淺議"大數據"時代下的電子檔案建設趨勢

摘要：隨著我國社會主義市場經濟的迅速發展以及科技水平的不斷提升，促進電子檔案建設工作的蓬勃發展，大數據時代對該項工作的質量要求越來越高，相關企業只有加強對檔案建設的研究分析，才能更好地促進電子檔案的建設質量水平。當前時代，加強對大數據即電子檔案建設工作的研究迫在眉睫。

關鍵詞：大數據時代;電子檔案;建設趨勢

1前言

當前我國正處于百年未有之大變局的發展格局下，新冠肺炎疫情加速，這一格局的變化，給各行各業的發展建設帶來一定的機遇與挑戰，對電子檔案建設工作來說也不例外，相關企業要加強對機遇的把控，推動電子檔案建設的轉型升級，才能促進該項工作更好地與時代發展相契合。基于此，文章將簡要分析一下大數據時代電子檔案建設工作。

2大數據時代電子檔案建設現狀

2.1該工作的發展現狀

隨著我國科學技術水平的不斷提升，大數據技術得到了廣泛的發展，在一定程度上推動了電子檔案建設質量水平的提高，在這種時代背景下，電子檔案建設工作加強對互聯網，大數據，云計算等信息技術有效應用，得到了人們的廣泛的關注，與此同時，更多的企業改變了以往傳統檔案管理方式，將日常的檔案材料進行了進一步的儲存，掃描到更加安全穩定的云端之中，與此同時，更加科學合理的運用互聯網技術，促進檔案材料可以不受時間、地域或者是人員等因素的影響約束，而且通過大數據技術的應用也可以實現對電子檔案進行實時的預覽、查詢或者下載傳輸工作，這樣可以提升整個檔案建設工作的指效率，而且可以更加迅速的對檔案進行提取對比工作，除此之外，在當前大數據技術日益成熟的時代背景下，檔案大數據為整個大資源的有效利用提供了更加有力的支持，這進一步的實現了與各項檔案管理工作的相互促進，而且電子檔案建設工作的進步的建設發展也在一定程度上豐富了檔案大數據，而后者的進步的應用也強化了電子檔案管理的工作水平。

2.2電子檔案大數據發展的重要意義

隨著我國經濟的迅速發展以及時代的不斷變遷，各行各業的工作中所涉及的檔案信息的數量越來越龐大，而基于電子檔案的大數據技術的應用，可以使得此類巨大的答案信息得到更加高效的歸納，以及整理。整個工作在開展過程當中，能夠在短時間內得到紙的質量方面的迅速提升。與此同時，目前面對海量數據檔案建設管理工作的情況不盡人意，傳統的管理方式已經難以應付當前時代的電子檔案管理要求，而運用電子數據檔案來替代傳統的管理方式，不僅可以擺脫了傳統的指導案的年限方面的限制，再一程度上也不需要占據過多的空間，以及后期的維修保護工作，使得檔案的資料再具體的應用工作中，其價值得到大幅的提升，而且在當前時代背景下，對于各單位職能的進一步的發揮，也產生了幫助作用。大數據時代背景給電子檔案的建設提供了多種多樣的幫助，不僅能夠有效的節約調動各類檔案信息以及資源的時間，而且也可以快速的完成相應的服務，以及各類職能，更為重要的是，對降低整個檔案管理工作的成本的投入，促進資金利用效率的提高來說，也有較大幫助作用，這對于企業單位經濟效益的提升來說有著較大的幫助作用。[1]

3大數據時代下電子檔案管理的新特點

3.1擁有大量的數據資源

我國需要進行檔案管理的行業有很多，電子檔案管理的數據來源也十分廣泛，檔案管理的形式也多種多樣，主要有兩種形式，一種是由各種企業的業務部門所含的數據信息轉化而來的檔案信息，另一種是由各種圖片音頻轉化而來的檔案信息，不管是對于哪一種檔案資源，都需要進行妥善的保管和處理。隨著大數據分析技術在檔案管理過程中的運用，通過建立相關平臺，可以加快相關部門對于這些信息資源的收集，處理，存儲。

