人事代理檔案管理信息化建設(shè)分析

李娜 王玉文

摘要：在我國(guó)人事制度改革中，人事代理是至關(guān)重要的，人事代理制度的實(shí)施，一方面為人才由“單位人”轉(zhuǎn)變成“社會(huì)人”提供了有力支撐，另一方面也優(yōu)化了社會(huì)人才配置，在很大程度上解決了人事代理檔案管理工作，夯實(shí)了社會(huì)人才儲(chǔ)備和開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)。當(dāng)前我們正處在信息時(shí)代，據(jù)此，我們認(rèn)真分析當(dāng)前人事代理檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，并立足于實(shí)際統(tǒng)籌謀劃，整體設(shè)計(jì)，加強(qiáng)代理檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)效。

關(guān)鍵詞：人事代理檔案;信息化;建設(shè)

隨著人事制度的不斷改革，當(dāng)前人事代理機(jī)構(gòu)逐漸演變成最重要的人才儲(chǔ)備庫(kù)。隨著人才流動(dòng)幅度的不斷加快，人事代理業(yè)務(wù)的日益增多，代理工作難度系數(shù)的加劇，在信息時(shí)代，如何加強(qiáng)人事檔案管理工作是亟待解決的重要問(wèn)題，

一、當(dāng)前人事代理檔案管理信息化建設(shè)面臨的弊端

（一）檔案管理信息化意識(shí)孱弱

經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐，人事代理制度在企事業(yè)單位的得到了較為廣泛的運(yùn)用，緩解了就業(yè)壓力，優(yōu)化了檔案管理，從表面來(lái)看，現(xiàn)階段我國(guó)人事代理制度已經(jīng)初成雛形，具備了一定的規(guī)模。但受多種因素影響，人事代理檔案管理中還存在諸多問(wèn)題，部分企事業(yè)單位沒(méi)及時(shí)與代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行對(duì)接，思想上存在不信任人事代理機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致無(wú)法推進(jìn)人事代理檔案信息化建設(shè)的步伐。

（二）檔案管理制度不完善

當(dāng)前我們正處在信息時(shí)代，各級(jí)人才服務(wù)中心都普及了大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的使用，人事檔案管理也從過(guò)去的紙質(zhì)保管變成電子存檔，并取得了一定的成效。然而受多種因素的掣肘，在人事代理檔案信息化管理中還存在諸多問(wèn)題，檔案管理不完整，檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)有待優(yōu)化，操作缺乏實(shí)用性和靈活性。

（三）檔案管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)

在信息時(shí)代人才服務(wù)中心人事代理檔案可以說(shuō)已經(jīng)基本上實(shí)現(xiàn)了電子化存檔，由于信息技術(shù)和系統(tǒng)更迭，在信息化管理中還存在一定的漏洞，造成管理人員無(wú)法及時(shí)獲取人事檔案信息，及時(shí)整理信息。有人自己拿著檔案，存放人才交流中心，檔案轉(zhuǎn)至生源地，公對(duì)公轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入。檔案在個(gè)人手中，對(duì)于檔案信息是否真實(shí)、完整埋下風(fēng)險(xiǎn)。

（二）信息管理技術(shù)有待優(yōu)化

傳統(tǒng)人事代理檔案管理主要采用收集整理，編號(hào)，立卷歸檔，查閱轉(zhuǎn)檔的模式，在信息時(shí)代雖然引入了信息化管理模式，但是部分管理人員還在延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式，加劇了檔案管理工作人員工作量[2]。追本溯源，因?yàn)槿狈σ惶讓?shí)用的電子軟件，缺乏先進(jìn)的檔案信息錄入技術(shù)，還有部分單位雖然引入了電子平板掃描技術(shù)，原始檔案轉(zhuǎn)化中的效率問(wèn)題，但是在保密性、準(zhǔn)確性方面還有待改進(jìn)。

二、加強(qiáng)人事代理檔案信息化建設(shè)的策略

（一）與革故鼎新轉(zhuǎn)變觀念，夯實(shí)信息建設(shè)基礎(chǔ)

