淺談企業電子文件的安全保密管理

劉晨晨

摘 要：隨著經濟和科技的不斷發展，我國的電子化信息產業不斷完善，目前我國大多數的企業都改變了傳統的辦公方式，開始采用以電子化辦公的方式管理公司，尤其是近些年來，企業普遍采用電子化辦公的現象十分普遍。雖然現代企業改變了傳統運營方式中紙質化辦公的成本，大大降低了成本，但仍要注重使用電子文件產生風險，如果企業對這些環節沒有做到足夠的重視，不能做好保密工作，就會使企業的運行在某一個環節內出現問題，進而使企業發生不可預知的風險事故，在某種程度上給企業帶來無法彌補的財產損失。

關鍵詞：電子文件;安全問題;保密與管理

在遵守國家保密法規，嚴格保守國家秘密的同時，各級管理人員應該注重保護企業商業秘密。尤其是近些年來，隨著外包業務的發展，企業在選擇外包業務時應該更加謹慎，在最大程度上保護企業大量的電子文件安全，明白企業電子文件保密管理的重要性，并且采取科學有效的相關措施保護企業的良好發展，保護企業商業秘密安全，減少某種程度上給企業所帶來的財產損失。

一、企業電子文件保密管理的定義

保密工作對于一個企業來說是非常重要的，尤其是對于電子文件來說，企業只有做好保密工作，才可以使企業達到穩定安全，進而使企業保持良好的運營態勢。目前很多企業也認識到了穩定，安全和準確的電子文件對于企業發展前進的重要性，也積極的采取了相應的措施，加強企業的保密管理工作，但是由于電子文件本身會受到各種因素的影響，會有風險事故發生，因此不可避免的會出現一些文件質量問題，為企業帶來其他方面的一些損失，所以企業近些年來更加注重電子文件的保密管理工作，希望可以為企業的運營和發展保駕護航。

企業的電子文件保密管理工作，其實就是要求企業的管理人員對電子文件中可能存在的風險進行評估，識別出一些風險比較大且頻率高的事故之后，采取科學且合理有效的方法和技術，對電子文件的風險進行控制，把電子文件存在的風險性降到最低，達到預防風險，對電子文件進行保密的目的，進而使企業花費最小的成本達到最好的效果，將電子文件可能存在的風險以及風險所帶來的損失降到最低，這就是企業對電子文件保密管理的重要性和什么是電子保密管理工作。

二、企業對電子文件進行保密管理的原因

2.1企業信息建設的對外機制

目前大多數企業都注重加強對企業信息化建設的管理工作，但是在實際操作過程中，會受到很多因素的制約，要考慮的因素很多，因此，大多數企業為了減少工作量和成本，把企業的信息化建設對外進行承包，尤其是近些年來，眾多企業實行外包機制促進了信息建設外包公司的不斷發展和壯大。對于企業的對外承包來說，其實就是將企業的信息工作委托給第三方，由第三方人員對企業系統的開發建設和維護進行管理，保證企業的順利進行。大多數情況下，對外承包制更適用于項目多任務重的企業，這一類企業實行對外承包制可以大大降低企業的成本，提高企業的運行效率，但是企業將信息對外進行承包也有不利的方面，首先會影響企業的信息保密程度，造成企業大量的核心信息外流，使產權在轉移過程當中出現不徹底性，會在一定程度上受制于第三方，因此，面對這種情況就需要企業做好保密管理工作，將企業的各種電子文件保管妥當，避免造成信息外流的嚴重后果。

2.2員工個人素質問題

優秀員工對于企業風險管理來說非常重要，只有員工的素質良好，才可以保證企業的電子文件良好的保密性，才可以使企業順利的發展進行。電子文件風險管理與傳統的文件管理相比較而言有了很多的改變，不僅表現在管理技術方面，而且表現在管理的方法方面，因此，面對這種情況，企業應該注重人員的素質問題，嚴格要求員工，選擇素質較高，專業技術較好的人才，選取的人才要必須符合企業的發展規劃，符合企業的人才需要條件，既從事這個行業的相關人員必須要熟悉本企業的業務流程和科學技術運用，除此之外，還要掌握良好的計算機程序，能夠熟練的運用計算機網絡等高科技產品，更重要的是要求從業人員要對企業的內部業務工作流程，尤其是在電子文件的形成、傳遞方面做到心中有數，能夠有比較深入的了解，以此來保證企業的人才需要。但是目前我國企業在這方面的人才比較匱乏，符合要求的人員很少，急需解決人才短缺問題。

2.3相關法律法規不健全

目前對于企業的信息系統方面的相關法律法規還不健全，很多企業的信息管理服務系統容易受到黑客的攻擊，不僅如此，還容易出現內部人員作案以及病毒入侵的情況，尤其是商業銀行，保險公司等這類的企業。因此，這類企業要想保證企業的順利進行，解決企業風險因素的存在，國家就必須制定相關的法律法規，完善法律環境，建立科學有效的法律體系促進電子交易行業的規范化和制度化，解決法律不健全帶來的各種問題，做到為企業的良好設立發展保駕護航。

三、加強企業電子文件保密管理的措施

3.1慎重選擇對外承包業務

企業在選擇對外承包業務時應該慎重選擇企業的信息，在承包之前，首先應強化黨管保密原則，企業黨委應將此事作為重大議題進行前置研究，提出指導意見，明確企業主要負責人、項目實施人的保密責任;具體執行過程中，有關事項應提交董事會、領導班子會進行討論研究，與會人員應按照黨委的要求，對涉及商業秘密的文件安全性進行集體研究，要求全體人員進行風險評估，最后由董事會作出執行決定。只有通過經過完整的黨委前置研究、執行層面集體研討、形成完善保密責任體系的承包業務才可以委托給第三方，降低經營風險，促進企業的良好運營和發展。

3.2培養優秀的保密管理工作人員

優秀的保密管理工作人員可以為企業大大降低經營風險，保證企業電子文件的信息安全，是企業成功的必要條件，因此，企業要想加強電子文件的保密管理工作，就必須培養大量的優秀人才，加強企業的保密管理工作。培養優秀人才，主要表現在以下幾方面：一是企業要建立優秀人才培養戰略，采取各種積極有效的措施來吸引更多優秀的人才加入到企業當中，二是要創造良好的企業氛圍，從到和諧愉快的氛圍和學習環境，為相關工作人員提供良好的外部環境，三是要加強對電子文件保密管理工作人員的技術訓練，加大經濟投入，讓員工可以學習更多的理論技術知識，為員工的深造打下良好的經濟基礎。只有這樣才可以提高企業的實力。

3.3完善相關法律法規

企業信息化建設的良好運營需要法律環境來保駕護航，政府應該出臺相關的法律法規政策，對于違反企業保密管理政策的人員要加大懲罰力度，防止一些不法分子利用企業的電子文件獲取相關利益，欺騙更多的消費者。也只有完善相關法律法規，才可以提高企業的運營質量和效率，促進企業的快速平穩發展。尤其是我國目前面臨著重大的企業信息化發展阻礙問題，更需要良好的法律環境保障企業的順利發展。

四、結束語

總而言之，企業電子文件的安全保密管理工作需要內部環境的支撐，也需要外部環境的保障，提高保密管理工作人員的職業素養，完善對外承包行業的法律法規政策，一定可以提高企業信息的保密程度，提高企業的運行質量和效率。

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