3.2完善的數據管理體系

在大數據時代下，通過建立相應的平臺和數據庫，通過連接各個企業的互聯網客戶端，輸入一套檔案管理的模型，在之后的檔案管理工作中，就可以實現信息結構的自動化處理，不僅可以快速準確地對信息進行自動收集和存儲，還可以通過相關模型對數據進行定向的分析，得到想要的結果，另外還可以通過云技術將信息儲存到云端，不僅擴大了信息儲存的數量，而且加強了信息儲存的保密性。

3.3讓檔案資源變得更加實用

傳統的檔案管理方法和手段，對于檔案的檢索和提取方面十分不便，所以很多檔案管理場所都存在著重藏輕用的現象，大量的電子檔案資源得不到相應的利用，不能發揮它原本的價值，就變成了一堆廢棄的信息，利用大數據技術，在互聯網平臺上建立相應的信息檢索窗口，可以很快的對海量的檔案資源進行準確的檢索，方便了，相關人員的查閱，提高了工作效率，讓我國的檔案管理事業變得更加有意義。

4該項工作的發展趨勢

4.1重視檔案的資源收集工作，進一步創新服務內容

首先，在當前時代背景下的檔案建設工作的發展趨勢之一便是要重視檔案的資源設計工作，與此同時，要進一步創新服務的內容，對電子檔案介紹工作來說，其本身的價值不言而喻，而在當時的時代背景下，通過對大數據技術的充分應用，對檔案中所蘊含的各類價值能夠得到更加充分的利用，使其在以往的工作中，所隱藏的價值可以更加充分的挖掘，用來服務于單位日后各方面的發展，提高單位自身的競爭能力，使其在當前激烈的市場競爭當中脫穎而出，穩固自身的發展地位，而且對于檔案價值的最大化發揮，也有著幫助作用。那么為了進一步的實現，對檔案資源的充分利用，就要對整個資源的收集工作引起足夠的重視，加強對該項工作的全面認知，意識到檔案資源的價值，各單位企業要加強對這些收集工作的重視度，與此同時，也要幫助相關工作人員意識到該項工作開展的重要性以及必要性，只有使工作人員在意識上有一個足夠的重視，才能進行的反應行為中，在開展相應的檔案資源收集工作中，能夠兢兢業業，本著認真工作的態度完成各項任務。只有在完成基礎數據工作上，才能更好地配合對大數據特性的正確應用，這樣可以進一步的發掘資源優勢。另一方面，對于這個檔案的管理工作來說，使其服務功能的進一步的強化是工作的重點，在當前大數據時代背景下，開展各項工作的內容便是不斷創新檔案的服務內容，為此在工作中就需要將數據的挖掘以及分析工作作為日后工作的基以及重點，通過建立更加全面完善的服務體系，可以進步的保障整個電子檔案服務內容的創新性發展，比如再進行建的檔案的服務內容，創新性發展工作過程中，通過對于云計算技術的有效使用，可以使得整個電子檔案數據的資源能夠得到進一步的分析挖掘以及應用，從而使檔案數據的資源價值得到進一步的發揮，而且工作人員在進行日后的創新性發展中，可以結合檔案管理工作實際情況展開相應的變更升級，推動檔案管理工作的計算能力以及存儲能力得到大幅的提升，使得電子檔案的服務內容可以更加廣泛以及分豐富化地應用與單位的各方面工作建設中。

