加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案“三化”管理的幾點(diǎn)思考

周意紅 劉琦

摘要：文章簡析了21世紀(jì)電子信息化時代事業(yè)單位干部人事檔案“三化”管理的意義及目前面臨的主要問題，并圍繞干部人事檔案需更有效地服務(wù)于國家人才強(qiáng)國戰(zhàn)略和全社會人力資源合理配置的時代使命，提出了加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案“三化”管理的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；科學(xué)化；制度化；規(guī)范化

中圖分類號：D630.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2095-5103（2021）01-0113-04

作者簡介：周意紅，中國科學(xué)院天津工業(yè)生物技術(shù)研究所業(yè)務(wù)主管，碩士；劉琦，中國科學(xué)院天津工業(yè)生物技術(shù)研究所人事教育處處長，博士。

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料，是每名干部的真實(shí)“身份證”。干部人事檔案的“三化”管理是指干部人事檔案工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)。1995年11月召開的全國干部人事檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流會上明確將“大力加強(qiáng)干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，更好地為干部人事工作和人事決策工作服務(wù)，為改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)”；1996年12月，中共中央組織部印發(fā)《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》，決定“全面推行干部人事檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理”；2018年11月，中共中央辦公廳頒布的《干部人事檔案工作條例》中再次強(qiáng)調(diào)“三化”管理的重要性，要求充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。干部人事檔案“三化”管理是當(dāng)前黨和國家對干部人事檔案工作的整體要求，為順應(yīng)時代需求，各事業(yè)單位應(yīng)圍繞這個目標(biāo)不懈努力、砥礪前行。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案“三化”管理的意義

干部人事檔案工作的科學(xué)化管理是指干部人事檔案工作管理的體制機(jī)制要適應(yīng)目前社會發(fā)展需求、有效服務(wù)于國家人才強(qiáng)國戰(zhàn)略和全社會人力資源合理配置；干部人事檔案工作的制度化管理是指以國家的相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，建立和完善干部人事檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，確保干部人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照規(guī)章制度運(yùn)行；干部人事檔案工作的規(guī)范化管理是指干部人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)應(yīng)按照工作程序，嚴(yán)格審查和收集各類資料，制定干部檔案清單，統(tǒng)一資料歸檔范圍、歸檔方式，做到“一人有一檔，人人不漏檔”，確保干部人事檔案齊全完整。干部人事檔案“三化”管理之間相輔相成又相互制約，科學(xué)化是基礎(chǔ)和手段，制度化是前提和保證，規(guī)范化是重點(diǎn)和根本[1]。干部人事檔案“三化”建設(shè)為當(dāng)前干部人事檔案工作指明了方向，是各個事業(yè)單位貫徹新時代黨的組織路線，落實(shí)從嚴(yán)管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中重要作用的有效保障。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案“三化”管理面臨的主要問題

1.管理體制機(jī)制不順，影響干部人事檔案科學(xué)化的步伐

首先，我國堅(jiān)持事業(yè)單位干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的原則，干部如果遺失檔案或者檔案材料審核不通過，就意味著失去了進(jìn)入國有事業(yè)單位工作或晉升到領(lǐng)導(dǎo)干部崗位的機(jī)會。而實(shí)際上除了應(yīng)用于引進(jìn)人才、提拔干部、上級檢查等情況，干部人事檔案往往處于無人問津的狀態(tài)，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。其次，在傳統(tǒng)模式下，事業(yè)單位干部人事檔案一直采取封閉性管理模式，在一定程度上降低了干部人事檔案的原始性、真實(shí)性、完整性。最后，事業(yè)單位干部人事檔案管理不集中，有些單位實(shí)行編內(nèi)人員人事檔案存單位、編外人員人事檔案存人才市場的管理模式。這種按身份管理檔案的模式不僅不利于人才的統(tǒng)一管理，同時也不便于檔案的借取利用，甚至易讓編外人員認(rèn)定為不平等待遇，從而影響其工作積極性。總之，當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案管理的體制機(jī)制已遠(yuǎn)不能滿足社會人力資源合理配置的需求，“棄檔”“死檔”現(xiàn)象時有發(fā)生，極大阻礙了干部人事檔案科學(xué)化的步伐。

