基于“互聯網+”背景下高校檔案信息化建設分析

儲 華 武夷學院人事處

高校在發展過程中，存在眾多的科研成果、教育成果、學生信息、教師信息等檔案資料，如果不妥善管理，將會直接影響到高校的后續管理、教育工作。基于此，文章首先針對高校傳統檔案管理工作存在的不足以及“互聯網+”背景下高校檔案信息化建設的優勢做出分析，并視為切入點，了解相應的建設策略，以求提高高校檔案的管理質量。

高校檔案涵蓋了師資隊伍建設、教學、科研、行政、財務、基礎建設等方方面面，是反映高校發展過程的重要材料和依據。高校的檔案管理工作應當有效服務于高校主要職能，以創新型管理策略和工作方式，不斷增強服務的主動性和預見性[1]。但是，隨著“互聯網+”時代的到來，以往的高校檔案管理工作理念和模式已無法跟隨現代化的發展。因此，相關檔案管理人員必須要在“互聯網+”的時代背景下，實現高校檔案的信息化建設，實施現代化管理模式，從而保障檔案資料的完整性、真實性以及準確性，為高校的健康有序、高效運行提供有效保證。

“互聯網+”背景下建設高校檔案信息化的主要優勢

節省時間并提高效率

在檔案信息化尚未推行時，所有的高校在管理檔案方面都是采取人工對紙質檔案進行整合、歸檔、儲存的方法。工作人員不僅有著較強的工作量，而且在整理方面也更為復雜，甚至極有可能發生錯漏、疏漏等現象，從而制約了高校檔案管理工作的開展。通過在“互聯網+”背景下建設檔案信息化，不僅可以采取便捷的操作進行檔案管理，節約時間，還能夠有效地規整所需要整合的檔案，以避免檔案缺失、損壞的問題發生，使得檔案管理效率大幅度提升。

人才匹配并發揮優勢

高校的核心任務是向社會各界輸送高素質的人才。為了提升人才培養的效率，要求高校在培養人才期間具備針對性。所謂的針對性，實際上，就是發揮學生的個人優勢，揚長避短，促使其在某領域中成為優秀人才[2]。通過“互聯網+”背景下建設檔案信息化，可以利用信息化技術對學生的個人差異做出篩選，從而對其個人優勢做出針對性教育，以實現個人優勢的充分發揮，以及整合人才資源的目標。

方便使用并提高服務

過去所采取的紙質檔案儲存模式會隨著時間發生改變，以致削弱檔案的作用。因此，采用紙質檔案查找相應資料不僅會造成時間的浪費，同時也無法充分發揮檔案的作用[3]。建設檔案信息化，就能以數據的方式對所有紙質檔案做出長期儲存，此種儲存方式也能夠為后續的查找和檢索帶來極大的便利性。

高校傳統檔案管理工作存在的不足

缺乏檔案管理意識

高校檔案是科研成果、教育成果、學生信息、教師信息的歷史記錄，是對高校展開教育、科研、學生管理工作的核心依據。但是，由于高校檔案管理意識的匱乏，以及人工在整理相應檔案時不具備精確性以及完善性，這會直接導致管理檔案的效率與質量下降，也無法充分發揮檔案在高校中的真正作用。

信息安全體系尚未完善

高校的檔案管理工作，不僅需要上傳、儲存檔案資料，同時還需要對學生、教師個人信息的安全做出保障。保密性高、范圍廣是高校檔案資料的主要特征，如果出現檔案信息泄露的問題，將會帶來不可預計的嚴重后果。近年來，很多不法分子盜取學生、教師信息從而實行電信詐騙，這對社會造成了極為嚴重的影響。因此，大力建設高校檔案信息化安全保障體系，是提高檔案管理質量的核心因素。

高校檔案管理模式滯后

現如今，大部分高校在檔案管理方面，雖然配備了專業的檔案管理人員，并且建立了相應的檔案室，但卻延續了以往單一、原始的紙質管理方式，致使檔案管理工作強度依然較大[4]。此外，由于沒有大力引進與采購具備信息化與現代化特點的檔案管理設備，因此高校檔案現代化管理能力仍舊不高。

