校園數字化文化背景下職業院校檔案管理模式探析

錢 艷 揚州市職業大學審計處

隨著職業院校信息技術的不斷完善，檔案管理模式也逐漸由傳統紙質管理向數字化管理方向邁進，給院校檔案數字化、人員信息化的實現提供了前提條件。當前，職業院校檔案管理工作改革中具有國家政策、校園技術等多重資源優勢，能夠為校內檔案信息化建設提供有效改革支撐。然而不可忽視的是，職業院校在尋求檔案管理信息化建設路徑時，也面臨設備不完善、人員素質不高、檔案管理模式不規范等問題，阻礙了學校檔案管理工作的長遠發展。為此，文章重點從這些問題出發，分析了問題現狀，并討論了一些改革方案與優化對策，希望能為職業院校檔案管理模式的數字化、信息化發展提供借鑒。

檔案管理工作信息化的轉變不僅是社會發展到一定程度的必然結果，也是檔案管理工作自身改革的要求。如今進入數字化時代，檔案管理模式又面臨新的機遇與挑戰，國家與社會主體的支持給學校的該項工作改革提供了資源支持，數字化技術為學校該項工作改革提供了條件支持，相信在國家和社會的通力合作下，學校該項工作能順利進行，發揮其應有的服務價值和社會功能。

數字化校園背景下職業院校檔案管理模式構建意義

當前階段，我們可以感受到數字化技術對社會諸多行業領域所產生的積極影響，尤其是社會檔案信息化、數字化的更新優化跡象越來越明顯，并迅速引起了社會各行業領域的廣泛重視與推廣。學校作為教育領域的重要場所，其檔案信息化、數字化建設對教育管理工作、科研工作能產生促進作用，為此，各大院校也紛紛開始了數字化檔案管理模式的探索，給學校教學工作者和學生群體帶來了更加廣泛的服務，能夠有效提升學校檔案信息化服務效率、有效保存校內檔案資源，同時還能提升校內管理人員的綜合素質，由此可見，研究該內容具有現實意義。

有利于保存檔案信息化資源

隨著職業院校師生人數的增多，產生的檔案信息也越來越多，若這時仍然使用傳統人工管理檔案模式難免會出現檔案信息資源丟失或數據混亂的現象，而且紙質檔案的保存不僅占用空間較大，也容易出現腐蝕、毀損的隱患，而如今數字化校園建設背景下，學校引入檔案信息化管理模式，可將所有校內檔案資源都歸結整理到檔案管理數據庫中，將不用的檔案信息進行單獨保存和刪除處理，對于常用的檔案信息，平臺系統會給予提示，讓管理人員安排這些信息的歸屬地。由此大大節約了存儲空間，有效保存了檔案資源[1]。

有利于提升檔案人員綜合素質

素質水平高、技能先進的管理人員能為學校檔案管理模式的改革錦上添花。如今數字化校園建設中，許多職業院校制定了人才引進計劃，專門面向社會招聘一些專業的信息化人才，為校園檔案管理團隊注入新的活力。這些人才需能熟練操作檔案數據庫平臺，準確對各類檔案信息進行分類管理。同時部分管理人員還能負責日常設備的維修與更換工作，便于為師生提供實時的信息服務，如此能充實學校檔案人才隊伍，便于學校檔案信息化管理模式的構建。除此之外，學校還能利用數字化技術對新老管理人員進行信息技術培訓，提升整個檔案管理團隊的信息化素質。

有利于提高檔案管理效率

以往職業院校開展檔案管理工作時，工作重心往往是在資料收集和保存方面，資料收集的工作較為繁瑣，管理人員不僅要將收集到的資料進行編號編碼，還要將其按照年代、功能、用途等進行分類擺放，同時記錄在案，這一系列流程需要投入大量人力資源，工作過程十分不便；在資料保存方面，需要管理人員定期檢查資料擺放位置、將使用過的資料回歸原位，并對毀損、丟失較嚴重的檔案資料進行手抄恢復或電腦恢復，工作流程也十分繁瑣，而如今將數字化技術引入校內檔案管理中，則可將資料收集和保存程序全部錄入電腦，實行一鍵式管理，如此可大大提高檔案館的工作效率。