2.制度執(zhí)行力度不夠，影響干部人事檔案制度化的建設(shè)

沒有規(guī)矩不成方圓。第一，干部人事檔案管理由于缺乏國家層面法律法規(guī)的有效監(jiān)督和保護(hù)，導(dǎo)致在實(shí)際工作中不能完全按照《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定來收集、整理、利用與保管檔案，各種不規(guī)范管理檔案的情形時有發(fā)生。第二，新形勢下，各事業(yè)單位對以新的內(nèi)容和載體形式出現(xiàn)的人事檔案材料持保守態(tài)度，未能形成與時俱進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，而舊的規(guī)章制度已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要。第三，由于檔案行政部門未對干部人事檔案管理進(jìn)行有效的監(jiān)督指導(dǎo)，使得干部人事檔案管理工作往往處于無人監(jiān)管的狀態(tài)，易出現(xiàn)新增材料不能及時歸檔、部分人員檔案材料遺失等情況。

3.管理方式方法滯后，影響干部人事檔案規(guī)范化的進(jìn)程

21世紀(jì)是電子信息化的時代，但很多事業(yè)單位的干部人事檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)材料保管模式，依賴人工收集歸檔以及查閱。同時，由于缺乏重視和關(guān)注，干部人事檔案管理工作往往不能持之以恒，檔案收集整理完全依靠檔案管理工作者單方的力量。這種傳統(tǒng)管理模式不僅費(fèi)時費(fèi)力，效率低下，而且紙質(zhì)檔案材料也不易保存，無形中影響了檔案材料的完整性。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案“三化”管理的措施

1.創(chuàng)新管理體制機(jī)制，全面推進(jìn)干部人事檔案科學(xué)化管理

（1）堅(jiān)持黨管干部原則，加強(qiáng)服務(wù)、擺正位置

在新的歷史條件下，事業(yè)單位的干部人事檔案工作更應(yīng)堅(jiān)持黨管干部的原則，堅(jiān)持以人民為中心，積極主動接受單位黨委對干部人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，將干部人事檔案管理工作列入組織干部人事部門議事日程，強(qiáng)化干部人事檔案集中管理的體制機(jī)制，讓廣大職工站在更高角度認(rèn)識干部人事檔案的價值。充分發(fā)揮干部人事檔案在干部入職、轉(zhuǎn)正定級等一系列工作中的重要憑證作用，保障組織人事工作有理有據(jù)、公平公正開展，同時維護(hù)職工的正當(dāng)利益，進(jìn)一步獲取領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的重視，贏得干部人事檔案管理在事業(yè)單位工作中應(yīng)有的重視和地位，為國家和社會創(chuàng)造更多的財(cái)富[2]。

（2）以人為本，推進(jìn)干部人事檔案的透明度改革

人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是黨和國家的機(jī)密，歷來我國的干部人事檔案一直披著“神秘的面紗”。新形勢下，我們可以借鑒國外人事檔案管理工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)干部人事檔案的透明度改革，樹立干部人事檔案“以人為本、立檔為民”的管理理念，出臺相應(yīng)政策保障干部人事檔案工作由完全保密逐步向?qū)徤鏖_放轉(zhuǎn)變，并確保干部本人對有異議的人事檔案信息有提出申訴和保護(hù)個人隱私等權(quán)利[3]。推進(jìn)干部人事檔案的透明度改革，使干部本人更加了解自身情況以及關(guān)注干部人事檔案工作的開展，逐步改觀大眾對干部人事檔案的印象，從而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作的真正民主化。

