施工企業自主開發項目成本管理系統的研究

朱聰睿 邵鵬飛 肖衎 常坤

摘 要：隨著以“云表”為代表的無代碼開發平臺的出現，軟件開發不再是專業編程人員的專利和特權。本文詳細介紹了長江宜昌航道工程局使用云表自主開發與管理需求匹配的成本管理系統，實現成本管理信息化從無到有的轉變。

關鍵詞：成本管理;信息化;云表;自主開發

中圖分類號：TP317? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號：1006—7973（2021）01-0071-04

1成本管理系統背景

項目成本管理由成本預測、過程成本管控、竣工成本考核3大核心業務組成，分別對應項目的事前、事中、事后管理，貫穿項目始末。三大業務溝通協調部門多、時間跨度長，開展業務時需進行大量的數據處理和交換。實際操作中業務人員用Excel填報數據通過傳文件的形式實現這種數據交換。這種手動匯總數據的工作方式工作效率低、人工干預程度重，準確性和連貫性差，數據追溯和校核困難。大量的時間和精力消耗在報表工作上，嚴重制約管理人員針對成本管理核心工作進行長效持續的時間投入。

事實證明傳統手動匯總的形式已經無法支撐當前成本管理這一精細且復雜的業務場景。長此以往，業務人員將深陷這種“內卷”的工作模式并不斷被“消耗”，看似在管理上投入了大量的人員和精力，真正發揮效益的微乎其微，管理意圖和管理效果難以實現。

基于上述情況，筆者希望建立一種支持按組織機構授權的多人在線數據填報系統，該系統支持基礎數據的規范填報和智能歸集，并能快速輸出臺賬和報表，實現“一鍵統計”和“一鍵分析”，有效提高成本數據歸集的及時性、準確性、減少報表工作量提高工作效率。基于此，筆者開始了長達1年的探索和研究。

2整體規劃

2.1平臺選型

選型對系統功能和未來拓展至關重要，需根據預算、開發周期、系統功能、后期拓展等因素綜合考慮。企業一般通過3種途徑來引入信息系統，采購現有軟件、外委開發、自研開發。采購現有軟件和外委開發價格不菲，報價動輒在百萬級別。除了預算問題，筆者發現這類軟件往往存在需求和功能不匹配，新需求響應差更新不及時的情況。問題根本出在傳統代碼開發工作流程上，軟件供應商若完全按企業需求和業務流程開發，則需要寫大量的新代碼，不如在已開發好的軟件上進行修改就可以平衡開發效率和開發成本的關系，并實現快速交付獲利的目的。這對消費軟件的企業而言，則可能出現花重金購買的信息系統想要的功能沒實現，用不上的功能一大堆。根本原因就是軟件供應商為實現利潤最大化傾向于為企業提供標準件而不是做定制開發。

通過大量的調查和測試，筆者將珠海樂圖軟件公司旗下的無代碼開發平臺云表納入到選型范圍。企業的管理需求時刻在變，云表易學、上手快、開發效率高，可以及時響應需求并快速落地。自主開發僅支付平臺授權費，可以節省大量的開發費用。基于預算和傳統代碼開發通病的考慮，筆者最終選擇用“云表”作為開發平臺，自主開發功能與需求匹配、程序和數據受控的成本管理數據集成系統。

2.2費用估算

成本系統第一年費用約為16萬元，第二年開始預計每年費用為3萬元，費用明細如圖示。

模板指云表中的空白表樣。用excel類比，一個excel文件就是一個模板，不管這個文件打開后有多少分表，都算1個模板。以成本月報為例，成本月報雖然涉及產值統計，責任成本統計，實際成本統計，但都是做進了一個excel文件，所以在云表中我們的成本月報功能就只占了1個模板。模板數量應該留出一定的富余，因為開發新功能和測試是需要占用一定的模板數的，因此采購的模板數=固定使用的模板+開發測試中的模板。