數字化校園背景下職業院校檔案管理模式面臨的機遇

當前，部分職業院校已經引進了數字化管理模式，給數字化檔案收集整理、查閱等工作帶來了極大便捷。從這一變化可知，院校檔案管理工作已經發生了深刻變化。而促進這一變化的條件有多方面，但主要依靠國家政策的大力支持和學校技術的不斷優化這兩個因素，這兩個因素的出現和協同配合，共同推動了學校檔案管理的數字化進程。

國家政策大力支持

新數字時代發展背景下，學校作為社會主體的組成部分，需發揮主人公的表率作用，對自身檔案管理工作進行優化更新，做好檔案傳統管理模式向數字化管理模式的無縫轉化。在黨和國家提出的相關政策法規中明確了國家高度重視學校檔案管理模式構建工作，也充分肯定了學校這一建設工作符合社會發展的實際需求和大眾群體的信息需求，符合國家檔案的發展方向，值得進一步深化與推行[2]。

校園技術不斷優化

在數字化校園建設背景下，職業院校檔案管理模式發生了較大變化。傳統紙質管理模式已然被數字化管理模式所替代，如此不僅提高了檔案管理人員的工作效率，還有效強化了檔案資料的使用價值。這一變化充分說明了如今校園信息化技術在不斷優化，今后檔案館數字化建設也將大量普及，成為常態化管理模式。比如廣州部分職業院校CRP已經啟動了數字化校園建設，引進了許多智能、網絡化技術和設備，也構建了統一的校園數據系統，能將校內所有師生以及日常教務工作等檔案信息全部包容在內，實現一鍵化管理，如此成績體現出如今校園信息技術在不斷優化的良好發展前景。

數字化校園背景下職業院校檔案管理模式中的問題

數字化時代下，我國社會大眾對檔案信息的獲取渠道與獲取速度要求逐漸嚴格，傳統紙質檔案管理模式已經難以滿足信息即時化、共享性的需求，于是社會各個領域都開始了檔案管理信息化模式的探索工作，如此給學校教育領域檔案管理模式的構建也提出了新的挑戰。但部分職業院校在引進數字化技術，開始檔案信息化管理過程中，卻不可避免地出現了人員信息化水平不高、檔案信息化管理模式不夠規范、硬件設備不夠完善等諸多問題，給當前校內該項工作帶來了極大制約。對此，在校園數字化政策引導下，職業院校需深入分析這些問題，針對問題形成理論分析基礎[3]。

檔案管理人員素質水平不高

學校檔案包含師生基本信息、日常教務工作信息以及學校其他信息，內容繁多，保存起來十分不易。而且許多紙質檔案年代不一，保存方法也各不相同，部分資料可能會由于保存不當、自然條件不適宜等原因出現毀損或模糊的問題，由此給檔案工作人員的工作帶來了極大難題。當前管理人員一直沿用的是傳統人為編碼、定期開窗通風、檢查修復等方式，雖然能在一定程度上做好管理工作，但長時間的管理模式下，隨著資料的增多，會給管理人員增加較大工作量，而其又未接觸信息化管理模式，對于先進的硬件設備無法熟練操作，因此使得整個檔案管理工作效率不高現象時有發生。

數字化管理模式不夠系統化

當前部分職業院校內的檔案數字化管理模式改革雖然正在如火如荼地進行，但其中仍暴露出管理模式不夠系統化的問題，如此給該項工作的持續開展帶來了制約性影響。部分院校數字化尚未普及，檔案信息管理流程中的部分環節仍停留在人力處理層面，新引進的數字化系統與傳統檔案系統融合度不深，許多電子檔案傳輸不夠暢通、智能歸檔模式仍然不夠完善。而且在一些學校檔案管理流程中，大多根據檔案材料來源對檔案進行分類，分類完畢后又返還到各部門手中，要求其各自管理，雖然這一分散管理形式能減輕檔案集中管理工作的壓力，但各部門之間尚未建立起數據共享渠道，無法實現檔案信息的即時傳輸，如此無形中給檔案查找工作增加了負擔。

