基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案智能化管理服務(wù)模式分析

崔富剛

（山東省嘉祥縣檔案館，山東 嘉祥 272400）

正處于高速發(fā)展階段的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域中不斷拓展其應(yīng)用范圍，優(yōu)勢(shì)顯著的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)當(dāng)前已廣泛應(yīng)用于交通、軍事、環(huán)境、醫(yī)療和網(wǎng)絡(luò)等領(lǐng)域，探索物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的檔案智能化管理服務(wù)是另一個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用延伸。就現(xiàn)階段智能化信息時(shí)代而言，檔案管理最緊要的事情就是如何發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)價(jià)值和提升檔案管理服務(wù)，構(gòu)建智能化檔案管理模式就是一種有效的措施。合理利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，探索其在檔案管理各環(huán)節(jié)中的有效應(yīng)用對(duì)于檔案管理服務(wù)的提升有重要意義。

一、智能檔案館和物聯(lián)網(wǎng)

信息化時(shí)代背景下，智能化檔案管理模式的構(gòu)建是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的表現(xiàn)，也是推動(dòng)智慧城市建設(shè)的一個(gè)組成部分。智能化檔案管理模式的構(gòu)建需要信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)渠道的支撐，有效地將知識(shí)獲得緊密聯(lián)系于檔案管理，這一互動(dòng)關(guān)系的建立是智能化檔案館建設(shè)的核心部分。智能化檔案管理是建立于多元豐富檔案信息資源基礎(chǔ)上的，整個(gè)構(gòu)建過(guò)程的重點(diǎn)就是將物聯(lián)網(wǎng)、全新數(shù)字技術(shù)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)應(yīng)用于檔案管理環(huán)節(jié)，以智能化的方式提供檔案管理服務(wù)，讓多種檔案的調(diào)取達(dá)到共享程度，讓人與檔案之間保持即時(shí)聯(lián)系。物聯(lián)網(wǎng)功能的實(shí)現(xiàn)是以傳統(tǒng)電信網(wǎng)和現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)為載體，并配合信息傳感設(shè)備的接入來(lái)聯(lián)通獨(dú)立尋址的物體，這樣一來(lái)就構(gòu)成了就多物體組成的一個(gè)聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)[1]。在此基礎(chǔ)上通過(guò)一系列的操作達(dá)到多物體在識(shí)別、定位、監(jiān)控、管理和信息共享層面上的有效鏈接，所以物聯(lián)網(wǎng)最終實(shí)現(xiàn)的是網(wǎng)絡(luò)信息與物質(zhì)實(shí)體的有效融合，其中也涉及對(duì)傳感器這種信息載體的使用，目的在于控制智能終端，比如虛擬現(xiàn)實(shí)設(shè)備、計(jì)算機(jī)、公路運(yùn)輸ETC、油氣設(shè)備或航天航空等，乃至萬(wàn)物管理。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的智能化檔案館建設(shè)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效融入，推動(dòng)了檔案館信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。

二、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在智能化檔案館建設(shè)中的應(yīng)用

1．物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)于檔案館安全監(jiān)管中的應(yīng)用

安全監(jiān)管層面管理的重點(diǎn)在于檔案被盜管理。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可在檔案館之間建立有效聯(lián)系，借助WSN技術(shù)和文檔中的RIFD標(biāo)簽來(lái)追蹤檔案位置，這有助于檔案追回工作。另外，大數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)計(jì)技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的聯(lián)合應(yīng)用有助于檔案資源管理實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查看資料，從而減輕定期盤點(diǎn)工作量，在日常工作中就可及時(shí)查看檔案是否存在丟失情況。

2．物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案館庫(kù)房管理中的應(yīng)用

檔案館庫(kù)房溫濕度調(diào)節(jié)是否合理，這關(guān)系于檔案資源保存質(zhì)量。通過(guò)溫濕度傳感機(jī)制就能讓庫(kù)房溫濕度調(diào)節(jié)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化與實(shí)時(shí)性[2]。通過(guò)煙感器檢測(cè)功能就能實(shí)現(xiàn)消防系統(tǒng)和報(bào)警系統(tǒng)互聯(lián)，進(jìn)而在發(fā)生火災(zāi)危機(jī)時(shí)快速發(fā)出警報(bào)信息。關(guān)于庫(kù)房光照管理和空氣管理，同樣可使用對(duì)應(yīng)的檢測(cè)設(shè)備配合無(wú)線傳感技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息傳導(dǎo)和控制。

