當代縣級檔案管理的體制機制現狀及優化研究

摘要：隨著2019年初我國縣級事業單位與縣級行政部門的系列機構改革的完成，作為縣級管理體系中的重要組成部分，縣級檔案管理部門職能劃分開始引起了各層領導的廣泛重視。特別是在縣級檔案管理工作的進一步發展與變化情況下，縣級檔案管理工作運行的機制、體制改革面臨新的機遇與挑戰，同時也暴露出了一些新問題。對此，縣級檔案管理工作人員需要把握住發展機遇，同時對檔案管理進行相應的創新和探索，有效解決出現的新問題，并進一步加強縣級部門檔案管理工作。故此，下面將重點圍繞縣級檔案管理工作的水平現狀與存在的問題進行分析，而后提出了相應的優化建設對策。

關鍵詞：縣級部門? 檔案管理? 管理體制? 優化建設

Abstract： With the completion of a series of institutional reforms of county-level public institutions and county-level administrative departments in China at the beginning of 2019， the functional division of county-level archives management departments has attracted extensive attention from leaders at all levels. Especially with the further development and changes of county-level archives management， the operation mechanism and system reform of county-level archives management are facing new opportunities and challenges， but also exposed some new problems. In this regard， the county-level archives management staff need to grasp the development opportunities， innovate and explore the archives management， effectively solve the new problems， and further strengthen the archives management of county-level departments. Therefore， the following will focus on the analysis of the current level and existing problems of county-level archives management， and then put forward the corresponding optimization construction countermeasures.

Key Words： County-level departments; Records management; Management System; Optimization and construction

縣級部門檔案信息中有諸多可靠性與參考性強的內容，這些內容對有關部門建設、日常管理、縣級單位文化宣傳方面都具有重要參考作用。同時，縣級部門對檔案管理進行創新優化，可以有效提高檔案管理質量，讓檔案管理更加嚴謹與規范。所以，縣級部門有必要從根本上加強重視檔案管理工作，并基于此促進檔案管理現代化建設，全力提高檔案管理工作質量。

1縣級檔案管理現狀

1.1縣級檔案局館機構健全，人員數量基本滿足業務要求

各級檔案組織基本建立，特別是縣級及以下基層檔案組織，如縣直各單位與各鄉鎮街道都有檔案室，至少有一名檔案管理人員;檔案局與館的權利清單、責任清單，人員身份清單已經劃分清楚;通過建國后的不斷完善機構運轉正常，作用正常發揮[1]。但是也存在上級垂直單位和企業檔案管理不重視，對其執法管理困難問題。

1.2縣級檔案庫房面積和硬件設施初具規模

檔案事業發展基金每年都列入財政預算，投入體制機制得到保障，并得到基本項目下的保障。通過多年的積累各地檔案館庫房都得到建設，并不斷增加設施設備，擴大庫房面積，提高檔案保管水平，各地基本完成了數字化檔案館建設。但是有的地方因經濟發展狀況和地方財政收入少的原因，檔案館建設還是停留在多年前的水平，與經濟發展水平和人民群眾的要求不相適應。

1.3縣級檔案資料收集與利用初步顯現社會效益

縣級檔案局（館）通過對建國后檔案資料的收集、整理、編研、利用，檔案資料規模效益得到發揮，全面的歷史檔案資料積淀凸顯厚積薄發。查閱檔案資料被社會認可，知名度和美譽度不斷提升。但也有個別縣直單位缺少獨立的綜合檔案室，辦公室、借閱室及檔案室三室合一，同時保管設施陳舊，未配置相關標準的檔案櫥、密集架，“十防”工作沒有做到位，辦公室人員來往混雜，無法確保檔案保管安全。

1.4檔案管理制度建立齊全，執行中還要差距

建國后全國人大通過不斷立法和修訂完善，制訂了《檔案法》及一大批規章制度，各級政府及職能部門建立了完備的檔案技術標準。通過學習國外的先進技術和經驗，短短幾十年發展就取得巨大成績[2]。但是在基層實際工作中存在著文件資料收集不全面， 文件檔案分類不準確，文件檔案保管不安全，文件檔案利用率不高的問題。