并發數指同時在線用戶數量，云表不限制注冊的賬號數量，但采購的并發數是100就只能有100個用戶同時在線。

成本系統屬于多人在線信息系統，用戶體驗至關重要，成本系統功能優化費旨在請云表專業團隊為成本系統功能優化和運行穩定提供技術支持（金額暫定）。開發技術進修培訓費旨在通過高級班培訓提高自研開發能力，提升系統管理員運維能力，減少外部依賴。

2.3開發計劃

成本系統計劃分3個階段共36個月實施。

階段1：系統開發和優化。第1年，以成本月報功能上線為標志，成本系統主要功能上線并投入使用。第二年上半年，在成本系統使用的過程中充分測試系統功能、收集反饋意見，更新并優化系統功能。確保成本系統的功能始終與成本管理一線需求高度匹配，提升用戶體驗，完善成本管理數據網絡。

階段2：部署大數據分析工具。第2年下半年，根據已有的存量數據，開展大數據分析系統地部署和應用，全面提升我局成本管理數據分析及預測能力。

階段3：與外部數據對接。第3年，與我局其他部門的數據和系統進行數據對接，拓寬數據維度，管理人員需要進行數據分析和判斷時不再受限于個人經驗和部門信息壁壘，在組織機構授權下將有一整套大數據系統為我局各層級管理人員提供多維度的數據分析和預測服務。至此成本系統完成從數據網向數據體的轉變，我局成本管理從管理的信息化向信息化的管理邁進。

2.4預期目標

目標1：以成本月報為切入點著手系統開發，實現成本月報的線上填報。管理人員只在系統上填報基礎數據，由系統高效處理數據并生成報表。改變成本月報以往給人數據量巨大、計算復雜、無休止耗費精力的刻板印象，以點帶面開啟成本管理信息化的新篇章。

目標2：利用成本系統引導項目部形成關注成本數據的自覺性，培養歸集數據、分析數據、用數據說話的工作習慣。

目標3：通過成本系統為項目部成本工作帶來的效率和質量上的明顯改善，讓項目部收獲良好用戶體驗的同時提高成本管理在項目上的受重視程度，激發管理人員利用新工具、新方法主動管理的積極性。

3系統功能

3.1成本數據歸集

成本數據歸集是成本管理的重要基礎工作，沒有準確有效的數據將無法高質量地開展成本核算、分析、糾偏等工作。成本系統首要任務就是實現與現有的成本數據對接。筆者梳理了成本管理常涉及的數據表單并用云表做進了系統形成以下功能模板：

3.1.1項目信息庫

成本管理系統為所有工程項目分配唯一的項目序號并以該序號建立項目成本檔案，項目信息包含但不限于成本月報中成本管理信息統計匯總表所列內容。項目信息庫除歸集數據外，還具有上傳和查閱涉及成本測算和考核的各類文檔、文件、圖片的功能，包括但不限于項目的招投標文件、合同、圖紙、工程量清單、目標責任書、計量結算、完工考核等涉及該項目成本管理的重要文件。

3.1.2分包合同管理

分包合同管理功能集合同數據錄入、查詢以及與合同有關的成本確認、結算、支付等業務單據。合同數據錄入部分主要收錄項目部分包合同的基礎信息（合同名稱、合同類型、供應商名稱、金額、稅率等）、合同工程量清單信息（分部分項名稱、單位、數量、價格、項目特征描述等）以及合同附件。在合同管理界面中支持合同文本快速預覽和附件管理功能。

收錄的合同數據能作為合同實際成本確認、計量結算、支付、請款等各類業務辦理所需的基礎數據，并一鍵生成相應的審批單據，根據各單位的需求走線上審批或線上制單打印，然后線下簽章審批。通過合同管理功能生成的業務單據，其當期和開累數據將自動計算并歸集到合同臺賬，在進行合同管理時，既可以按開累也可以按每期管理相應的臺賬和單據。

分包合同管理模塊同時內嵌了總公司和我局現有的合格供應商名錄作為基礎數據，在進行招議標資格審核、合同信息錄入時會動態顯示當前供應商等級提供參考，防止劣跡供應商和個人參與我局分包，降低合同風險。

