大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理分析

李鳳蘭

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了一定程度的影響，提高了檔案管理的水平。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景對(duì)檔案管理有著積極的促進(jìn)作用，檔案管理應(yīng)該和大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合起來，本文主要探討大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的相關(guān)工作。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案;管理

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的過程中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，比如圖片、影音、文件等，這些資料都是檔案管理的主要對(duì)象。企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理受到了明顯的影響，檔案管理中積極落實(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理的水平。企業(yè)中已經(jīng)意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的重要性，把大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案管理結(jié)合起來，確保檔案管理能夠滿足企業(yè)的需求。

1、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的作用

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中有著明顯的作用，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，分別是：（1）大數(shù)據(jù)技術(shù)提高了檔案管理的效率，大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生了很大的影響，最明顯的就是提高檔案管理效率，減少檔案管理的工作負(fù)擔(dān)，企業(yè)檔案管理內(nèi)容越來越多，檔案管理中對(duì)大數(shù)據(jù)有更高的要求[1];（2）大數(shù)據(jù)技術(shù)提高了檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量，大數(shù)據(jù)技術(shù)采用信息化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，解決了紙質(zhì)容易受損、丟失的問題，進(jìn)而提高檔案信息的存儲(chǔ)質(zhì)量，同時(shí)保障檔案的完整性。

2、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理面臨著一些挑戰(zhàn)，本文中分析了企業(yè)檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的挑戰(zhàn)，具體如下：

2.1檔案管理流程挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理流程提出挑戰(zhàn)，企業(yè)中傳統(tǒng)檔案管理流程較為簡(jiǎn)單，受大數(shù)據(jù)影響企業(yè)檔案具有一定的共性特性，也就是很多檔案之間存在著交叉、重疊的情況，傳統(tǒng)檔案管理流程就會(huì)受到影響，企業(yè)檔案信息越豐富就越容易影響檔案管理流程，復(fù)雜信息無法存儲(chǔ)到位，更多的信息也不能歸納起來，影響著檔案管理的過程。大數(shù)據(jù)技術(shù)影響著檔案管理的流程，促使檔案管理流程面臨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的挑戰(zhàn)。

2.2檔案保存形式挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案管理在大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下保存形式面臨著明顯的挑戰(zhàn)[2]。大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理中的保存形式提出了較高的要求，傳統(tǒng)檔案保存以紙質(zhì)的方法，現(xiàn)如今檔案保存中更多采用電子文檔，很多數(shù)據(jù)記錄到電子文檔內(nèi)，比如電子圖片、電子文本等，因此檔案管理保存形式朝向多樣化的方向發(fā)展，檔案保存以后要準(zhǔn)確選擇對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵詞，這樣利用關(guān)鍵詞就能快速的找到存儲(chǔ)的檔案信息。

2.3檔案管理人員挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景中企業(yè)產(chǎn)生了多樣化、復(fù)雜化的信息，增加了檔案管理的難度。大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理技術(shù)較為先進(jìn)，傳統(tǒng)檔案人員存在不會(huì)操作、技術(shù)不熟悉的情況，也就是檔案管理人員在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下面臨的挑戰(zhàn)。檔案管理人員方面的挑戰(zhàn)需由企業(yè)檔案管理部門和大數(shù)據(jù)技術(shù)之間磨合，這樣才能保障檔案管理人員能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理。檔案管理人員是執(zhí)行者，其在大數(shù)據(jù)時(shí)代中的挑戰(zhàn)不能忽視，必須解決檔案管理人員方面的問題，才能提高檔案管理的水平。

3、檔案管理中實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)模式的方法

大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理想要實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)模式，還需采取一些方法，結(jié)合企業(yè)中檔案管理的實(shí)際情況，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下分析檔案管理實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)模式的方法，如下：

