高校研究生成績管理系統的檔案數字化管理

袁 妍 李為潔 東北大學

高校研究生成績管理系統的檔案數字化管理是研究生教學管理工作中的關鍵環節，高校研究生成績管理系統的檔案數字化管理有哪些需求、該如何設計與優化，是高校關注的重要問題。文章從現階段研究生成績管理的實際情況著手，提出高校研究生成績管理系統的檔案數字化管理的需求與設計方案，力爭使高校研究生成績管理系統更先進、更實用。

近年來，隨著我國研究生招生規模的不斷擴大，研究生的教務管理工作也面臨著新的挑戰。在研究生教務管理工作中，成績管理又是重中之重，研究生成績是學生學習情況的客觀記錄，是教學效果檢驗的重要手段,是指導研究生就業的重要參考，也是學校教務管理的重要內容。但高校研究生成績管理所涉及的管理對象多、管理環節復雜、管理數據龐大。為規范研究生成績管理，建立適合自己院校的成績管理系統就成為學校信息化建設過程中亟待解決的重要問題。因此研究如何建立先進、高效、安全的成績管理系統具有重要意義。那么如何設計其框架，為研究生成績管理信息系統的檔案數字化管理提出合理化需求，這是我們要重點分析的內容。

高校研究生成績管理系統的檔案數字化管理的面向對象

校級成績管理者負責全校研究生成績庫的管理和數據維護工作，同時負責研究生答辯成績單審核歸檔工作。校級成績管理者還需要制定成績管理規范、程序和標準，監督、指導和配合各學院做好學生成績管理工作。

院系成績管理者（教學秘書）負責本院承擔課程的成績登錄、報送和查詢工作，將本部門學生成績按班級分學期歸檔，同時要受理本部門學生對成績的查詢、復核以及成績單打印等工作。

任課教師負責自己教授的課程成績的網上錄入、修改及查詢工作。

成績錄入后，學生使用成績管理系統查詢并打印自己的成績。

這四類使用者中，校級成績管理者的職能最多、最全面，責任也最重，涵蓋成績管理系統中的絕大部分職能（教師錄入本課程成績的職能除外），院系成績管理者（教學秘書）和學生的需求也都包含其中，只是權限各有不同，因此文章會著重探討校級成績管理者的職能。

高校研究生成績管理系統的檔案數字化管理的功能

關于校級成績管理系統的功能，應設置成績錄入修改、成績查詢、成績打印、答辯成績單審核、管理發布通知公告這五大部分。

成績錄入修改

成績錄入應設置單個學生的成績錄入、修改和每門課成績的EXCEL整體導入、刪除兩種渠道。而成績錄入修改的前提是系統里要有該門課程及其相關的學分、學時、課程編號等信息。大部分已有課程會自動從學生排課選課系統里關聯到成績管理系統，少部分臨時添加的課程（如暑期學校或學術講座等）則需手工添加進來，故應有課程設置的添加修改功能，以便及時添加或維護課程、學分及課程編號信息，確保新的成績能夠準確地錄入到系統中。系統應有自動排他性設置，如已有的課程編號則不能一號兩用，造成兩門課程的混淆，確保一個課程編號只對應一門課程。另需注意的是成績的錄入修改不應與學籍信息是否完整、學生是否欠學費、學生是否進行了學籍注冊之類的限制掛鉤，不能用這些因素來限制成績的錄入修改，否則會造成成績錄入不全等問題，會為今后找回成績增添困難。

1.成績手工錄入修改方面

針對學生成績，首先要輸入該研究生學號（整個成績管理系統按照學號來識別學生，而非姓名，因為只有學號是唯一的，姓名則有重名的可能），進入該生成績管理頁面，在此輸入要錄入或修改的課程編號或課程名稱，根據提示提交成績、授課教師姓名、考試時間等必填信息后即可。大于等于60分的成績自動計入相應學分，小于60分的成績不計學分。成績的判定除了可以采用具體數字也可以使用漢字，但需注意把優（優秀）、良（良好）、中（中等）、及格和不及格這些文字成績能自動計入學分。一般來說：100分—90分為優（優秀）、89分—80分為良（良好）、79分—70分為中（中等）、69分—60分為及格、60分以下為不及格。在每學期初始，就應該對課程成績的判定原則進行講解，比如哪門課可以由任課教師直接導入成績、哪門課不能由任課教師導入成績而必須由校級成績管理者整體導入進行限定，這樣可以確保導入成績的源頭，避免同一門課導入兩次成績問題的出現。錄入的成績已經公布且一旦發現錯誤，應該有一鍵解鎖功能，僅校級成績管理者擁有此權限，開通后可以重新錄入該課成績。