2縣級部門檔案管理存在的問題

2.1檔案管理理念還需轉變

新時期縣級部門檔案管理工作面臨兩大難題，首先是傳統管理效率低下，以至于許多檔案資料并未獲得有效保管和充分利用，后期要想查閱也存在一定難度。其次是隨著社會經濟不斷發展，縣級單位不斷深化改革。許多單位各項工作需要歸檔與借閱檔案資料，因此檔案管理始終處于一個不穩定的狀態。這是因為檔案管理人員對檔案管理工作缺乏正確的認知，管理理念比較落后，甚至認為檔案管理不過是簡單的收集、整理及歸檔，并沒有將深層次的管理理念運用到實際工作中，傳統的理念對縣級部門檔案管理水平造成了直接影響。

2.2缺欠穩定統一的檔案管理標準

主要有四方面體現：首先是省市縣機構設置和管理職能不統一;在縣級檔案局與館職能交叉，多年的實踐證明縣級檔案管理適合局館合一，一個機構兩塊牌子，再分就不利于檔案工作的開展。其次管理系統不統一?？h直各單位所有類型的檔案材料都不能歸納到統一系統中，不同系統的檔案目錄與檔案信息內容很難有所關聯;三是檔案分類不準確，縣級部門檔案管理方法不夠科學，雖然有一些部門制定了綜合檔案分類標準，然而大多是沿用以往的歸檔管理方式;最后是縣級區域內檔案沒有統一集中管理，有些單位多年積累的檔案資料積壓在文件柜和紙箱中。許多縣級部門檔案管理相對混亂，未能實現統一管理[3]。

2.3檔案管理工作人員素質達不到要求

在機構設置和人員管理機制問題上，近40年來機構改革多次分分合合，個別工作人員對檔案事業前景迷茫，專業知識不足，缺乏行政執法和信息技術能力。就算是檔案館根據現代化管理標準配備了計算機等先進設備，由于缺少專業操作人員，先進設備也難以充分發揮作用，以至于縣級檔案管理難以實現現代化發展。此外，除了需要具備一定的計算機操作基礎，還需要對檔案管理模式進行優化創新，這需要工作人員具有較強的職業能力與素質。

2.4對檔案管理的重視程度還應提升

當前，在縣級部門管理體系中，因為檔案管理工作和其他部門并沒有密切關系，往往是等有需要的時候才會被記起，加之有關部門工作人員與檔案管理工作人員將更多精力與時間放在經濟工作上，檔案管理工作并未受到足夠重視。最終導致縣級部門檔案管理工作人員的工作積極性降低，同時對檔案管理工作的重視程度也降低了，影響到了縣級檔案更好地發展。

2.5對檔案現代化管理存在認知偏差

因為認知理念上存在偏差，部分縣級部門進行檔案管理時，并未透徹理解現代化管理的含義，覺得配置先進的設備、做好檔案數據錄入工作就是對檔案進行了現代化管理。但這是種片面化的觀念，現代化檔案管理并非是達到設備與技術等硬件要求，還需要轉變管理理念以及創新管理方法等方面，也就是從建檔到銷檔、從人員到機構、從政治待遇到工資福利全過程都需要實現現代化管理[4]。

3當前縣級檔案管理優化措施

3.1從根本上改進檔案管理體制

檔案管理工作質量的好壞，在一定程度上是受檔案管理體制健全與否的影響，主要體現為檔案局與檔案館的機構設置，職能劃分，責任明確，獎懲兌現等，檔案管理工作人員的檔案資料整理、收集、歸檔等各項工作是否科學與規范。實踐證明縣級檔案管理局館合一方式比較合理有效，能保障行政執法和業務指導的順暢開展。所以，要想從根源上減少出現不良的管理行為，需要對檔案管理工作實施科學、嚴謹的管理體制。