為推進(jìn)人事代理檔案管理信息建設(shè)步伐，首先我們要打破墨守成規(guī)的思想，認(rèn)識(shí)到想要推進(jìn)人事代理信息管理就必須要依托現(xiàn)代信息技術(shù)。在以往傳統(tǒng)人事檔案管理中主要依靠手工操作的方式來(lái)收集紙質(zhì)檔案和整理歸檔，這種落后的方式，工作效率低下，信息精準(zhǔn)性存在偏差，無(wú)法及時(shí)查詢檔案信息，基于此，我們要轉(zhuǎn)變觀念依托各種先進(jìn)技術(shù)，基于國(guó)家統(tǒng)一信息化標(biāo)準(zhǔn)下，投入人力物力，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并根據(jù)信息化建設(shè)的規(guī)范要求，考慮檔號(hào)的設(shè)置，檔案的分類。同時(shí)并將人事代理檔案信息都有效地納入到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中，再進(jìn)一步細(xì)化檔案門(mén)類，進(jìn)而便于人事代理檔案信息的導(dǎo)入傳出，或是檔案信息的共享和人力資源的流動(dòng)。

（二）完善網(wǎng)絡(luò)管理制度， 提升檔案信息化水平

“制度是行為規(guī)范的準(zhǔn)繩” 。對(duì)此，我們要立足于實(shí)際，系統(tǒng)梳理，理順體制，細(xì)化措施、著力補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)、建機(jī)制，完善機(jī)制，確保檔案管理人員根據(jù)規(guī)章制度開(kāi)展相關(guān)工作。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)與軟件開(kāi)發(fā)公司的合作，以便研發(fā)出針對(duì)性強(qiáng)，功能完善的人事檔案管理軟件，依托先進(jìn)的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，推進(jìn)統(tǒng)計(jì)分析、異地查詢、在線開(kāi)具證明等服務(wù)，打破傳統(tǒng)人檔分類的藩籬，促進(jìn)人事代理成本的減低，從整體上促進(jìn)社會(huì)服務(wù)效率的提升。構(gòu)建企事業(yè)單位與人力資源二者間的聯(lián)系，依托信息技術(shù)，推動(dòng)在線檔案投遞或是人力資源工序平衡。還可以依托云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，做好代理檔案資源的統(tǒng)計(jì)分析，構(gòu)建立體化、智能化的人事檔案管理制度，夯實(shí)人事代理檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

（三）積極引入先進(jìn)技術(shù)，有效減少檔案損耗

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，在人事代理檔案管理中信息技術(shù)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，檔案管理人員的管理方式即收集來(lái)的人事檔案資料進(jìn)行有效分類、排列裝檔，編號(hào)分卷，有需要經(jīng)常翻閱檔案，因此在查閱中容易出現(xiàn)錯(cuò)漏和破損，加之因?yàn)榇砣嘶蚴菃挝坏男枨蠖啻蝹鞒?fù)印，不可避免的對(duì)紙質(zhì)檔案造成機(jī)械性的損傷，加速原件的褪變和脆化，嚴(yán)重威脅檔案信息的安全。對(duì)此合理應(yīng)用檔案新技術(shù)，可以一次性完善有效將所收集的人事檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行多次打印復(fù)制，供多家用人單位查詢。另外還可以依托先進(jìn)防火墻技術(shù)和等級(jí)嚴(yán)格的密級(jí)管理制度，保障代理檔案的安全。

（四）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)管理信息進(jìn)程

實(shí)現(xiàn)代理檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化，離不開(kāi)高素質(zhì)復(fù)合型的檔案管理人才。基于此，我們要立足于實(shí)際，通過(guò)“走出去，引進(jìn)來(lái)”的方式，定期加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，深化其安全意識(shí)，工作責(zé)任心，幫助其掌握先進(jìn)的檔案管理方式，在具體的工作中依托管理制度，切實(shí)做好自己的本職工作。另外，還要信息技術(shù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)了解檔案信息化的過(guò)程，熟悉或是掌握各種新載體的物理性能。為構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍，還要引入檔案管理人才，充實(shí)現(xiàn)有人才隊(duì)伍，助力檔案事業(yè)的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)：

一言以蔽之，在新時(shí)期下為推進(jìn)人事代理當(dāng)納，我們要根據(jù)現(xiàn)階段人才市場(chǎng)情況復(fù)雜、人才市場(chǎng)流動(dòng)大的特點(diǎn)，遵循服務(wù)個(gè)人的原則，依托信息技術(shù)，完善網(wǎng)絡(luò)管理制度、積極引入先進(jìn)技術(shù)、加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)等策略，做好代理檔案信息化管理工作，推進(jìn)信息化管理的進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016，000（005）：58-58.

[2]謝慶軍.流動(dòng)人員人事檔案管理和延伸服務(wù)：回顧與展望[J].中國(guó)人事科學(xué)，2020（7）.

（山東省蘭陵縣人力資源和社會(huì)保障局?山東?臨沂?277700）