校內缺乏數字化硬件設備

在當前數字化校園建設背景下，部分職業院校在檔案管理模式重構中由于受經濟條件的限制，在管理中出現了數字化硬件設備投入不夠充分的問題。許多院校在檔案資料錄入流程中尚未配置專門的智能掃描儀、復印機等設備，使得許多信息錄入工作都需要人工操作，如此給管理人員增加了工作負擔。而且學校在數字化檔案館構建時，需要用到的磁帶庫、光盤庫、磁盤陣列等數字化存儲設備尚未全部投入使用，使得各設備之間的檔案信息無法實時傳輸。為此，職業院校需盡快購買添置專業檔案管理硬件設備，盡快落實檔案信息化管理模式要求[4]。

數字化校園背景下職業院校檔案管理模式構建對策

當前，數字化校園背景下，檔案管理信息化改革受到了政府相關部門的高度重視，為此，政府部門也下發了一系列相關文件政策，要求職業院校需將檔案管理的主要精力投入到檔案信息化模式構建中，為滿足校內教學科研工作與學習需求提供完善周到的檔案服務。因此，在落實政府的相關政策背景下，職業院校需針對當前出現的檔案管理問題，從人員素質、管理模式規范化、硬件設備完善化等角度思考解決檔案管理數字化模式構建的問題，將政府下達的文件政策貫徹落實到構建策略中，加快實現校內檔案管理信息化改革目標。

提升檔案管理人員素質

職業院校檔案管理人員的管理水平是影響檔案管理工作質量的重要因素，因此需著重提升檔案管理人員的綜合素質。一方面，學校管理者需重視檔案人員的職業能力培訓，可定期組織職業能力測試活動、數字化設備培訓活動，通過培訓與測試來提升人員隊伍的管理水平與職業素養。另一方面，還應注重完善檔案管理人員的考評獎懲制度。定期對學校各部門檔案管理工作進行綜合考評，對數字化落實情況、人員素質提升狀況、工作成績等指標進行評價，對各項指標良好的部門予以物質或精神獎勵，批評指標完成較差的部門與人員，并要求其整改和調整工作模式，以此激發各部門管理人員的工作積極性，保質保量做好檔案信息服務工作[5]。

規范校內數字化管理模式

針對部分職業院校檔案管理中模式不規范問題，院校可利用數字化技術建立檔案互通管理平臺，管理模式仍采用各部門分管模式，由學校數字檔案管理部門統一管理。學校數字檔案管理部門可要求各院系部門定期對各自的師生檔案、教務檔案等內容按照電子與非電子檔案進行校對更正，將更正后的檔案資料利用OCR識別、特殊文字識別等方法，保存到檔案互通管理平臺內的數據內容信息模塊中進行永久保存，如此既可減輕各部門資料遞增的管理壓力，又能確保檔案資料的完整性。同時，數字檔案管理部門還應保證檔案信息在有機組合的前提下實現自如拆分，具體可按照檔案材料的主題、功能、時間、用途等結構進行分組歸類，形成多元化檔案數據資源庫，便于師生隨時查找。

完善校內數字化硬件設備

職業院校檔案管理模式信息化建設離不開硬件設備的輔助，而硬件設備又需要充足的資金來支撐，因此，院校需先解決資金問題，再購置先進的數字設備。院校可向上級教育部門申請特殊資金，作為日后檔案信息化建設的專項經費；或者在政府批準的教育經費中抽出一部分作為校內檔案信息化管理的經費。同時，院校也可向社會公開募集資金，匯集社會各界的支持，解決資金不足的問題。除了資金之外，院校還需安排專業技術人員定期維修更換現有信息化設備，按照上級部門的指示，統一回收陳舊、無法使用的設備，以保證校內檔案管理設備的正常使用[6]。

綜上所述，校園數字化建設背景下，為職業院校檔案管理模式的構建提供了良好的基礎條件。今后，職業院校相關負責人與管理人員需加強檔案管理重視程度，按照國家政策的具體指示和校內現有資源，積極引進數字化檔案管理模式，優化檔案管理體系，切實做好數字化檔案把控工作，為院校檔案整理、保存的有序規范和檔案管理工作的長遠發展做好全方位保障。