2.成績整體導入方面

針對大批量成績，如研究生公共課成績和校外辦學點的成績，由于跨院系、數量多，教師或者教學秘書不便于在網上進行錄入，需要校級成績管理者借助excel表將這些成績整體導入系統中。這其中主要包含外語類、數學類、政治類課程及校外班開設的各門課程。導入列表應設有學號（以學號識別身份）、姓名、成績、考試時間、授課教師、課程編號或課程名稱等必填項。導入成功后應以列表形式顯示出剛剛導入的所有學生學號、姓名及成績，并統計出本次共導入了多少條記錄，以便核對。導入時系統應在每個學生每科成績前顯示姓名，以顯示剛導入的該條成績的歸屬者姓名，以防止極個別學號寫錯，把成績誤導入到其他學號中。

成績查詢

成績查詢應保證學生能按學期查詢到已公布的成績有哪些，未公布的成績有哪些，并能夠下載各門成績。應能查詢到學生的GPA成績排名和學生的專業成績排名情況（GPA計算公式為GPA=∑（成績×學分）÷∑學分）。應該有按學號查詢學生個人成績的功能。系統應可自動生成學生個人的年級專業排名情況，以供查詢。年級專業排名生成方法如下。a:統計學生所在年級，專業總人數b:統計所在年級，專業所有學生的平均成績c:對平均成績排名d:排名=平均成績排名/總人數*100%（精確到小數點后兩位）。即：Sum=統計學生所在年級、專業總人數；Avg=對sum的學生成績取平均值；avgPm=對avg進行排名；pm=avgpm/sum*100%(精確到小數點后兩位)。

成績單打印

成績打印單應保證能夠打印出帶排名的成績單和不帶排名的成績單兩種。輸入學號即可打印，力求快捷、方便。分別具備連號打印、按學院打印功能，并在打印時區分好碩士成績單和博士成績單的格式。針對個別進修生的特殊情況，應實現兩個學號混合打印，把同一人兩個學號下的成績打印在同一份成績單中。各高校根據自身實際情況也可引進自助成績打印機系統，一般在辦公室門口或者辦公樓一樓門口處放置。

自助成績打印機系統需與成績管理系統很好地接軌，保證其打印出的成績單與手動用成績管理系統打出的成績單完全一致，并且如在打印成績方面成績管理系統有任何變化，自助成績打印機也要及時進行調整。實際上，自助成績打印機是成績管理系統的一個外置設備，但也要注意打印機日常維護問題。

答辯成績單審核

首先要按照學院分類，各學院教學秘書標識成績合格同意答辯之后自動顯示到校級成績管理者標識頁面中來，校級成績管理者審核無誤后再標識同意答辯。萬一標識錯誤，可以及時逐級撤銷。按照學號查找應能迅速找到某個具體學生的相關信息，且每個學生的成績都應該在此頁面隨時查看。按照學院查找時，應能顯示所有該學院已標識學生和未標識學生的名單，并能匯總人數。具體操作標識時，可以逐一標識，也可以選中當頁學生進行一鍵統一標識。答辯成績單審核不應與學位報盤相關聯。最主要是要審核答辯人員成績，對每個預答辯同學的必修課、總學分、修課時間、培養類型與相應類型的培養方案進行核對。這其中包括多種類型的研究生成績，如博士、統招碩士、MBA、MPA、工程碩士和同等學力申請碩士學位等多種類型研究生的答辯成績單。及時與學院秘書溝通，讓預答辯同學了解到自己的成績是否符合答辯要求，并及時把結果標注在網上，確保接下來學位科和各學院答辯工作的順利進行。這就需要系統里事先存有多種類型的培養方案，如果培養方案維護和課程庫維護工作順利進行，系統應實現自動審核成績功能

系統能夠自動把每個類型的研究生的成績與相應類型的培養方案自動比對，看總學分是否達標、必修課學分是否完成、必修課是否全部修夠并且達到及格以上成績。但要最終實現答辯成績單自動審核功能實屬不易，前期需要做好配套工作。應有專門負責人員能持續維護各類型的培養方案和課程庫，否則容易造成互相推諉、無人接手該工作的問題。學生類型需用學號予以區分，從入學編輯學號開始，不同類型的學生要使用不同的學號規則。每一級學生的培養方案也可能不同，因為培養方案也是不斷地調整的，所有不同年級的學生也要對應不同年級不斷更新的培養方案。

