大數據時代檔案保密工作存在的問題及對策

劉華

摘 要：在大數據時代，大數據、區塊鏈、人工智能等先進技術給檔案管理工作帶來了莫大便利，使檔案管理的質量與效率得到大大提升。但與此同時，大數據等技術的發展與應用也給檔案管理帶來很多安全隱患，讓檔案資源的安全遭受到威脅。本文運用比較研究法、文獻研究法、調查研究法等對大數據時代檔案保密工作遇到的問題進行分析，其次就如何在大數據時代做好檔案保密工作展開探究論述，提出幾點針對性建議，希望能為相關工作帶來些許幫助。

關鍵詞：大數據;檔案保密;問題;對策

近年來，信息網絡技術迅猛發展，物聯網、云計算、大數據以及人工智能等各先進技術不斷進入到社會各領域、各行業，從根本上推動了整個社會的變革。在大數據背景下，國務院提出“互聯網+”行動計劃，并開始逐步推廣電子文件單軌制運行。一系列計劃、政策與意見促進了檔案管理工作的變革，讓檔案管理工作面臨新要求、新困難、新風險。下面結合實際，首先就大數據時代檔案管理工作遇到的問題做具體分析。

1.大數據時代檔案保密工作存在的風險及問題

1.1檔案資源風險客觀存在

在大數據時代，檔案管理工作中總是客觀、普遍存在著各種各樣的風險。如就館內風險而言，檔案管理人員操作失誤、惡意損害檔案資源信息真實性、全面性等都會使檔案資源的應用價值受到影響。就館外風險來說，一些制度標準的缺失使得檔案管理的進度、質量得不到保障，讓檔案資源面臨失真、失全的風險。同時在信息網絡技術迅猛發展的現代化背景下，各類網絡攻擊技術、數據竊取技術也更加先進隱蔽，檔案資源在收集與管理過程中面臨著十分大的網絡風險。可以說在檔案管理工作中各類風險總是普遍存在，且許多內外部風險并不以人的意志為轉移。在此情況下，相關單位、部門就必須建立健全檔案風險防控機制，健全檔案風險管理機構以強化對檔案風險的防范與控制，將風險影響降到最低。但目前許多單位并未建立與運行檔案風險防控機制，檔案保密工作中還存在較多問題[1]。

1.2檔案資源風險廣泛且隱蔽

在大數據時代，影響檔案資源安全的因素來自諸多方面，自然風險、人為風險、軟硬件技術風險以及政策法規風險等。這些廣泛存在的風險給檔案管理工作帶來很大困難，讓檔案保密工作很難開展。同時這些風險給檔案資源本身帶來的影響也是非常巨大嚴重的，如果檔案資源信息失真失準或不夠全面，那么其的應用價值、參考價值就會降低，而以檔案資源信息為參考做出的各項決策也就難保科學合理。在大數據背景下，病毒、網絡黑客、釣魚鏈接等網絡攻擊的破壞水平顯著提升，這些風險十分的隱蔽，在防御較強時它們會潛伏下來，當防御力度有所降低時就會立刻發動攻擊，直接造成系統奔潰、信息泄露。因此在大數據時代檔案保密工作面臨更多困難[2]。

2.大數據時代檔案保密工作的有效性對策分析

2.1細化與落實檔案保密工作責任

在大數據時代，要想全面保障檔案資源安全，就必須結合大數據時代的特征特點建立健全風險管理組織機構，在平時充分發揮風險管理組織機構的主體作用對各類人為風險、資源風險、網絡風險、政策制度風險等進行防范控制，有效保證檔案資源安全。具體來說，相關部門可結合檔案管理要求與特點建立數字檔案資源風險管理小組，由該小組具體負責檔案保密工作。為確保各項工作能有效落實下去，在小組內構建分權機制，外部構建監督機制，避免相關工作人員徇私舞弊或推諉責任。在工作過程中，要根據大數據背景下檔案保密工的具體特點、要求等各各項保密責任、內容進行細分，將責任進行細化，然后要求各成員根據自身工作內容與責任充分發揮自身在相應領域的優勢對檔案資源的各類風險進行動態監控與管理，將風險發生的概率降到最低[3]。

