文物保護(hù)單位“四有”檔案工作初探

陳丹華 余姚市文物保護(hù)管理所

文物保護(hù)單位“四有”檔案工作作為文物保護(hù)工作的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)予以重視。文章主要講述了文物保護(hù)單位“四有”檔案在工作中的作用和地位，并對(duì)文物保護(hù)“四有”檔案的形式和制檔要求加以闡述，以及針對(duì)文物保護(hù)單位“四有”檔案制檔過(guò)程當(dāng)中遇到的一些問題做初步探討。

文物保護(hù)單位“四有”檔案工作是文物保護(hù)單位實(shí)現(xiàn)有效保護(hù)文物最關(guān)鍵的措施，是文物依法管理最重要的基礎(chǔ)。“四有”檔案的編制工作是文物保護(hù)單位最基礎(chǔ)、最日常的工作，它記載的內(nèi)容以及整理的形式為文物保護(hù)提供了科學(xué)的理論支撐。同時(shí)，工作人員也可以通過(guò)文物檔案總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)以往文物保護(hù)工作中的不足之處，以便提高今后開展文物保護(hù)工作的效率和水平。

文物保護(hù)單位“四有”檔案的作用和地位

1982年《文物保護(hù)法》的頒布實(shí)施，規(guī)定了文物保護(hù)單位必須要擁有“戶口本”。具體規(guī)定是各級(jí)文物保護(hù)單位，分別由省、自治區(qū)、直轄市人民政府和市、縣級(jí)人民政府劃定必要的保護(hù)范圍、作出標(biāo)志說(shuō)明，建立記錄檔案，并區(qū)別情況分別設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或者專人進(jìn)行負(fù)責(zé)管理。這是文物保護(hù)“四有”工作的法律保障。

文物保護(hù)單位“四有”檔案的內(nèi)容涉及文物保護(hù)工作的方方面面，科學(xué)、完整、詳實(shí)的“四有”檔案不僅可以為文保單位在保護(hù)、利用、管理和宣傳文物上提供完整的資料，又可以為文保單位的文物意外損壞后提供可修復(fù)的可靠依據(jù)。缺乏“四有”檔案的整理，會(huì)使得文物保護(hù)活動(dòng)的開展成為無(wú)源之水。

余姚素有“文獻(xiàn)名邦”的美譽(yù)，是浙江省范圍內(nèi)文化遺產(chǎn)類型比較豐富、完整的地級(jí)市之一，擁有世界文化遺產(chǎn)1項(xiàng)、國(guó)保單位8處、省保護(hù)單位11處以及余姚市級(jí)文物保護(hù)單位99處、文保點(diǎn)101處。所以，就余姚而言，文物“四有”檔案的開展一方面對(duì)余姚整個(gè)文化遺產(chǎn)的保護(hù)起到了關(guān)鍵性的作用，另一方面也更能體現(xiàn)余姚地方的文化精神。

文物保護(hù)單位“四有”檔案的形式和制檔要求

文物保護(hù)單位“四有”檔案記錄的形式是多種多樣的，之前傳統(tǒng)形式主要采用紙質(zhì)記錄，同時(shí)加以必要的手繪圖和照片進(jìn)行記載。由于傳統(tǒng)形式不利于“四有”檔案的保存和更新，所以現(xiàn)在采用電子化制檔。在圖紙卷中采用CAD制圖、三維制圖代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工制圖，照片卷中采用多方位、高清全套照片存檔，這些都彌補(bǔ)了傳統(tǒng)制作檔案的不足，也使得檔案整理更加高效。

除此之外，為了進(jìn)一步提高文物數(shù)據(jù)的共享水平，利用新技術(shù)提高寧波文化遺產(chǎn)多元化信息管理水平，寧波啟動(dòng)了“智慧文保”建設(shè)，將記錄檔案數(shù)據(jù)庫(kù)整合在寧波文化遺產(chǎn)信息化管理的云平臺(tái)中。該平臺(tái)還有文保項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)、文物安全管理平臺(tái)、寧波文化遺產(chǎn)網(wǎng)及寧波大運(yùn)河遺產(chǎn)監(jiān)測(cè)預(yù)警系統(tǒng)，這對(duì)于文物保護(hù)單位“四有”檔案的管理、資源共享起到了整合作用，對(duì)于文保單位的保護(hù)與管理也起到了重要的推動(dòng)作用。