3.1.3價格信息庫

在使用分包合同管理功能錄入分包合同數據時，系統會根據錄入人員的判斷將有參考價值的價格信息收錄進價格信息庫。由于價格信息涉及企業商業機密，因此價格信息的查詢嚴格按組織機構授權，沒有授權的無法查詢。價格信息庫包含采購項的單位、單價、稅率、采購地、采購時間、項目綜合描述等基礎信息，可以根據投標報價、責任成本制定、招議標限價等業的需求被動態調用以提供價格參考。

3.1.4財務帳轉實際成本

項目部的實際成本由請款支付的大額合同（一般是30萬以上）和財務轉賬支付的小額內容組成。1.3合同管理完成了大額合同的成本數據的歸集，1.4財務帳轉實際成本則應用于項目部報銷、人員工資等零星瑣碎的小額成本歸集。

該功能模塊可以直接導入金蝶輸出的項目部財務帳明細數據，并對該明細數據精細批量成本確認，明確每一筆每一類費用對應的責任成本和實際成本。

3.2制定責任成本

項目目標責任成本由與工程量清單項目直接對應的費用和清單外用于項目運轉、維持、分攤的費用共同組成。制定責任就是根據工程量清單和項目規模測定這2部分的費用，并將這些費用按人工費、材料費、施工船機使用費、租賃費、分包工程費、其他直接費、間接費、稅金8大科目整理匯總形成項目成本整體管控的底線。該管理需求在成本系統中由以下功能模板共同實現：

3.2.1工程量清單管理

工程量清單是制定責任成本的重要依據，項目部在系統中按分部分項錄入工程量清單，作為基礎數據用于確認每月產值并為成本月報提供產值數據。

工程量清單管理支持將清單的分部分項與項目實際成本設置對應并通過項目實施的全過程來更新對應的成本數量和價格，最終形成企業定額。形成的企業定額可以廣泛地用于類似分部分項工程的投標造價、標前成本核算和責任成本制定。

3.2.2制定項目責任成本

該功能讓責任成本的制定不再局限于手動找數據并在excel上匯總的模式。成本系統中制定項目責任成本是按工程量清單的分部分項及工程量清單以外需要分攤的輔助項逐項制定目標責任成本。制定責任成本時動態調取價格信息庫的數據，選擇與本項目最類似和最新的價格數據來精確制定本項目的目標責任成本。責任成本制定完成后可按現有責任書的形式一鍵生成工程項目成本預算分析表和責任成本明細表。在報送成本月報的責任成本時，系統會按本月產值并結合制定責任成本時分部分項和分攤項與責任成本的對應關系自動生成與當月產值對應的責任成本數據。

3.3成本過程管控

成本過程管控由過程數據歸集（成本月報）和過程數據分析和糾偏2部分組成。

3.3.1過程管控數據歸集

成本月報是最重要的過程管控數據。通過在成本系統中按權責發生制填報成本月報，并對開累數據進行對比和分析功以實現成本過程管控。

系統中成本月報的填表樣式與總公司現行成本月報要求填報的工程項目盈利分析表和工程項目盈利分析明細表內容高度一致。原管理信息統計匯總表的內容獨立出來形成1.1項目信息庫，由該功能記錄記錄和更新數據并持續為其他功能提供基礎數據。項目部進入成本月報功能后只需要如實填寫本月的產值、責任成本、實際成本，本年和開累數據將自動計算并形成總表。成本月報的查看方式與合同管理的查看方式類似，既可以查看某項目部每期的成本月報數據也可以按篩選條件總覽所有項目部的成本月報數據。由于目前成本月報是不含稅數據，下面從產值、責任成本、實際成本、稅金成本四部分來介紹成本月報的四項重要數據是如何在系統中進行歸集的。