3．物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案出入庫(kù)和整理中的應(yīng)用

物聯(lián)網(wǎng)中的WSN技術(shù)和RIFD技術(shù)在智能化檔案管理服務(wù)模式構(gòu)建中，能通過(guò)附在檔案上的RIFD標(biāo)簽對(duì)其定位，以便在查取之時(shí)準(zhǔn)確歸檔、快速借閱。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智能化檔案管理模式方便工作人員操作，在系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢即可找到對(duì)應(yīng)的檔案信息，尤其是在最繁瑣也最容易出錯(cuò)的出入庫(kù)管理中，迅速正確的定位和歸類功能有效提升了檔案管理工作效率，為借閱者提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

4．物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在知識(shí)服務(wù)創(chuàng)新中的應(yīng)用

智能化檔案管理服務(wù)模式的構(gòu)建除了自動(dòng)化、智能化以外，還要充分考慮用戶感受和需求。所以基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持，可充分利用RIFD技術(shù)來(lái)智能化識(shí)別用戶需求，經(jīng)過(guò)分析整理后在提供更為精準(zhǔn)的知識(shí)服務(wù)。這種圍繞用戶需求的知識(shí)服務(wù)創(chuàng)新不但實(shí)現(xiàn)了更高的檔案查找效率，讓檔案借閱手續(xù)也得到了簡(jiǎn)化，而且給用戶提供更具便捷性、高效性的檔案服務(wù)，提升用戶滿意度。

三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務(wù)模式

1．從被動(dòng)服務(wù)模式發(fā)展為主動(dòng)服務(wù)模式

目前大部分檔案館的信息管理系統(tǒng)并未直接對(duì)接于檔案實(shí)體，其管理對(duì)象主要是電子化的檔案虛擬信息，沒(méi)有直接管理檔案實(shí)體。就現(xiàn)階段檔案服務(wù)來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)體幾乎以被動(dòng)、靜態(tài)的特性存在于檔案館中，始終保持著待查找、代利用的狀態(tài)。物聯(lián)網(wǎng)主要構(gòu)成有傳輸網(wǎng)絡(luò)、傳感網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、應(yīng)用控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，同時(shí)兼具了智能化處理、穩(wěn)妥傳遞和整體感知的三大功能與特征。在檔案實(shí)體中植入傳感器節(jié)點(diǎn)后，就能向檔案信息管理系統(tǒng)主動(dòng)發(fā)出信息，讓系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息得到及時(shí)更新[3]。與此同時(shí)，還能動(dòng)態(tài)化、實(shí)時(shí)性地接受檔案信息管理系統(tǒng)管理，根據(jù)應(yīng)用對(duì)象信息的分析，讓檔案信息系統(tǒng)擁有可靠的參考性數(shù)據(jù)去優(yōu)化檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。如果有用戶想要以檔案信息管理系統(tǒng)為渠道來(lái)調(diào)取某個(gè)檔案實(shí)體資料時(shí)，附于檔案實(shí)體中的傳感器節(jié)點(diǎn)就會(huì)接收到信號(hào)，一路引導(dǎo)用戶尋找檔案實(shí)體，在此過(guò)程中的檔案實(shí)體就像是一個(gè)智能化的機(jī)器，直接參與到了檔案資料利用活動(dòng)中。

