到穩妥保管，提高廣大工作人員的保密意識，嚴格按照檔案管理的制度和要求開展工作。需對檔案調出流程進行嚴格的控制，若使用人員需調閱檔案，要保證手續齊全，確保使用人員嚴格按照相應的規定執行工作。要進一步優化財務檔案，調用審批制度和程序，明確記錄檔案的調取時間和目的，對執行人和使用人進行全面的監督，使其能夠自覺規范自身行為。

3 事業單位財務檔案管理的實踐

3.1 財務檔案形成管理

財務檔案在事業單位中占據重要地，這一類檔案中包含的內容眾多，比如，事業單位在開展各項經濟活動時，會產生大量的信息和資料，檔案管理人員需及時對這些內容進行采集與整合，形成財務檔案;財務人員在進行會計核算時，會產生一系列數據，對這些數據進行有效的整理，使之形成財務檔案。總之，財務檔案具有高度的保管價值和使用價值，其充分反映出事業單位的業務情況和財務情況，對事業單位的各項決策起到有效的指導。財務檔案形式較多，除了傳統的文字和圖表之外，還有紙質檔案和電子檔案。財務檔案管理人員要對檔案管理的內容進行合理界定，嚴格按照管理流程的要求進行操作，進一步還原財務檔案的形成過程，對信息進行有效提取和判斷，從而進一步優化財務檔案管理的內容。要保證財務檔案管理的范圍和內容全面，確定分類依據，對財務檔案進行科學的分類。

根據類別性質對財務檔案進行分類時， 可將其劃分為會計檔案和管理檔案。財務檔案管理人員要嚴格按照相應的規范和制度對各類檔案進行全面的管理。在會計檔案中包含的內容比較多，如會計憑證、財務會計報告、會計賬簿等資料。管理檔案是隨著管理會計的發展而逐漸形成的一種財務檔案，這一檔案中包含的內容更加豐富。比如，事業單位在進行各項經濟活動時，需對活動進行有效的管理，從而形成各種管理制度、管理合同、報表、預算、采購、績效等相應的文書檔案。根據媒介性質對財務檔案進行分類時，可將其劃分為紙質檔案和電子檔案。電子檔案是信息時代的產物，與紙質檔案地位等同。財務檔案管理人員要將電子檔案的管理放在重要地位，并嚴格保障檔案的安全性和可靠性。

3.2 財務檔案保管要求

3.2.1 財務檔案整理與分類編碼設置

財務檔案管理人員要對各種零散的信息、文件和資料進行合理整合與分類，然后按照檔案管理的要求，逐步進行操作，實現對財務檔案整理與歸檔。財務檔案管理人員要根據財務檔案形成的內在聯系和保管原則，對各類檔案內容進行梳理和歸檔，并嚴格按照管理制度的要求，對各個環節的工作進行優化，保障管理工作具有一定的靈活性和創新性。由于檔案在整理之前涉及到多個內容，因此，檔案管理人員要根據相應的標準和規則對各個要素進行統一管理。要結合財務檔案的具體業務范圍、內容，對檔案進行明確分類，使其得到有序保管，方便使用人員隨時對檔案進行查看和閱讀。要遵循統一的分類標準，規范管理人員的行為，明確檔案管理的組織架，使其能夠全面反映與檔案管理相關的內容和具體信息。

為了進一步夯實財務檔案管理的基礎，事業單位要設置統一的編碼規則，使各類檔案得到高效的管理。在設置編碼結構時，首先要明確財務檔案架構內容，以逐步細分的原則進行設置，明確每個部分的編碼定義。比如，可通過分級管理的方式，使不同級別的檔案得到科學分類。然后，要進一步細化分類，并將歸檔時間作為編碼設置的重要依據。要保證電子檔案與紙質檔案的編碼彼此統一，從而滿足使用者的需求。

3.2.2 統一收集歸檔管理

事業單位要打造健全的財務檔案管理體系，明確每一名工作人員的職責，提高其對工作的責任感。第一，要發揮出檔案室的作用，確保各類檔案在檔案室中得到統一的管理。第二，事業單位要明確財務部門各工作人員的職責，并設置專門的財務檔案管理崗位，由責任心強、具備專業技能和檔案管理知識的人員負責該項工作，使其能夠將財務管理于檔案管理有機結合，協助檔案室的工作，提高財務檔案管理水平。第三，要設置不同專業的經濟管理責任主體工作小組，結合財務檔案管理制度的要求，設置兼職檔案管理人員，確保本專業或本組的檔案得到有效的收集和整理。及時對檔案進行歸檔、編號，明確歸檔時間，將檔案移交到專職財務檔案管理人員處。各專業工作組要嚴格按照財務檔案管理的標準和要求開展工作，規范操作行為。專職財務檔案管理人員要定期對財務檔案進行匯總，并將最終的檔案移交到檔案室。