（3）積極承擔(dān)管理責(zé)任，實(shí)現(xiàn)“一盤棋”管理模式

目前，我國事業(yè)單位中普遍存在單位規(guī)模體量不斷擴(kuò)大，卻不能獲得政府層面給予編制支持的現(xiàn)象，因此新招入單位的職工大多數(shù)只能聘用為編外人員。為化解各種利益矛盾、穩(wěn)定人心，事業(yè)單位往往會采取“同工同酬”的管理模式。因而，對于編外人員的干部人事檔案，我們也應(yīng)積極主動承擔(dān)管理責(zé)任，實(shí)現(xiàn)編內(nèi)與編外人員的干部人事檔案“一盤棋”的管理模式，弱化編制問題給職工帶來的困擾，消除干部培養(yǎng)過程中身份的束縛。

2.加強(qiáng)制度執(zhí)行的剛性，全面實(shí)行干部人事檔案制度化管理

（1）加強(qiáng)國家有關(guān)干部人事檔案的法律法規(guī)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作法治化

我國現(xiàn)行的干部人事檔案工作法規(guī)主要有《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案造假問題處理辦法（試行）》等，這些法規(guī)對干部人事檔案的收集整理、日常管理等工作都有詳細(xì)的規(guī)定，但在實(shí)際工作中很難引起領(lǐng)導(dǎo)和職工的關(guān)注。事業(yè)單位是否按國家法規(guī)開展干部人事檔案工作，完全取決于檔案管理工作人員的責(zé)任心，而許多檔案管理工作人員因?yàn)椴槐焕斫庵匾暎又浼嬗泻芏嗥渌ぷ魅蝿?wù)，工作中往往會力不從心。因此，干部人事檔案管理工作必須拔高層次，加強(qiáng)改革頂層設(shè)計(jì)和頂層推動，由國家立法，在法律的監(jiān)督下開展工作。特別是干部人事檔案信息化時代的到來，更加迫切需要制定法律法規(guī)來維護(hù)工作秩序。比如，可以在《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動法》《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》等大型法律法規(guī)中增加有關(guān)干部人事檔案的相關(guān)條文，明確單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、檔案所屬人員各自的法律責(zé)任，同時維護(hù)各方的權(quán)利與利益，全面實(shí)行干部人事檔案法制化管理[4]。

（2）改革完善各事業(yè)單位干部人事檔案規(guī)章制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事

目前，各事業(yè)單位傳統(tǒng)保守的干部人事檔案管理制度已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會需求，嚴(yán)重阻礙了干部人事檔案科學(xué)化、規(guī)范化的步伐。新形勢下，我們要不斷創(chuàng)新思想觀念，加強(qiáng)調(diào)查研究，綜合人事檔案科研學(xué)者和一線工作人員的意見，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，探索新型適用的干部人事檔案規(guī)章制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。一是完善收集整理制度。檔案材料的收集是檔案工作的起點(diǎn)，也是極其重要的環(huán)節(jié)。我們應(yīng)建立科學(xué)、合理、有效的材料收集工作機(jī)制，將普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結(jié)合起來，增強(qiáng)檔案材料的真實(shí)性、收集過程的規(guī)范性。二是建立信息化制度。干部人事檔案信息化建設(shè)，必須堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，遵守相關(guān)規(guī)章制度，以業(yè)務(wù)應(yīng)用為導(dǎo)向，逐步建設(shè)適應(yīng)社會發(fā)展的信息化系統(tǒng)，不斷提高干部人事檔案工作水平。三是改革利用服務(wù)制度。我們應(yīng)平衡好保密與開放服務(wù)的關(guān)系，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作以保密為重點(diǎn)的思路，將制度建立的重點(diǎn)落到綜合利用和人性化服務(wù)的層面，保障職工本人對其檔案的合理權(quán)利，達(dá)到現(xiàn)代干部人事檔案管理保密與開放的統(tǒng)一。

（3）建立監(jiān)督管理體系，督促相關(guān)規(guī)章制度的落實(shí)

制度失去監(jiān)督，就會成為一紙空文。因此，事業(yè)單位干部人事檔案工作必須建立權(quán)責(zé)清晰、監(jiān)督到位、保障有力的監(jiān)督管理體系。一方面，事業(yè)單位上一級行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對各事業(yè)單位干部人事檔案的監(jiān)督檢查，督促相關(guān)規(guī)章制度的落實(shí)。另一方面，應(yīng)賦予干部人事檔案當(dāng)事人在適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)監(jiān)督其檔案的權(quán)利，保障當(dāng)事人的知情權(quán)和申訴權(quán)，加深認(rèn)識，培養(yǎng)主人翁意識，提升全社會對干部人事檔案的重視度，從而保障干部人事檔案規(guī)章制度的順利落實(shí)[5]。

