信息化視角下高職院校教務管理的優化對策

黎詩琳 廣東職業技術學院

教務管理是高職院校管理工作的心臟，是提升高職院校辦學水平的重要指標，高職院校的信息化教學管理能夠高效地完成教務管理工作。信息化管理的深入建設能夠提升管理工作的精準性和時效性。基于教務管理的重要性，文章以廣東職業技術學院為例，探討相關的優化對策。

教務管理是高職院校辦學水平的重要環節，教務管理水平對學校的整體管理水平有重要影響，對學校的辦學質量和人才培養也有重要的影響。由于其重要的作用，教務管理工作的要求也提高許多，如果高校不能引入信息化教務管理制度，就很容易因為達不到制度要求而被淘汰[1]。高職院校的教學管理工作繁多復雜，涉及面十分廣泛，工作量大，因此，需要完善的教學管理流程和規章制度，輔以信息化技術管理，以確保高職院校的教學管理順利進行，有效保障教學管理質量。

由于教學管理在整個教學活動過程當中承擔著相當重要的角色，而以往的教學管理由于繁雜和數據量大，往往造成很多遺漏和出錯。基于這些問題，相關系統機構對信息化管理的要求就有所提高，并且需要在實踐過程中不斷優化、總結、改進，跟隨高職院校的實際需求不斷變化，才能使教學管理有序規范地推進。以廣東職業技術學院為例，近年的信息化管理介入在實踐中已初有成效，教學管理工作已走上信息化管理的正軌。正所謂“實踐出真知”，實踐才有發言權，因此在實踐過程中所涌現的問題也需要優化和改進。

信息化教學管理的現狀

（一）教務系統功能設置不夠完善

目前，在高職院校教學管理當中，教務系統的協同管理占據主導的地位。2020年底，我校通過引入強智教務系統進行教學管理，此前我校使用的是正方系統較早期的版本。新的教務系統相比舊系統在管理上有一定的優勢，因此給我校的教學信息化管理注入了新鮮的血液。新的教務系統涵蓋的模塊較多，人才培養方案制定、教學任務管理、成績管理、學籍管理、課表編排等，子菜單項目也相應復雜。由于模塊不是定制化，有些模塊并不符合我校的實際需求，成為了擺設品。相反地，有些管理模塊是我校需要的，卻缺失了，導致依然延續了舊的人工流程操作。

在當前的教務系統中，個別功能的設置是毫無意義的，并且顯得累贅多余，給師生帶來了很大的困擾。例如我校的重修模塊，學生分為“報名”和“選課”，系統設置的選課要求為100%不存在沖突，才能順利選課。那么有部分學生仍可以利用部分課余時間選課，但未能達到100%不沖突的情況就無法選課，這部分學生需要選課只能“報名”，由教務員負責選課，這樣不但增加了教務員的工作量，而且教務員選擇的課程的時間段未必能適合學生。

（二）教學管理流程不夠流暢

現時，我校的教學管理審批分為教務系統和OA協同系統，教務系統承擔大部分的教學管理審批流程，更多是面向學生的審批，例如學分認定、申請緩考等。而OA協同系統，更多是面向老師的審批，例如調課申請和試卷審批。教學管理系統的分散，給老師學生造成了困擾，老師有時無法界定好所需要申請的業務，同時對于資料的歸檔和建立教學管理資料庫造成一定的影響。

現時的教務系統沒有對接微信端口，存在信息推送延遲的情況。教務系統的APP端口也暫時沒有能夠實現審批功能，因此審核流程有相對的滯后性。同時，審核的流程顯得繁瑣，例如在接受學生審核的請求時，只顯示學生的基本信息，學生申請緩考或學分認定的證明材料不能在審核頁面進行查看，而是需要在相關模塊的子菜單進行查看，因此容易給審核造成混亂。

（三）教學管理人員的信息化技術不夠過硬

教學管理人員是推行信息化教學管理的主要人員，在推進的過程中，教學管理人員承擔著重要的角色。新事物總是會帶來很多的困難，因此教學管理人員，必須起到帶頭作用，發現問題要及時與系統的開發人員對接，因此過硬的信息化技術是必需的。現時由于教學管理人員的信息化技術不高，且工作繁重而瑣碎，教學管理人員在繁重的工作量中往往由于沒有額外的時間培訓去接觸新的信息化技術，造成繼續沿用人工作業，這無形地形成一個死循環，嚴重地影響學校的教學管理和人才培養質量。