（1）產值數據：根據3.2.1工程量清單管理功能將為成本月報提供產值數據。

（2）產值對應的責任成本數據：根據3.2.2在線制定項目責任成本功能將為成本月報提供與當期產值對應的目標責任成。

（2）與產值對應的大額成本歸集：與產值對應的實際成本由30萬元以上的合同類等大額成本和報銷等財務帳上的小額成本共同組成。在1.2分包合同管理中有分包合同實際成本確認的功能，該功能旨在按權責發生制歸集分包合同的實際成本為成本月報本月實際成本提供數據。使用該功能時可以將合同實際成本與一項或幾項目標責任成本進行對應。在建立對應關系后，該合同當期發生的實際成本在進行統計時能與當期產值對應的責任成本進行橫向對比，精確鎖定實際成本與責任成本的差異項，為對標分析提供依據。根據實際成本與責任成本的對應功能可以為成本月報提供當期與產值對應的合同實際成本。

（3）與產值對應的小額成本歸集：功能1.4財務帳轉實際成本提供不通過合同反映的實際成本，如人員工資、零星報銷、差旅費等只在財務帳明細上反映的間接費。該功能實現財務帳到實際成本的歸集并與責任成本形成對應。大額成本和小額成本共同構成了當期與產值對應的實際成本。

（4）與產值對應的稅金歸集：稅金是目標責任成本中一項重要的成本指標，進項稅謀劃得當將抵扣大量的銷項稅，進而降低稅金成本。因此成本月報功能將稅金單列并設計了智能統計功能。該功能將不在受過去統計方法和統計工具的限制，業務人員不用將精力浪費在這些瑣碎的統計上，而是在填報產值和實際成本的過程中由系統自動統計。系統根據產值和實際成本分別計算進項稅、銷項稅、附加稅進而得到當期稅金成本。動態核算的稅金數據為項目部提供實時的反饋，通過這種實時反饋不斷謀劃并創造稅金節余，降低項目成本。成本月報按權責發生制記錄項目當月數據并自動計算本年和開累數據。月報的輸出格式按總公司和各工程局單位統一的報表格式生成成本月報。

3.4過程數據分析和糾偏

過程數據分析是基于當期成本月報數據的分析。在成本核算分析功能中可以對責任成本和實際成本按本月、本年、開累進行橫向對比。責任成本、實際成本在成本系統中均形成了動態關聯，并通過成本月報歸集了各期的數據。進行橫向對比時既可以從某一具體分項進行精確對標分析也可以從整體某一單位工程或某一項大的費用進行趨勢判斷。

3.4.1分項預警

在成本核算分析功能和成本月報功能中，若實際成本的子項數值超過對應的責任成本，將對超責任成本的項進行標記，由項目部對標記的部分進行分析。

3.4.2整體預警

成本系統會根據項目責任成本約定的利潤率和成本降低率對每期成本月報進行一次偏差率計算。當項目整體實際成本超責任成本，或項目利潤率、成本降低率出現較大波動時，該項目當期的成本月報在成本月報總表界面會被特定顏色標記，被標記的項目將列為成本風險較大項目看展進一步的人工分析并實施干預。

項目成本預警信息可以按級別或實際需要協同給部門領導或單位領導。

3.4.3節余或超支主要事項及原因分析說明

根據當期成本月報數據并結合2.1工程量清單管理、2.2制定項目責任成本、2.3實際成本與責任成本的對應3項功能形成的產值、責任成本、實際成本的對應關系，形成按任意時間區間的產值、責任成本、實際成本匯總分析表。該表為項目部成本管理人員在基于詳細數據分析的基礎上開展原因分析說明。

4成本系統開發情況

項目部是成本管理的責任主體，為使系統功能貼合一線成本管理者的功能需求和使用使用習慣。筆者將更多的時間用在去項目部實地調研上，通過與項目部成本管理人員深入的交流，開發接地氣的系統。

截止2020年9月，第一階段的開發任務已基本完成，項目信息庫、合同管理、價格信息庫、成本確認等功能已在我局連江、海門、武安、武漢洗艙站項目完成測試。目前我局正在積極準備成本月報的線上填報和功能測試。

5成本系統使用效果

5.1開啟我局成本管理“新基建”

基礎工作沒有發揮效用的時候往往只有苦勞不見功勞。當基礎工作發揮作用時也是潤物細無聲地發揮作用，會讓人覺得正常是理所當然的。因此成本系統更像是一項修路筑橋的基礎工作，我們用云表去實現這項基礎工作使其更具效率和應用前景，因此稱之為成本管理“新基建”。