3.2采取科學有效的日常監管機制

對縣級部門檔案管理工作應該加強監管，對縣以下基層加大檔案執法檢查次數和獎懲力度，以此確保檔案管理工作能夠有序推進。要重視檔案管理工作人員政治待遇和工資福利，在管理崗位職數、級別，高級職稱數量，晉升渠道，給予支持關心。切實做好對檔案管理人員的日常考核和年度考核評價機制建設，用制度約束人，調動人的工作積極性。落實誰損壞誰負責原則，因工作失誤而導致的檔案流失與損壞的，要嚴格查處和必要的懲罰。

3.3加強領導并提高認識

提高領導干部和全社會對檔案管理工作重要性認識，使縣級部門檔案管理工作水平進一步提升。首先，讓所有人員都認識到做好檔案管理工作不僅是自身職責，更是法律法規的要求，從而真正認識到檔案管理的重要性;其次，需要將檔案管理工作與單位的組織建設、經濟建設及其他各種社會事業放在相同地位，將檔案管理工作作為單位建設的組成部分[5]。

3.4加速推進檔案現代化管理進程

在縣級檔案現代化管理工作中，加大互聯網、物聯網、數字化和大數據等先進技術應用，特別是一些建管較久的檔案館，館藏卷宗較多、種類復雜、資料陳舊等問題在一定程度上提高了數字化、信息化、編研和利用工作難度與工作量。在進行檔案現代化管理過程中，縣級檔案館需要充分掌握館內所有檔案的具體情況，依照檔案文件的重要程度、不同作用、利用率等標準進行篩選，確定開放利用范圍及順序。

3.5建立一支高素質、專業能力強的檔案管理隊伍

當前的縣級部門檔案管理工作中，首先需要對人才引進方面不斷加大力度，引入一批高素質、專業技能強的檔案管理人才，充實檔案管理隊伍。其次需要對已有的工作人員加強培訓與繼續教育，提高他們對現代技術的的掌握應用能力，把他們打造成具有理論知識與實踐能力的檔案管理隊伍。其次要用事業吸引人才，穩住人才，要用優厚政治經濟待遇留住檔案人才。

3.6實施標準、規范的管理流程與方法

要想提高縣級部門檔案管理工作水平與效率，應該從檔案收集、歸檔、保管等各個環節出發，制定相配套的工作標準流程。以往的檔案管理工作中，因為技術手段與管理方式同日益發展的檔案管理要求不相符，這使得許多縣級部門檔案管理工作出現檔案保管期限不準確、相同文件重復保存、保存的檔案沒有利用價值等問題[6]。為此，需要定期對檔案進行整理，從系統中剔除沒有利用價值的檔案資料。規范化的目錄能夠保障檔案檢索的準確率，避免檢索過程中出現文不對題的情況，有效節約檢索時間，真正提高檔案管理工作效率。

4結語

總的來說，縣級部門檔案管理工作作為縣級部門管理體系中一個重要構成部分，構建科學合理的檔案管理體制機制，調動檔案管理人員的積極性主動性，對于發揮檔案資源化作用，促進地方經濟社會發展具有重要的意義;而縣級部門檔案管理體制機制的改革、發展和演變，又為各級機構改革、職能轉變、建設開放型服務型政府提供重要參考。檔案管理人員應把握機遇，對檔案管理模式與技術進行探索和創新，從而強化縣級部門檔案管理工作。

參考文獻

[1]加雪晶.全國檔案查詢利用服務平臺建設存在問題分析與對策研究[D].鄭州：鄭州大學，2020.

[2]楊芳芳.如何在機構改革中做好自然資源檔案管理工作的思考[J].蘭臺內外，2020（32）：19-21.

[3]時環環.縣級檔案館檔案管理現代化的問題探究[J].辦公室業務，2021（7）：119-120.

[4]譚娜.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].文化創新比較研究，2018，2（31）：131，133.

[5]孔祥新，王惠敏.縣級檔案管理工作現狀及對策研究[J].中國市場，2019（10）：101-102.

[6]馮婭.事業單位檔案管理工作的優化路徑探討[J].文化創新比較研究，2019，3（16）：166-167.

作者簡介：盛萍（1965-），女，本科，副研究館員，從事檔案管理工作。

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