（四）學校教學管理制度不夠規范

推進教務管理信息化，有助于教學管理上的規范，但學校管理制度上對整體規劃有所欠缺，以及缺少了對教務管理信息化的宣傳和推廣。多數教務管理人員只在部門內部推進管理信息化，不能很好地與其他部門協作溝通，各部門之間沒有真正實現數據共享和信息交換[2]。教學管理要推行信息化管理，就要做到切切實實的信息化，這需要學生、教師、教學管理人員的共同參與。在教師角色方面，尤其是年長的教師，他們對新事物較為抗拒，仍然沿用人工填表的方式，對于推進信息化教學管理有一定的阻礙作用，同時不利于資料存檔。在規范教學管理當中，必須對這部分教師的行為進行約束，才能起到推行全校信息化管理的效果。而學生方面，則是相對容易推行，學生接受信息化事務能力較強，但對于某部分來自偏遠地區的學生，自小接觸信息化產品較少，因此他們接觸需要由其他熟悉信息化的學生帶動即可。

信息化教學管理的優化對策

（一）教務系統功能切合實際需求

由于在信息化教學管理的進程中教務系統具有重要的功能，故教務系統的先進性決定著信息化教學管理的推進程度。目前，我校在引入強智教務系統，與軟件開發公司簽訂了工程師駐校服務條款，這點能夠保障我校教務系統的教學管理正常運行與日常維護。由于引入時間尚短，在實踐過程中依然面臨著很多問題，故要與軟件開發公司保持著良好的溝通，每月通過需求上報，把問題反饋給軟件開發公司并進行改進，把教務系統的功能開發得針對我校的實際情況，切忌生搬硬套，要把各項需求落到實處。教學管理人員要派專人跟進并與軟件開發公司進行聯系，督促軟件公司在指定時間內進行完善。

（二）保障教學管理的流暢性和準確性

學校信息化管理推進要求教務管理人員、教師以及學生全員參與其中。因此，教務管理必須保證流暢性，這不但要求教務系統的數據要保證精準度和流暢度，還需要在管理層面對各類管理軟件進行整合。要確保無論是管理人員還是教師、學生，都能有舒適的用戶體驗。對接微信端口，能夠便于師生對各類教學信息進行查詢，亦便于教學管理人員進行審批。并且需要加強歸納總結用戶對教務系統的用戶需求。由于對接端口容易產生數據錯誤，因此要與軟件開發公司溝通，從源頭上確保日常教學管理數據的流暢性和準確性。

（三）加強對教學管理人員的培訓

信息化教學管理對教學管理人員的要求較高，良好素質的教學管理人員對學校的發展和人才培養有十分重要的作用。目前，很多高職院校對教學管理人員的重視程度不夠，造成管理秩序松散混亂。教學管理人員對自我職位認知不足等，造成學校的管理工作難以開展。其中，教學管理人員信息技術專業欠缺，相關信息化人員引入的舉措變得更加重要。信息化技術人員除了處理日常系統的維護、保障數據的穩定性外，還能承擔一部分對教學管理人員的信息化技術培訓，尤其是培訓教學管理人員熟悉教務系統的運作功能。這是基于在高職院校當中，教學管理人員大多數沒有信息技術專業背景，他們在繁重而瑣碎的的工作中很少得到相關的信息化培訓。設置專門的信息化技術人員崗位能夠很大程度上增加他們的信息化技術，對于推進學校的信息化教學管理有著重要的意義。當今社會發展對高職院校的教學管理提出了更高的要求。教學管理人員要具備良好的素質去處理突發事件，更需運用各類信息化手段處理突發情況。

綜上所述，促進教學管理信息化，對高職院校的教學管理有效提高教務管理水平，推動學校的發展和提高辦學質量提供了保障。要基于學校新的教務系統的引入，為學校的教學管理添磚加瓦。教務系統的智能程度直接影響到教學管理水平，根據學校發展的需求對教務系統進行改進，建立健全的信息化管理體制。信息化管理人才的培養，對學校實現信息化智能化有著重要的作用，我們在不斷地實踐探索中要優化管理策略，推動教務管理工作的有序發展。