國(guó)保單位的“四有”檔案的內(nèi)容需根據(jù)《全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位記錄檔案工作規(guī)范》和《全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位記錄檔案著錄說(shuō)明》要求制檔，省保單位參照國(guó)保單位的內(nèi)容要求逐條對(duì)照制檔，市、縣（區(qū)）級(jí)文保單位從嚴(yán)格意義上應(yīng)等同國(guó)保單位要求制檔。余姚文物部門從2006年開始就逐步實(shí)施文物保護(hù)單位“四有”檔案電子化。并且，為了提高文物保護(hù)單位業(yè)務(wù)隊(duì)伍的水平，專門組織人員參加文物保護(hù)單位“四有”工作培訓(xùn)班，從2014年就開始根據(jù)規(guī)范對(duì)原有的“四有”檔案的電子格式進(jìn)行完善。目前余姚市的國(guó)、省保的“四有”檔案整合均已完成，市保的“四有”檔案編制工作也在順利地進(jìn)行開展。

文物保護(hù)“四有”檔案工作開展遇到的問題及探討

在多處國(guó)保、省保、市保的“四有”檔案的制檔過(guò)程中也會(huì)遇到一些問題。

（一）文物保護(hù)單位記錄檔案更新不及時(shí)

文保單位“四有”檔案的續(xù)補(bǔ)更新對(duì)文物保護(hù)工作的開展具有重要的影響，每個(gè)地區(qū)每年都會(huì)有多處文保單位的修繕工程和搶險(xiǎn)加固工程。這些工程產(chǎn)生的大量資料需要掃描分類存檔，但由于有些地區(qū)文物保護(hù)業(yè)務(wù)人員少、文物基數(shù)龐大等，“四有”檔案工作的開展仍存在無(wú)法及時(shí)更新的情況。記錄檔案更新不及時(shí)也在一定程度上影響文物保護(hù)工作的開展，這樣不利于文物保護(hù)工作持續(xù)、全面的發(fā)展。

由于國(guó)、省保的價(jià)值相對(duì)市保大，所以開展的工程也相對(duì)較多。續(xù)補(bǔ)間隔時(shí)間一長(zhǎng)往往會(huì)出現(xiàn)大量需要續(xù)補(bǔ)的檔案資料。而在后期續(xù)補(bǔ)時(shí)工作量巨大，很容易在更新時(shí)出現(xiàn)遺漏。余姚近幾年也在不斷進(jìn)行工程檔案電子化，但并未進(jìn)行系統(tǒng)的整理，2020年余姚文物部門決定對(duì)前幾批公布的國(guó)、省保進(jìn)行檔案更新，在續(xù)補(bǔ)的過(guò)程中，相關(guān)工作人員發(fā)現(xiàn)歸檔整理的工作量非常大。例如王守仁故居在2006年公布為第六批全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位，于 2008年制檔。在此次續(xù)補(bǔ)時(shí)文物保護(hù)工程及防治監(jiān)測(cè)卷就有200余條，相關(guān)法律文書卷有百余條。

針對(duì)上述情況，建議在開展“四有”檔案工作過(guò)程中建立定期續(xù)補(bǔ)更新制度，明確“四有”檔案更新的內(nèi)容以及形式要求，建議每5年對(duì)國(guó)、省進(jìn)行檔案更新。市縣級(jí)文保單位建議在原有檔案基礎(chǔ)上每年更新，若還未做好“四有”檔案，建議將其相關(guān)資料進(jìn)行電子掃描，然后交由文保單位分類保存，方便今后制檔時(shí)對(duì)應(yīng)查找。除此之外，文物行政部門可以定期對(duì)“四有”檔案進(jìn)行檢查，從而使得檔案管理工作人員可以在制度的指導(dǎo)之下有序、全面地開展檔案定期更新工作，避免在此過(guò)程當(dāng)中造成紕漏。

