基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑

袁燕 南京醫(yī)科大學醫(yī)政學院

檔案資料是基層事業(yè)單位重要的基礎信息和數據，隨著信息化技術的不斷發(fā)展，并廣泛運用到各行各業(yè)，檔案管理的信息化也顯得尤為重要，既能提升檔案管理的質量和效率，更滿足基層事業(yè)單位檔案管理新的發(fā)展需求。文章從檔案管理的實踐出發(fā)，進一步探索基層事業(yè)單位檔案管理信息化的建設路徑。

檔案是人們對社會生活的一些規(guī)律和關鍵要素記載后形成的文書資料，自古至今都是非常重要的文獻資料之一，并在社會生活中發(fā)揮了獨特的價值作用，具有歷史的再現性、知識性、政治性、文化性、社會性、教育性和價值性等特點[1]。檔案管理則是通過對檔案的登記、整理和存儲等手段，提高了事業(yè)單位對檔案管理的效率。基層事業(yè)單位的檔案管理是一項重要的工作，尤其是對于一些專業(yè)技術較強的事業(yè)單位來說，對關鍵資料的檔案管理則顯得更加重要。當下在信息化和互聯網的推動下，事業(yè)單位對檔案管理也有了更高的要求，單一的紙質檔案管理滿足不了當前的需求。加快事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，既是推動檔案管理的高效化轉變，也是為了提高基層事業(yè)單位的管理體系和能力。因此，本篇文章從基層事業(yè)單位的檔案管理著手，重點探討其信息化的建設。

基層事業(yè)單位檔案管理的現狀

基層事業(yè)單位檔案管理目前存在著一些問題，從人、物及管理角度來分析基層事業(yè)單位檔案管理的現狀，為引入信息化提供相應的基礎。

(一)檔案管理人員專業(yè)度不足

基層事業(yè)單位人員編制不足，檔案管理人員通常由其他崗位人員兼任，因此在做檔案管理時，缺乏對檔案管理的正確認識，認為檔案管理只是檔案的保管，缺乏系統(tǒng)性和全局性的觀念，始終停留在工作表面，不能深層次考慮檔案管理的重要性和檔案管理的未來發(fā)展，也無法將檔案管理的重要性呈現給單位的管理者，管理者也在一定程度上無法獲取檔案管理的重要性和提升檔案管理信息化的必要性。

(二)檔案管理管理不完善

目前基層事業(yè)單位的檔案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，檔案的標準不統(tǒng)一，檔案貯存條件不規(guī)范，檔案完整性不足等。這些方面的不完善一方面體現了檔案管理工作的不完善，更深層次的方面則是體現了檔案管理始終沒有發(fā)揮其應有的作用，最終反過來影響檔案管理在基層事業(yè)單位中的地位和重要性，單位中的管理層對其不重視，對其的投入和管理相應的缺乏計劃性，因此，基層事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展速度極為緩慢，信息化的引入也就此擱淺。

(三)檔案管理的層次較低

由于上述兩個因素，檔案管理的人員專業(yè)度不足、管理不完善，導致了目前基層事業(yè)單位的檔案管理層次較低，與當前快速發(fā)展的時代不符，還處于基礎傳統(tǒng)的紙質檔案為主的形式。檔案檢索也多以手工檢索為主，這樣就導致了檔案管理的有效性低，檔案的實用性也很低，沒有發(fā)揮出檔案應有的價值。

基層事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

目前基層事業(yè)單位檔案管理主要以紙質檔案為主，停留在檔案管理的初級階段，基于上述基層事業(yè)單位檔案管理的現狀，使得檔案管理工作面臨著不少的挑戰(zhàn)，一是收集、整理分類的困難；二是開發(fā)和利用的效率很低；三是分析檢索難度大。這些問題的存在不利于檔案管理的效率提升，因此在基層事業(yè)單位檔案管理中引入信息化，一是通過信息化培養(yǎng)出相應的人才，為信息化的檔案管理提供人才的支撐。二是信息化可一定程度上解決了目前存在的問題，從而有效提高管理者的效率和檔案管理的質量。三是信息化的管理模式，為基層事業(yè)單位的檔案管理引入新的發(fā)展點，為基層事業(yè)單位的發(fā)展，尤其是專業(yè)技術較強的單位提供了檔案資料的后備保障。

基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設的路徑

基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設，既是快速發(fā)展的信息時代對基層事業(yè)單位的要求，也是國家治理能力和治理體系現代化的要求。根據上文中對基層事業(yè)單位檔案管理的現狀和引入信息化的重要性，下文提出了相應的對策來實現檔案管理的信息化建設。