3.2.3 財務檔案保管

要嚴格保障財務檔案的安全，對檔案進行穩妥保管。財務檔案管理人員要嚴格按照相應的順序和規章制度對檔案進行分類，使其得到有序存放，保證檔案內容的原始性和完整性。與紙質檔案相比，電子檔案的誕生時間比較晚，但同樣也是檔案管理的重要內容。電子檔案的信息量龐大，雖然可方便存儲，但卻存在傳播速度快、容易復制，并且隨時面臨病毒和黑客所帶來的影響。財務檔案管理人員要將紙質檔案和電子檔案的管理放在同等重要的地位，同時，還要考慮到兩類檔案管理的差異性。第一，要保證同一內容的紙質檔案和電子檔案的數量相符，嚴格按照相應的歸檔要求進行操作，保證檔案內容的完整性。第二，要更加關注電子檔案所對應的信息媒介是否安全，及時對檔案進行備份，避免檔案面臨遺失或泄露。需全面保障紙質媒介的完整性，避免其面臨損壞。

3.2.4 財務檔案保管期限與銷毀

在當前財務檔案管理中，檔案的保管期限和銷毀經常面臨處理不當的問題，導致管理面臨較大的風險。盡管關于會計檔案的保管期限和銷毀的內容具有明確的規定，但對于財務管理檔案的相似內容卻并未有明確的規定，這意味著事業單位在開展該項工作時缺乏必要的參考依據。為了改變現狀，財務檔案管理人員要了解檔案的具體內容，明確管理需求，對現有的保管期限進行規范管理，同時要嚴格按照相應的制度要求，對檔案進行銷毀處理。

第一，財務檔案管理人員要嚴格按照管理制度的要求和流程，認真進行檔案銷毀工作，加強對檔案銷毀的鑒定，提高信息的保密程度。要對銷毀相關的責任予以明確，使工作人員能夠對檔案進行穩妥保管，規范銷毀操作的行為，減少法律風險。第二，正式進行銷毀工作之前，要加強對檔案銷毀的鑒定，加大審核力度，確定檔案符合銷毀的要求。根據《會計檔案管理辦法》的要求，對檔案的保管期限進行檢查，確定其已達到規定的保管時間。要嚴格履行報備程序，確保各項手續齊全，明確需要銷毀的檔案。若確定財務檔案符合銷毀要求，并確定財務檔案銷毀工作通過鑒定和審批，就要制定銷毀清冊。第三，為確保銷毀工作順利開展，要發揮出監銷工作的作用，規范操作人員的行為。當確定可銷毀，就要由檔案管理部門負責監銷工作。在正式銷毀檔案之前，要嚴格按照銷毀清冊的內容，對檔案進行清點和核查。銷毀工作完成后，要在銷毀清冊上簽名、蓋章。對電子檔案進行銷毀時，要嚴格按照國家所制定的電子檔案規定進行操作，負責監銷的人員主要有檔案管理人員、財務管理人員和信息系統管理人員。

3.3 財務檔案的使用

為了進一步發揮出財務檔案的價值，要規范使用行為，嚴格保障檔案的安全。需提高廣大工作人員的保密意識，嚴格按照國家的要求進行操作，并根據保密制度的要求合理使用檔案。對檔案進行查閱和借出等操作時，需嚴格履行審批登記制度的要求，明確各項手續和責任人。第一，進行財務檔案借出時，要明確借閱權。通常，負責提供檔案的部門對本部門內部的檔案享有相應的借閱權，若其他部門人員要對這一部門的檔案進行借閱，需提前向檔案管理部門提出申請，得到允許后，方可借閱。第二，要明確借閱檔案的范圍。通常不允許對外借出本單位的財務檔案，若必須要借，則要嚴格執行借出制度的要求，明確各項借出手續和責任人。第三，要重視檔案借閱登記工作，嚴格保障檔案的安全性和可靠性。要根據檔案的具體級別和重要程度，采取不同的借閱管理制度。若檔案具有高度保密，則需根據相應的保密級別，對大使用人員和部門進行審查，確定其使用權限。由于檔案會存放在不同的地點和部門，因此，要制定與之相關的制度，進一步規范借閱登記工作，明確工作人員的保管職責。要明確檔案的借出時間、地點、借出人和檔案的歸還時間，當檔案得到歸還后，需對檔案的內容進行全面的檢查，避免出現檔案內容泄露、丟失等問題。第四，充分發揮出單位辦公信息化平臺的功能，建立檔案借閱管理信息化文檔，有效保證檔案的安全。

4 結束語

總之，事業單位要充分意識到財政改革的必要性，以及現階段所面臨的全新發展環境，不斷提高自身綜合實力。要積極開展財務檔案管理，結合財政改革的要求和現階段工作中存在的問題，對財務檔案管理工作進行優化和改進，以此推動事業單位實現可持續發展。

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作者簡介：曾舉儀，（1981.06-），女，籍貫：四川射洪，學歷本科，職稱館員，研究方向：檔案管理。