4.2加強對先進技術的應用，創新檔案管理方式

其次，加強對先進技術的應用來創新電子檔案管理方式也是做好該項工作的關鍵所在。電子檔案的管理工作過程中可以發現該項工作過程中所涉及的資源往往具有一定的流動性，這就使得在大數據時代背景下，為了進一步保障該項工作的質量水平，就需要確保整個管理工作的秩序化，以及可以得到更加有序的開展，從而使得整個工作過程中，能夠基于對各類流動性資源的高效的處理，整個電子檔案資源的歸納收集或者整理效率得到一定的保障，并且實現對檔案資源的科學合理化的管理，來應對種類越來越復雜以及涉及范圍更加廣泛的檔案資源建設工作。與此同時，在進行檔案管理工作的改進設計工作過程中，不僅要從該部門出發，落實相關的政策規定以及管理措施，也應當從工作人員方面來入手，不斷提升管理建設能力以及創新性發展意識，隨著我國互聯網技術的不斷發展，電子檔案建設工作的大數據化的趨勢，使得各單位企業在進行該項工作中，也應當采取合作互的方式來與其他的相關部門或者是單位之間建立起更加高效的平臺，這樣可以對整個檔案的管理情況進行及時的了解掌握，再發生一些安全問題，或者是數據差錯時，也能夠可以及時的采取措施將其解決，避免各類瑕疵問題產生，進而逐漸擴大化，成為影響整個電子檔案管理工作質量水平提升的關鍵因素，而且各個部門或單位之間的高效結合，也可以實現對整個檔案管理的補充以及優化，更加適應當前大數據時代對電子檔案建設工作的要求。[2]

4.3加強對管理人員的培訓，建設專業化工作團隊

在當前國家大力強調人才強國的時代背景下，加強對管理工作人員的培訓，建設專業化的管理隊伍，對整個電子檔案管理工作水平的提升來說起著事半功倍的作用，單位對人員方面的培訓與引進要引起足夠的重視。一方面企業可以聘請電子檔案管理方面的專家，采用定期開展講座的方式來豐富管理人員的理論知識，使其進一步了解當前時代對該類型檔案管理的各項要求，以及做好檔案管理工作的方式方法，與此同時，加強工作人員的實踐培訓力度，豐富工作人員的實踐經驗，這樣才能進一步的帶動工作人員將已有的理論知識轉化為實踐輸出，理論知識與實踐經驗的高效結合，可以創造出更加符合單位自身的管理方案。另一方面，單位可以加強與科研院校和高等院校和高等院校合作，通過與高等院校的交流，與可以為專業化管理團隊的擴建提供人才保障，通過這種方式，不僅可以在一定程度上緩解高校就業壓力，而且也可以降低單位在人才培養與引進方面的資金投入，最大化的提升企業的經濟效益，對企業引進更加高素質、高水平的人才的同時增加經濟效益大有裨益。隨著時代的發展變化，電子檔案建設工作必然日益復雜、精細化，對人員方面的要求也日益高標準、嚴要求，只有不斷加強對工作人員的培訓并且為整個工作隊伍輸入新鮮血液，引起高素質人才，才能保障各單位電子檔案建設工作更好符合當前大數據時代的要求，提高二者契合度，從而進一步幫助各單位企業可以增強競爭力，同時為日后各項工作的改進升級奠定人才基礎。

4.4建立健全檔案管理機制與安全管理措施

我國的有關部門一定要加快檔案管理相關機制的建立，健全公布出臺相應的法律法規以及工作流程，嚴格要求各單位按照相關流程和標準進行檔案管理工作，減少檔案管理過程中所出現的檔案丟失等情況，保證檔案管理工作的有效性和科學性，還要加快完善相應的檔案管理校準機制，確保輸入到大數據系統中的數據是準確有效的，以免出現個人檔案以及企業檔案錯誤的情況。其次，采用大數據分析和處理技術，將數據進行云端的處理和儲存，一定要確保數據在儲存過程中的安全性，防止信息的泄露，各單位應不斷地培養工作人員的安全意識，再次，還要在檔案管理過程中安裝相應的安全保護機制。比如說防火墻等機制，減少因黑客入侵所造成的檔案泄露的現象。

5結束語

總而言之，目前電子檔案建設工作過程中所產生的問題較為多樣化，各方面的因素阻礙了電子檔案建設工作的進一步開展，對企業的信息管理工作方面也產生不利影響，在建湖工作中，要加強燦烈的大建設，問題的研究分析，并將不斷妥善解決，以此來提升列的檔案建設質量水平。

參考文獻

[1]劉俊.“大數據時代下的企業檔案信息化建設”研討會召開[J].上海檔案，2019（01）.

[2]徐佳.大數據時代企業文書檔案的信息化管理探究[J].卷宗，2018（07）.

作者簡介：李喜梅，（1972.12-），女，漢族，山東單縣，學歷本科，從事檔案管理。