(一)引入信息化管理方案

根據基層事業(yè)單位檔案管理的具體需求，構建相應的信息化管理方案。每家基層事業(yè)單位的具體情況不同，因此具體的方案也會有差異，必須充分了解各自的需求，對癥下藥地制定出適合的方案。

首先開展宣傳教育工作，轉變對檔案管理的傳統(tǒng)認識，強化管理者對檔案管理信息化建設的支持，使其充分意識到檔案管理信息化是目前的大趨勢，信息化的檔案管理是事業(yè)單位管理中非常重要的一環(huán)，單位的檔案不再是單純的文書，而是技術、知識、信息的傳承和共享。通過信息化與檔案的有效結合，檔案更能發(fā)揮出它的作用。

其次是為信息化建設提供充足的技術硬件的保障和資金經費的保障，包括應用一些比較高端或者先進的技術管理機制。傳統(tǒng)的檔案管理是應用實物存儲，也就是紙質文本存儲，而如今引入信息化后，更多的是采用無紙化的，結合互聯網和數字化管理，使得檔案管理者更加系統(tǒng)地整理、保存檔案，使查閱者更加方便快捷查閱到所需資料。同時對信息化建設做較為詳細的資金計劃，用于向上級申請預算經費，其中包括后續(xù)的維護和更新資金，確保檔案的技術保障處于長期穩(wěn)定狀態(tài)。

最后是加強檔案信息化的安全管理。信息化檔案管理是去紙質化，能夠減少紙質文本在整理過程的安全性隱患，包括丟失、損壞，確保檔案原始資料的齊全和完整。但也要注重信息化檔案管理中的保密措施。檔案管理人員要進一步提升檔案管理安全意識，有效防范不法分子通過網絡手段入侵檔案管理，也要提前做好網絡安全軟硬件的防護，確保消除一切安全隱患。

(二)完善檔案管理信息化制度

完善基層事業(yè)單位檔案管理制度，是對檔案工作規(guī)范開展和有序進行的有力保障。

一方面要制定基層事業(yè)單位檔案管理信息化制度，確保檔案管理信息化建設落到實處，也確保檔案管理信息化的執(zhí)行落到實處，進而提高單位檔案管理信息化的水平。

另一方面進一步改進當前的檔案管理制度，使其與信息化的發(fā)展相適應，符合當前發(fā)展水平，有新的變革，相應的管理制度需及時調整并與其相適應，尤其是操作和安全方面，這兩方面涉及檔案管理信息化的核心，從而全面提高檔案管理的效率、質量和安全，為基層事業(yè)單位的發(fā)展做出應有的貢獻。

最后開展檔案管理信息化時，必不可少的還有檔案管理信息化的監(jiān)管制度，規(guī)范檔案管理人員、檔案查閱者、基層事業(yè)單位的管理者的檔案管理意識和行為，對其產生一定的約束作用，確保檔案管理的安全性、穩(wěn)定性和規(guī)范性。

(三)培養(yǎng)信息化檔案管理專業(yè)化人才

基層事業(yè)單位檔案管理引入信息化后，對相應的檔案管理人員也有了新的要求，單位可以根據實際情況，內部培養(yǎng)或者對外招聘相應的專業(yè)人才，都是可行的。首先要培養(yǎng)檔案管理人員的強化檔案管理的意識，讓其明確檔案管理不是簡單傳統(tǒng)的整理檔案，而是促進信息手段與檔案管理的有機融合，推動基層事業(yè)單位檔案管理信息化的進程和水平。其次是要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，規(guī)范檔案管理人員的行為，約束其嚴格按照檔案管理的相關制度執(zhí)行，確保檔案信息的安全性。因此除了具備上述素質外，也需要具備一定的服務意識，提升檔案管理人員對檔案管理的認可度和滿意度，形成檔案管理的良性循環(huán)。

綜上，基層事業(yè)單位的檔案管理需要逐漸步入信息化，應用新的技術和手段，使信息化逐步取代傳統(tǒng)檔案管理。總之，以現代化的技術和設備作為支撐，以新的管理模式和管理制度為保障，以信息化檔案管理專業(yè)人才為依托，進一步促進基層事業(yè)單位檔案管理工作，提高檔案管理的效率，促使檔案管理在質量上有進一步的飛躍，發(fā)揮出檔案管理應有的職能，更好地服務于基層事業(yè)單位的發(fā)展，更好地為社會公共事務做出貢獻。