2.2建立專門的檔案保密工作部門

在大數據時代，需建立起專門專業的風險管理部門來對檔案資源風險進行防范管控。相關單位要能結合大數據時代檔案管理工作特征，結合大數據時代檔案資源面臨的各類風險建立與落實檔案安全工作領導機制，設立專門的檔案資源風險管理崗位，組織安排專門的人員全面負責檔案風險管理工作，從而實現對檔案資源的有效保護。在建立起檔案資源風險管理組織后，資源風險信息的收集、預測、識別以及防控、評價、反饋等各項工作均由該組織負責開展。這樣就避免了無人擔責或互相推諉責任等情況的發生，從根本上保證了檔案保密工作的質量與效率。

2.3做好檔案風險管理工作的協調運行

在大數據時代，檔案管理單位或部門要能結合時代特征，嚴格按照國家相關規范與要求建立健全檔案風險管理工作機制與制度，明確各項工作規范、目標與要求，細化各風險管理責任，以此推進檔案保密工作規范、順利、有效開展。如可以結合國家相關文件要求制定“檔案資源保密制度”“檔案資源安全違規處罰辦法”等。利用這些制度性舉措來增強各部門、各工作人員的責任意識、檔案信息保密意識，進而實現對檔案資源的有效保護。在推進檔案保密工作開展過程中，可以學習借鑒騰訊、華為等圍繞項目風險開展的一系列工作對檔案資源安全管理制度、方案、措施等進行調整完善，讓各項檔案風險得到有效管控。

除此之外也要組織相關工作人員積極參加國家、社會組織開展的各信息技術交流會、座談會等，不斷學習先進的檔案保密理念與技術，了解最新檔案保密問題等，不斷提升檔案保密工作質量與水平。同時要做好檔案保密工作的后勤保障。在大數據時代，可運用大數據以及信息技術來構建數據信息庫，平時做好對各項信息的智能收集與自動化更新及動態管理。如果發生檔案失密事件，立即借助信息化系統對風險事故的類型與損失程度進行分級分類，然后制定相應的應急策略，并動態協調配置各資源立即開展風險管控工作，將風險影響降到最低[4]。

2.4運用先進技術做好檔案風險管控

在大數據時代，要能充分發揮大數據、人工智能、區塊鏈等先進技術的功能作用開展檔案保密工作，利用先進技術從根本上提升檔案保密工作質量與水平，將檔案信息被竊取、篡改、遺失等的風險降到最低。具體來說，在平時的管理工作中，要運用大數據技術對已有的風險信息進行量化，將其量化成具體的數據然后進行分析并制定針對性的防控決策，讓風險防控措施 更具針對性、有效性。除運用大數據技術外，也可于檔案保密工作中引進云計算技術，利用該技術手段為大量的檔案資源進行備份、存儲以及分析運用等，讓檔案資源的存儲環境以及管理效率均得到優化。在平常的管理工作中，也可運用在線備份技術將檔案數據信息備份到遠程數據中心，防止檔案數據信息被丟失。除此之外，在大數據時代，各類威脅檔案信息安全的網絡風險更加隱蔽，因此還需進一步加大對防火墻、病毒查殺等網絡風險防控技術的研究與優化，要進一步完善防病毒安全體系，并定期更新殺毒軟件，以實現對各類網絡風險的有效防控。在大數據時代，也應加快研發應用病毒入侵檢測系統，利用該系統對風險進行防控，確保檔案資源安全。

3.結語

綜上所述，大數據為檔案管理工作帶來了方便也帶來了挑戰。在大數據時代要能結合時代特征，結合檔案管理工作特點特征進一步健全風險管理組織機構，完善風險防控體系，優化風險防控技術，切實做好檔案保密工作。

參考文獻：

[1]李仲.大數據時代檔案保密工作面臨的挑戰及對策[J].蘭臺內外，2020（12）：44.

[2]陳亞飛.大數據時代檔案保密工作思考[J].國際公關，2019（09）：215.

[3]黃寧.淺析信息時代背景下提升干部人事檔案保密工作的對策[J].現代經濟信息，2019（07）：142.

[4]楊健康，周新宏.大數據時代科研檔案工作面臨的問題與對策淺議[J].辦公室業務，2016（15）：50-52.

（云南省德宏熱帶農業科學研究所）