發布通知公告

發布通知公告的功能可以自由選擇接收對象，可選擇全體教師、學生都可以接收查看、僅各學院教學秘書接收或教師可查看接收該通知公告。

1.院系成績管理者（教學秘書）方面

基本功能與校級管理者相同，但權限沒有校級管理者大。具體要考慮各個高校的研究生院教學培養辦與各學院教學部門的權限劃分、職責歸屬等因素。

2.任課教師方面

教師作為某門課程教育教學的主要管理者，除了完成教學任務外，科學、有效地提交研究生成績也是重要的教學環節之一。登錄研究生學院網站的教師成績錄入系統，輸入用戶名和密碼，就可以進入教務信息頁面，里面有任課教師須知、系統幫助(成績錄入系統幫助)、選擇年級、修改密碼、注銷登錄等功能。任課教師只需輸入任教年級，點擊任教課程名稱，進入選課學生的詳細名單，該名單包括序號、學號、姓名、性別、所學專業、平時成績、期考成績和學期成績信息等內容。教師錄入學生成績后，點擊下面的“提交結果”按鈕，完成成績錄入功能，點擊“成績打印”，可方便打印出學生的成績單。

3.研究生使用者方面

研究生是整個研究生教育階段的主體，教育和教務活動都是為了滿足學生受教育、提水平、上層次、強素質和求知等的需要。在研究生教務管理系統中，學生可以實現選課和查詢考試成績功能。

研究生開學兩周左右，登錄研究生學院網站的網上選課系統，輸入學號和密碼，進入開始選課的主頁面，里面附有研究生選課說明和培養方案介紹。針對研究生在課程選擇及學分方面的注意事項，選課說明部分給出了較詳細的提示。此外，為了讓研究生更好、更深入地了解本學科的信息，培養方案則詳細介紹了研究生培養階段本學科專業及研究方向、培養目標、培養方式及學習年限、課程設置、科學研究與學位論文要求五個方面。然后，研究生就可以點擊進入選課步驟，根據課程名稱、課程類型、總學時、學分、開課學期和任課教師等信息，研究生在課程名稱前面的復選框里就可以完成選課和退選操作，如果對某門課程不甚了解，可以點擊課程名稱查看詳細的課程信息。選課完畢，下面有自動統計學分的功能，根據學分統計，可調整選課情況。學期即將結束，研究生經過考試或考核，獲得課程成績，在教務管理系統上即可查詢。登錄研究生學院網站的研究生成績查詢系統，輸入學號和密碼，就可以進入所選課程(包括課程編碼、課程名稱、學分、成績)的頁面，根據頁面上方的提示，研究生可對任課老師的教學情況進行評價，提交評價信息之后即可看到成績。

檔案數字化管理的安全性

高校研究生成績管理系統的檔案數字化管理是研究生教學管理最主要的工具和手段，涉及的是具有高保密性的數據，它的正常運行和安全系數是很重要的。因此，系統必須具有嚴格的用戶權限、身份認證、El志記錄等功能，防止信息泄露，達到有效保護信息安全的目的。此外，系統安全還包括日常維護方面的數據備份和出故障狀態下的數據恢復。

用戶登錄認證

用戶包括研究生、教師和管理人員等，登錄認證是系統提供的安全保護措施。用戶登錄系統時，必須向系統提供用戶名稱、密碼等信息，以供安全系統識別。

數據庫備份和恢復

教務管理系統數據庫備份可有效防止系統出現操作失誤、故障或被攻擊等問題造成的損失。數據庫更新量時多時少，可根據情況來備份，從幾天備份一次到一天備份幾次不等。在數據庫應用程序出錯、服務器中病毒等意外事故發生時，可以通過恢復數據庫的文件來修復被破壞的數據庫。

隨著研究生培養需求的不斷擴大，培養類型日益多元化，研究生成績管理系統的需求與設計也將不斷改進、日臻完善，力求實現依托于該系統，讓研究生成績管理系統的檔案數字化管理工作越來越系統化、智能化、透明化，使高校成績管理系統的檔案數字化管理最終具有功能完備、易使用、易維護等特點,以適應時代發展的新變化。