“互聯網+”背景下建設高校檔案信息化的相關策略

轉變觀念并改進管理方式

要想實現建設高校檔案信息化的目標，首先就必須轉變現有傳統觀念，這便需要檔案管理者盡快適應“互聯網+”的時代發展，充分認識新時期“互聯網+”技術對檔案管理起到的影響。在實際的工作中，需要充分發揮對“互聯網+”的優勢，確保其能夠真正地服務于檔案管理。其次，檔案管理工作者在觀念轉變的同時，也要逐漸推進檔案信息化的建設，以完善檔案信息化管理系統的建立[5]。最后，檔案管理工作者在管理期間，必須不斷學習全新的信息化技術，以實現自身能力的提升。

加大投資并建立現代化設備

推動高校檔案信息化建設，最為關鍵的一步在于投資。首先，必須要配備專業的信息化設施，換言之，檔案信息化管理工作的基礎條件便是信息化設施，絕大多數的信息化設施其實就是依托于計算機的一種技術設施。在開展信息化檔案管理工作期間，還極有可能應用到掃描儀等具備識別功能的設施[6]。其次，在現代化設施中，主要包含信息化安全保障系統的建設。在建設高校檔案信息化期間，對檔案資料數據的安全作出保證，同樣也是不可忽略的關鍵因素。因此，加大投資建立現代化設備，可以保證高效的信息化安全保障系統的建設。

首先，內部措施。所謂的內部措施，具體指的是強化系統應用管理，換言之，就是及時修復系統在應用期間可能會出現的漏洞，攔截可能會發生的危機、隱患。針對內部保護措施而言，最好引入人臉識別系統，在使用者進入系統展開檔案查找工作的期間，為了防止他人通過非法手段冒充使用者進入系統，指紋識別系統、人臉識別系統的設置是至關重要的。另外，內部中的硬件設備也非常關鍵，儲存信息的重要載體便是硬件，如果硬盤有問題發生，儲存的大量信息將極有可能會出現丟失的狀況。其次，外部措施。針對于外部措施而言，具體指的是防火墻的建立。通過外部將隔離網建立，實現不良信息的隔斷，從而保障運行檔案管理系統的安全。不管是外部的維護還是內部的維護，都與現代化的設施支撐密不可分。

打造高水平的檔案管理團隊

高校檔案的信息化建設同管理工作者密不可分。因此，創建具備高專業素養、高專業水平的檔案管理隊伍是非常關鍵的。針對隊伍的創建，要求檔案管理者能夠適應“互聯網+”的不斷發展，熟悉基礎的操作技能。同時應該對進步快、管理水平強的檔案管理者重點培養。在隊伍建設期間，必須要格外注意優勢互補，從而合理匹配人才。此外，還可以聘請更多具備專業水平的檔案管理者。

保證物理環境的安全

物理環境是保障設施能夠長時間穩定、正常使用的關鍵，檔案信息化的建設，會大量運用電子設施，而維護電子設施的條件是十分嚴格的，必須要對防潮、防水格外注意。由此可見，高校在檔案信息化建設的過程當中，必須要選取適宜存放設施的環境，以保障設施正常運行。

定期維護

在應用電子設施期間，難免會發生損耗的問題，而損耗問題極有可能造成漏洞的出現。為了預防漏洞現象的發生，相關的檔案管理人員必須要對這些電子設施進行定期維護，以提升其安全性。在對電子設施定期檢查時，需要格外注意硬盤的狀態，了解硬盤儲存是否有問題存在，最關鍵的還是在于備份這些檔案資料[7]。除此以外，還需要細致檢查對電子設施外部防護措施是否落實到位，了解其是否能夠對入侵的不良信息做出正常攔截，這些都是定期檢查期間必須要注意的關鍵點。

綜上所述，通過“互聯網+”的視域，大力開展建設高校檔案信息化工作，能夠有效提升采集、整合、儲存、出借、歸還等檔案管理工作的效率，進而對高校檔案的完整性、精確性作出保障，實現檔案管理工作的現代化、智能化、信息化發展。與此同時還可減輕檔案管理人員的工作強度，減少檔案缺失、破損問題的發生，以推動高校檔案管理工作的長遠、穩定發展。