淺談會計電算化檔案管理

馬清蘭 江 巧 季曉毓

會計電算化逐步取代手工記賬，是會計發展的必然趨勢，會計電算化普及對會計檔案管理提出了新的要求。

一、電算化會計檔案的內容與特點

會計電算化檔案主要包括存儲在電腦硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和電腦打印出來的書面等形式的會計數據；會計數據則是指記賬憑證、會計賬簿、財務會計報告等數據。按照《會計檔案管理辦法》規定，采用電腦進行會計核算的單位，應當保存打印出的會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財務部、國家檔案局備案。電算化會計檔案與傳統的會計檔案相比，有其自身的特點，主要表現為：

（一）存貯范圍更廣。電算化會計檔案存貯的范圍比傳統的會計檔案更廣，電算化會計檔案除保留了傳統意義上的紙質檔案外，還包括存貯在計算機硬件上的數據和其他磁盤介質上的會計信息，如程序開發設計說明書以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等。

（二）存貯形式更多。作為傳統審計對象的憑證、賬簿、報表等會計資料的存在形式發生了轉變，會計數據不但以打印輸出的紙質形式存在，還以電磁信號的形式存貯于軟盤、硬盤、光盤等載體上。磁性化存貯介質方式的介入使檔案的管理更加簡潔、快速、有效。

（三）存放方式更嚴格。由于電算化會計檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式，電算化會計檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤等，而這些磁性介質、光盤極易受磁場、有害氣體、灰塵等影響，因此存放點必須具有更加嚴密的防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等措施。

（四）對檔案管理的要求更強。電算化會計檔案的管理和利用受會計軟件的種類和版本的影響，實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本和種類就越多，電算化會計檔案只有得到科學的管理，才能被正常利用。

二、會計電算化檔案管理存在的主要問題

（一）完整性、安全性不高。我國自實施會計電算化以來，采用會計電算化的單位較多，但多數單位真正運行時間較短。有些單位為了適應會計電算化系統技術環境、制度環境的變化，對會計軟件進行了升級，而原有的會計軟件及相關資料未能及時進行整理歸檔，這些會計檔案資料就得不到及時地收集和利用，而且這也不符合控制制度的要求。隨著時間的推移，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。

（二）電算化會計檔案管理制度尚不完善。很多單位認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度；沒有對會計電算化信息系統檔案保管人員的職責作出相應的規定；也沒有采取相應的保障措施來改善保管會計檔案的環境等。

（三）檔案管理人員的業務素質不全面。目前很多企業中的檔案管理人員的素質缺少檔案管理應有的專業知識和計算機應用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發展。

（四）計算機系統及網絡安全存在隱患。計算機系統盡管功能強大、技術先進，但仍有很多缺陷。首先，計算機系統內存儲的數據輸入易被篡改，軟件被修改或破壞，安全存取功能薄弱等。其次，在網絡聯通五湖四海的今天，網絡系統中信息易被竊取或泄露、非法增刪改等。計算機系統不安全的另一主要方面就是計算機病毒的危害，其破壞性極大。

（五）電算化會計檔案載體存在的問題。電算化條件下，會計檔案載體本身發生了巨大變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表之外，還包括電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及全套文檔資料。由于會計數據被記錄在磁盤、光盤等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這種通過計算機技術手段實施的信息篡改、修改復制、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性，并且發現難度非常大。另外，電算化會計檔案又受載體的質量、存放環境、存儲信息有效期等條件的影響。

三、加強會計電算化檔案管理的措施

（一）保持電算化會計檔案的完整性。管理會計數據在未打印成書面形式輸出前，應妥善保管并保存副本。記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬都應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。電算化會計檔案應定期將會計數據備份至磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對會計電算化檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

（二）完善管理制度。會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內容。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等都有相應的管理制度。各種紙質的會計檔案和介質的會計檔案要及時合理歸檔，做好記錄。歸檔的檔案做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。要建立嚴格的電算化會計檔案借閱制度，借出、查看、歸還要做詳細記錄。

（三）提高會計部門人員素質。會計電算化不僅需要一定的專業會計人員，而且需要一定的計算機人員參與維護日常使用和確保其數據的安全。所以必須不斷提高會計人員的計算機操作能力，同時需要有一定數量的計算機高級人才管理與維護電算化會計軟件的正常使用、網絡的安全運行，不斷開發更合理、高效的電算化會計軟件。只有兩者共同配合，才能有效保證會計電算化正常運行。

（四）加強網絡安全管理。配備專業計算機管理人員，建立預防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，定期對系統安全性進行檢測，排除安全隱患。

（五）會計數據雙備份。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應實行“AB備份法”進行數據的備份。備份時要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護封簽，存放在兩個不同的地點，防止意外事故發生引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。檔案應保存在遠離磁場的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

總之，電算化會計檔案管理既是一項重要的會計管理工作，又是一項重要的檔案管理工作，各單位應依據電算化會計檔案形成的規律和特點，進一步加強和改進管理方法，充分發揮網絡時代的會計檔案信息優勢，提高電算化會計檔案利用效率，為領導決策服務，真正使電算化會計檔案在會計工作中發揮出應有的作用。