“基礎不牢地動山搖”，以成本月報這項基礎工作為例，成本月報是體現項目成本情況最重要的數據指標，是項目成本管理核算、分析、糾偏的基礎。成本月報的問題表面上看是數據報送問題，更深一層則是成本管理重視度的問題，本質上是項目管理者是否將成本作為項目盈利的重要管控手段的管理意識問題，以及這種管理意識是否傳達到項目管理的每一處執行層并形成管理共識問題。

雖然我局當前大環境依然是以簽約額和產值為主，但這并不妨礙我局將成本管理作為盈利重要管控手段進行管理上的探索和設計。通過上線成本系統，對成本管理基礎工作進行規范和落實。形成分析數據用數據說話的管理氛圍，將管理人員的注意力和精力拉回到成本管理，加強成本管理在項目上的受重視程度，在執行層形成管理共識。項目成本管理缺的不是精確到毫厘的目標責任書，不是一期接一期的辦法宣貫和造價培訓，不是具體的工作要求和懲罰措施。當前項目成本管理問題需要從源頭解構，在基礎工作上發力，以足夠的耐心和智慧引導執行層落實基礎工作，通過打基礎、補短板持續系統地解決項目成本管理數據歸集問題。不解析問題根源，不花精力做類似修橋鋪路的基礎工作，只能是頭痛醫頭，得一時之效。基礎工作就像一個人身體健康的時候正常都是應該的，一旦病了才知道正常是多么難能可貴。

5.2自研為企業培養信息化自主能力

成本管理系統完全由我局自主研發，與外委開發動輒上百萬的費用相比綜合使用費較低，每年可以節省大量的信息化費用。除了能節省外委開發費，最重要的是能為企業帶來信息化自主力量。隨著系統應 用和開發的不斷加深，開發團隊項目經驗越來越豐富，開發能力水漲船高。企業可以憑借信息化自主能力廣泛地將管理需求進行信息化轉化，從此開發不求人，實現程序和數據的自主受控，過去想做卻受限于能力和資金的項目，擁有自主權后項目的成本、進度以及功能與需求的匹配度都由自己掌控，自己動手豐衣足食，徹底擺脫對外未開發的依賴。甚至可以將企業信息化成果對外輸出獲益。

5.3信息系統帶來算力提升并轉化為市場競爭力

眾所周知，在信息技術高速發展的今天，很多有企業意識到自身發展受限于傳統管理模式，轉而向信息化要效率，從信息化找轉機。試想當競爭對手還在用落后的人工匯總方式進行數據核算，我方已使用高效的信息系統對數據進行核算。數據處理質量和效率提升會帶來生產力的提升，管理信息化帶來的實時響應、高效、高質量工作也將催生無形的經濟效益。憑借算力的進步，我們能更精確地對成本進行核算和控制，這就能確保我們始終保有由于對手的市場競爭優勢。當對手意識到算力不足的問題時，不論是花重金購買系統增加算力，還是也走自主研發道路，從項目落地到形成競爭優勢始終需要一段時間，這期間我們的算力也在成長，也在形成新的競爭優勢，我方始終掌控主動權。

5.4為基層成本管理減負增效

成本管理數據集成系統應用和推廣將逐步結束手工匯總數據的落后作業方式，大量寶貴的時間和精力不再浪費到重復勞動上，各層級管理人員不再被繁重報表工作所累。通過系統強大的一鍵生成、一鍵分析等功能充分為管理工作減負增效，讓人員精力重回成本管理本身，發揮人在管理中的關鍵作用。

6結語

成本管理數據集成系統是我局第一個由職能部門、基層單位、項目部的青年職工根據實際管理需求共同設計開發的信息系統，成本系統的每一行代碼都是為成本管理所寫，傾注了青年職工對我局自主創新和成本管理能力提升的滿腔熱血。“活力宜航誠天下”，它是宜航人用實際行動踐行自強、拼搏、開放、創新理念的真實寫照。愿數據之光點亮企業管理，未來可期。