3.創(chuàng)新管理方式方法，全面加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化建設(shè)

（1）加快干部人事檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)多途徑利用

進(jìn)入電子信息化時代，傳統(tǒng)的封閉式人事檔案管理已經(jīng)不能滿足社會日益發(fā)展的需求，干部人事檔案信息化建設(shè)的任務(wù)刻不容緩。目前，事業(yè)單位干部人事檔案信息化建設(shè)尚處于起步階段，我們要遵循“科學(xué)、規(guī)范、適用”的原則，確立檔案信息化建設(shè)的長期工作目標(biāo)和近期工作任務(wù)。首先，應(yīng)建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫信息管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)對人事信息進(jìn)行查詢、檢索和統(tǒng)計(jì)分析，將個人信息用圖表等直觀的形式展現(xiàn)出來，以更加明晰的方式對職工進(jìn)行全方位的比較，為組織人事部門選拔考察干部提供有力參考。其次，應(yīng)開發(fā)干部人事檔案社會服務(wù)系統(tǒng)，通過掃描職工的個人簡歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、任免材料、信用記錄等內(nèi)容建立職工的網(wǎng)絡(luò)檔案，并在法律允許的范圍內(nèi)通過身份證號碼或社會保障號碼即可對檔案的內(nèi)容進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的多途徑利用，從根本上解除以往干部人事檔案給人才流動帶來的限制，進(jìn)而促進(jìn)人力資源的優(yōu)化配置[6]。

（2）建立長效管理原則，規(guī)范干部人事檔案工作全過程管理

干部人事檔案工作貴在堅(jiān)持與堅(jiān)守，在檔案材料收集、審核、歸檔、利用的全過程管理工作中，除嚴(yán)格遵守規(guī)章制度外，還應(yīng)及時總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，掌握工作規(guī)律，提高工作效率，自覺以“三不”“三嚴(yán)”原則抓好干部人事檔案管理工作，即審核不合格的不接收、不符合要求的不歸檔、不符合查閱規(guī)定的不提供；嚴(yán)防丟失毀損、嚴(yán)防涂改造假、嚴(yán)防失密泄密。各事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)溝通交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，做到收集材料“齊全”且“規(guī)范”、審核整理“嚴(yán)格”且“精準(zhǔn)”、日常工作“耐心”且“細(xì)心”、查詢利用“合規(guī)”且“民主”，不斷建立完善長效管理機(jī)制，規(guī)范干部人事檔案工作全過程管理。

（3）保障人、財(cái)、物投入，建立健全干部人事檔案工作網(wǎng)絡(luò)

干部人事檔案工作是組織人事工作中的重要組成部分，是組織人事工作的基礎(chǔ)和保障。因此，各事業(yè)單位不僅應(yīng)為干部人事檔案工作配置專業(yè)且專職的工作人員，保障干部人事檔案工作開展的經(jīng)費(fèi)需求，而且應(yīng)提供完備的檔案管理配套系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，建立健全單位檔案工作網(wǎng)絡(luò)，為各部門配備兼職檔案員，建立整個單位上下聯(lián)通、層次分明的干部人事檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而為干部檔案工作的有效開展提供隊(duì)伍保障。

綜上，干部人事檔案工作事關(guān)黨和國家人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的順利實(shí)施，完善干部人事檔案管理迫在眉睫。當(dāng)前，各事業(yè)單位要以干部人事檔案的改革創(chuàng)新為核心，堅(jiān)持依法“治檔”，切實(shí)加強(qiáng)干部人事檔案管理，不斷提高干部人事檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平，不斷提升干部人事檔案管理的整體管理水平，促進(jìn)干部人事檔案工作走上更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化管理的軌道。

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責(zé)任編輯：馬程