（二）市(縣）區(qū)級(jí)文保單位存在記錄不完善的問題

在文物保護(hù)單位“四有”檔案管理活動(dòng)開展過(guò)程當(dāng)中，發(fā)現(xiàn)國(guó)、省保的“四有”檔案基本完整，而市(縣）區(qū)級(jí)文保單位的“四有”檔案存在不夠完善的情況。主要原因可能是部分市級(jí)文保單位多年前的工程資料缺失導(dǎo)致當(dāng)時(shí)收集不完整，還有可能是一些文保單位的歷史資料、文獻(xiàn)資料查閱困難等。對(duì)于第一種情況，從事制檔的人員應(yīng)多向有經(jīng)驗(yàn)的同事請(qǐng)教，向文保單位所在的村、鎮(zhèn)找族譜，以及深入當(dāng)?shù)氐臋n案室翻閱資料；對(duì)于后者，文物行政部門要提高重視，給予基層制檔人員查閱資料的權(quán)限，比如提供相關(guān)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)、學(xué)位論文、會(huì)議報(bào)告等各類資源的在線閱讀和下載服務(wù)。

另外文保單位“四有”檔案中文字卷的編寫是重中之重，編寫文字卷考量編寫者知識(shí)面與專業(yè)熟識(shí)度，所以要經(jīng)常組織業(yè)務(wù)工作人員參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，增加關(guān)于如古建筑、石窟寺等專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備，另外要組織研讀學(xué)習(xí)《全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位記錄檔案工作規(guī)范》和《全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位記錄檔案著錄說(shuō)明》等規(guī)范，提升“四有”檔案編制的專業(yè)性和規(guī)范性。“四有”檔案工作不僅是基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)工作，也是一種責(zé)任，因此還需要培養(yǎng)文保業(yè)務(wù)人員的職業(yè)責(zé)任感。

（三）文物保護(hù)單位“四有”檔案分類整理存在交叉問題

由于文物保護(hù)工作開展具有多樣性和復(fù)雜性的特征，在開展文物保護(hù)“四有”檔案分類整理工作的過(guò)程當(dāng)中存在材料交叉的問題。以文物保護(hù)單位的保護(hù)工程來(lái)說(shuō)，材料包括業(yè)主單位的請(qǐng)示文件、文物部門的批復(fù)文件、各類合同、圖紙等，這些資料會(huì)被收在“四有”檔案的各卷中，但是在分類整理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)這樣可能會(huì)給檔案查找?guī)?lái)不便。因?yàn)樵谖谋挝恍蘅樄こ舔?yàn)收合格后，業(yè)主單位要向文物保護(hù)管理機(jī)構(gòu)提交所有的工程資料，包括竣工報(bào)告、工程總結(jié)報(bào)告、批準(zhǔn)實(shí)施的維修施工方案、維修批準(zhǔn)文件、政府采購(gòu)審批文件、招投標(biāo)文件、施工資質(zhì)和許可資料、施工合同、監(jiān)理合同及監(jiān)理技術(shù)資料、工程技術(shù)合同、工程經(jīng)濟(jì)資料、維修前、中、后期的照片、工程變更資料等，而且有許多材料提交時(shí)是整合在一本資料中的。因此，建議將同一個(gè)工程的材料整合統(tǒng)一歸納到文物保護(hù)工程級(jí)防治監(jiān)測(cè)卷中，這樣既能避免檔案拆分，又方便查閱。

綜上所述，文物保護(hù)單位“四有”檔案工作的規(guī)范有序開展對(duì)文物保護(hù)工作有著積極的促進(jìn)意義，但在制檔過(guò)程中也有不少問題亟需解決。因此，我們應(yīng)當(dāng)在革新理念的前提之下，深入剖析當(dāng)前文物保護(hù)單位“四有”檔案工作開展當(dāng)中遇到的問題，采取有針對(duì)性的舉措，從而使文物保護(hù)“四有”檔案發(fā)揮出更大的作用，為我國(guó)文物保護(hù)工作的持續(xù)、健康、全面發(fā)展奠定良好、扎實(shí)的基礎(chǔ)。