3.1引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理要想實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理模式，最先就要注重技術(shù)人才，技術(shù)人才是檔案管理大數(shù)據(jù)模式的基礎(chǔ)支持。技術(shù)人才的技能、素養(yǎng)等均關(guān)系到檔案管理大數(shù)據(jù)模式的構(gòu)建效果。企業(yè)在新時(shí)期受大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響專門在檔案管理中聘請(qǐng)了大量的技術(shù)人才，主要目的就是確保檔案管理能夠合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。企業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代中面臨著海量數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)信息處理非常復(fù)雜，檔案管理中對(duì)信息存儲(chǔ)技術(shù)的要求很高，企業(yè)中傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適用在現(xiàn)代企業(yè)中，檔案管理人員除了做好基礎(chǔ)的檔案管理工作以外，還要掌握豐富的檔案管理技術(shù)，尤其要重視大數(shù)據(jù)中的信息存儲(chǔ)技術(shù)，這就說明專業(yè)技術(shù)人員對(duì)企業(yè)檔案管理大數(shù)據(jù)模式構(gòu)建的重要性。近年來，企業(yè)受大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響檔案管理中一來需不斷引進(jìn)高端技術(shù)人才，二來而圍繞企業(yè)展開技術(shù)人才培訓(xùn)，確保技術(shù)人才能滿足檔案管理的需求。例如：某企業(yè)與高校建立了合作關(guān)系，直接從學(xué)校中吸取專業(yè)的技術(shù)人才，該企業(yè)針對(duì)高校中的人才提出跨專業(yè)要求，致力于培養(yǎng)綜合型、復(fù)合型的人才，塑造出符合企業(yè)檔案管理要求的技術(shù)人才，該企業(yè)以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)構(gòu)建新型的檔案管理模式，提高檔案管理模式的運(yùn)作水平，體現(xiàn)高端技術(shù)人才在企業(yè)檔案管理大數(shù)據(jù)模式構(gòu)建中的作用。

3.2完善管理人員的結(jié)構(gòu)

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案管理的影響比較大，檔案管理大數(shù)據(jù)模式構(gòu)建中具備優(yōu)質(zhì)的人才以后就要完善管理人員的結(jié)構(gòu)，檔案管理具備強(qiáng)大的管理人員體系，才能落實(shí)檔案管理的工作。現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出老齡化的狀態(tài)，企業(yè)內(nèi)工作人員普遍認(rèn)為檔案管理工作不需要技術(shù)支持，很多年齡大的內(nèi)退員工就安排到檔案管理職位上，降低了檔案管理的工作效率，致使檔案管理不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，同時(shí)也不能把大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到檔案管理模式中。企業(yè)構(gòu)建檔案管理大數(shù)據(jù)模式時(shí)提出完善管理人員結(jié)構(gòu)的要求，解決老齡化的問題。企業(yè)積極完善檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，把合適的管理人員放在合適的位置上，鼓勵(lì)年輕人到檔案管理崗位中[3]。例如：某企業(yè)計(jì)劃構(gòu)建檔案管理大數(shù)據(jù)模式，為了吸引年輕人到崗，該企業(yè)采取績(jī)效考核的方法調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，讓更多年輕人愿意到檔案管理崗位上，該企業(yè)根據(jù)管理人員的能力，合理安排管理人員的崗位，一定要保障檔案管理人員在合適的位置上，這樣才有利于構(gòu)建檔案管理大數(shù)據(jù)模式。

3.3強(qiáng)化檔案管理安全性

大數(shù)據(jù)時(shí)代中的信息技術(shù)，利用虛擬空間就能存儲(chǔ)大量的檔案信息，如云存儲(chǔ)、網(wǎng)盤等，這些都是企業(yè)檔案管理中較為簡(jiǎn)單的方法，雖然信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢(shì)明顯，但是也存在安全隱患，主要是來自互聯(lián)網(wǎng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，如信息丟失、電腦病毒等，針對(duì)這類問題提出檔案管理安全性要求[4]。企業(yè)構(gòu)建檔案管理大數(shù)據(jù)模式時(shí)要特別注意檔案的安全管理，避免有病毒破壞檔案管理的安全系統(tǒng)。企業(yè)圍繞檔案管理大數(shù)據(jù)模式構(gòu)建安全管理體系，以此來降低檔案的丟失率。例如：某企業(yè)構(gòu)建檔案管理大數(shù)據(jù)模式時(shí)，統(tǒng)一了行為準(zhǔn)則，要求所有的操作人員遵循行為準(zhǔn)則，排除人為干預(yù)之后制定了檔案管理工作細(xì)則及安全維護(hù)方案，用于提高檔案管理的安全水平，該企業(yè)定期組織維護(hù)人員檢測(cè)檔案管理過程中使用的電腦，排除黑客、病毒攻擊，為檔案管理大數(shù)據(jù)模式提供安全的工作環(huán)境。

結(jié)束語：

檔案資料的數(shù)量多、類型多，檔案管理的難度很大，企業(yè)檔案管理的效率受到一定程度的影響。檔案管理受大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，其在進(jìn)步的過程中也面臨著諸多挑戰(zhàn)。本文中總結(jié)了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的作用，同時(shí)分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代在檔案管理中帶來的挑戰(zhàn)，規(guī)劃了檔案管理想要實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)模式應(yīng)該采用的方法，由此才能保障檔案管理的高效性、規(guī)范性。

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