2．從單向服務(wù)模式發(fā)展成為多向互聯(lián)服務(wù)模式

就大部分傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)流程而言，用戶、檔案實(shí)體以及檔案信息管理系統(tǒng)三者之間的關(guān)系完全是水平式的（圖1），圍繞著檔案信息管理系統(tǒng)為中心進(jìn)行信息交換，用戶和檔案實(shí)體之間不存在直接交流的渠道，只有經(jīng)過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)這一中轉(zhuǎn)站才能實(shí)現(xiàn)信息查詢和資料調(diào)取，服務(wù)效率相對(duì)較低。檔案信息管理系統(tǒng)和檔案實(shí)體屬于單向服務(wù)關(guān)系，檔案信息管理系統(tǒng)的信息采集通常只在檔案實(shí)體入庫(kù)時(shí)進(jìn)行一次，此后記錄的只有檔案的借閱請(qǐng)。檔案實(shí)體自身既缺乏傳遞信息的載體，也沒(méi)有接收信息的能力，因此，檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間不會(huì)產(chǎn)生任何交互信息，這就容易出現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)和檔案實(shí)體脫節(jié)。盡管檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間存在雙向互動(dòng)聯(lián)系，不過(guò)在這個(gè)雙向聯(lián)系中還是有用戶對(duì)管理系統(tǒng)的需求方向，比如用戶提出訂閱電子檔案的要求、通過(guò)管理系統(tǒng)進(jìn)行目標(biāo)性檔案查詢、提出資料借閱申請(qǐng)、線上延期借還申請(qǐng)等，檔案信息管理系統(tǒng)往往只能在有限的資源中給用戶提供對(duì)應(yīng)的信息反饋服務(wù)，比如，借閱審批通知、資料催還提醒等。

圖1 傳統(tǒng)檔案館中用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)的關(guān)系

基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化檔案管理服務(wù)模式構(gòu)建，直接優(yōu)化了用戶、檔案實(shí)體和檔案信息管理系統(tǒng)之間的關(guān)系，構(gòu)成了網(wǎng)狀型服務(wù)（圖2）。在此結(jié)構(gòu)中一共有兩個(gè)擁有計(jì)算能力的智能節(jié)點(diǎn)，一是檔案信息管理系統(tǒng)，二是檔案實(shí)體，而且這二者之間可進(jìn)行無(wú)范圍限制的信息交互。這樣的信息交換幫助檔案信息管理系統(tǒng)將存儲(chǔ)的實(shí)體檔案和虛擬檔案做到一一對(duì)應(yīng)，在這樣清晰的分類和通暢的傳遞作用下進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案信息管理系統(tǒng)和檔案實(shí)體的聯(lián)系。持有智能設(shè)備的用戶直接進(jìn)入到物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，一方面，能自由順暢地與檔案管理信息系統(tǒng)完成信息交換；另一方面，還能基于手持設(shè)備和檔案實(shí)體傳感器節(jié)點(diǎn)建立直接通信關(guān)系[4]。如若用戶正經(jīng)過(guò)檔案架，在智能終端上除了能實(shí)時(shí)感知并接收臨近檔案的主題內(nèi)容，還能通過(guò)嵌入其中的傳感節(jié)點(diǎn)，在引導(dǎo)信息下快速找到目標(biāo)檔案實(shí)體。

圖2 基于物聯(lián)網(wǎng)的智能檔案管理服務(wù)關(guān)系

3．從淺層檔案服務(wù)發(fā)展成為深層信息服務(wù)模式

當(dāng)前大部分檔案館中的信息管理系統(tǒng)存儲(chǔ)的檔案實(shí)體信息都非常有限，并且長(zhǎng)時(shí)間處于不更新的狀態(tài)中，難以做到對(duì)檔案實(shí)體的實(shí)時(shí)性管理，同樣也缺乏圍繞用戶需求的檔案服務(wù)。往往提供給廣大用戶的就是孤立的檔案資料，無(wú)法從整體性出發(fā)將相關(guān)的檔案資料一并呈現(xiàn)，存在片面性、淺層性的問(wèn)題與不足，這就是為何以往的檔案信息服務(wù)總是停留于淺層資料服務(wù)的原因。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化檔案管理服務(wù)模式構(gòu)建，所有檔案實(shí)體都被視為一個(gè)檔案主體并賦予了智能能力，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所具備的控制能力和感知能力，讓應(yīng)用對(duì)象在接受感知信息的同時(shí)還能發(fā)出感知信息，實(shí)現(xiàn)信息的互動(dòng)和傳遞，加之每個(gè)智能節(jié)點(diǎn)都有處理信息的能力，由此以物聯(lián)網(wǎng)為中心形成的有機(jī)整體實(shí)現(xiàn)了檔案信息交換和共享。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在智能化檔案管理服務(wù)模式構(gòu)建中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案館建筑物、所有檔案實(shí)體、用戶、工作人員與物資設(shè)備之間互聯(lián)關(guān)系的形成，并充分利用信息技術(shù)手段將現(xiàn)有資源進(jìn)行合理分配，提升檔案館信息服務(wù)的節(jié)能性、高效性、安全性和便捷性，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化智能檔案服務(wù)模式的構(gòu)建。