數字信息化背景下醫院檔案管理的措施探討

仝心 河南省三門峽市中心醫院 河南 三門峽 472000

隨著信息技術的不斷發展，“數字信息化”已經滲透到各行各業。在傳統的醫院檔案管理工作中，工作人員需要保持高度警惕性，投入大量時間，才能確保檔案管理工作的準確性、安全性。在數字信息化背景下，工作人員開始改變工作模式，逐漸形成“數字信息化檔案管理體系”。在數字信息化檔案管理體系中，工作人員可以高效“存儲檔案”“搜索檔案”“調用檔案”，這不僅是檔案管理部門的進步，也是醫院整體管理工作的提升。

一、數字信息化對醫院檔案管理的優勢

(一)提高檔案管理效率

在數字信息化的帶動下，醫院檔案管理部門各方面工作都開始進步，尤其體現在“效率”上。具體來說，首先，數字信息化技術可以在短時間內整合大量檔案信息，便于工作人員分類、匯總。隨著工作效率提高，工作人員的壓力也會得到釋放，有利于工作人員發散思維，創新現有的工作方式。其次，以數字信息化技術為紐帶，檔案管理部門與醫院其它部門之間的對接，也會更加有效率。比如說，工作人員可以“在線交流檔案資料”“在線校對檔案資料”“在線審批檔案資料”“在線調取檔案資料”[1]。總體來說，在數字信息化的助力下，醫院檔案管理部門可以成為一個更強大的信息服務部門，為醫院其他部門提供便利。

(二)加強檔案管理的準確性

結合數字信息化技術，醫院檔案管理部門可以降低失誤率，加強檔案管理的準確性。具體來說，（1）在傳統的醫院檔案管理工作中，工作人員的個人表現，會直接影響工作結果。如果工作人員不嚴謹、不認真，就可能造成工作失誤，打亂整個部門的工作流程。利用數字信息化技術，工作人員可以“一鍵保存”“一鍵校對”，將一部分工作交給技術處理，有效降低人為失誤率[2]。（2）醫院檔案管理部門涉及珍貴的患者資料、醫護資料，以及整個醫院的資料。一旦檔案管理部門提供的資料不準確，很可能會造成惡劣影響，阻礙醫院正常運行。數字信息化技術可以簡化工作流程，便于工作人員追根溯源、校對信息，有利于保證檔案管理的準確性。

(三)保證檔案管理安全性

“安全問題”始終是醫院檔案管理部門的重點問題。借助數字信息化技術，醫院檔案管理部門可以構建更加完善的防護體系，加強檔案管理的安全性。具體來說，首先，數字信息化技術可以將一部分檔案資料“電子化”，存儲在特定的虛擬空間。如果陌生人想訪問這個虛擬空間，必須要具備登錄權限。這相當于是一種加密處理，可以提高醫院檔案管理的安全性、權威性。其次，數字信息化技術還可以跟蹤訪問痕跡。比如說，一旦檔案資料“被泄露”“被篡改”“被刪除”，醫院檔案管理部門可以快速找到責任人，追究責任，減少損失[3]。這也是一種保護性措施，可以加強檔案管理的安全性。

二、數字信息化背景下醫院檔案管理的有效措施

(一)構建管理制度

結合數字信息化特點，醫院檔案管理部門要改革傳統制度，構建新的制度體系。具體來說，首先，醫院檔案管理部門可以建立“數字信息化檔案管理監督制度”。基于數字信息化特點，工作人員大部分時間都在進行線上辦公。線上辦公具有很多優勢，但也容易失去控制。采取合理的監督措施，可以約束工作人員言行，實時查看辦公進度，督促工作人員規范使用數字信息化技術[4]。其次，醫院檔案管理部門可以制定“數字信息化檔案管理安全制度”。以數字信息化技術為核心，醫院構建的辦公平臺、辦公環境中，也會發生一些突發情況。一旦檔案資料被篡改、被破壞，就很難修復。“數字信息化檔案管理安全制度”主要包含兩方面內容。（1）安全防護措施。檔案管理人員可以利用數字信息化保密技術，對檔案資料加密，避免陌生人訪問，避免黑客攻擊，提高檔案資料安全防護等級。（2）明確獎懲標準。對于認真落實安全管理的工作人員，檔案管理部門要多表揚、多獎勵，對于不重視安全管理、破壞安全管理的工作人員，檔案管理部門要嚴格執行懲罰措施，樹立“安全為重”的工作作風。

(二)加強技能培訓

推廣數字信息化，僅僅有熱情還不夠，醫院檔案管理部門還要加強技能培訓。具體來說，（1）積極開展“數字信息化理論知識培訓”。醫院檔案管理部門可以通過不同形式的培訓活動，比如說，“數字信息化發展趨勢講座”“數字信息化與檔案管理論壇”“數字信息化實踐應用交流會”“數字信息化與醫院檔案管理分享會”等，傳達專業的數字信息化理論知識，讓檔案管理部門和醫院其它部門的工作人員，都能系統化地了解數字信息化相關知識，提高工作人員適應數字信息化的能力。（2）定期組織“數字信息化實踐技能培訓”。醫院檔案管理部門可以定期舉行“數字信息化任務執行”“數字信息化實操比賽”“數字信息化情境模擬”等活動，鍛煉工作人員的數字信息化能力[5]，并逐漸形成“學習數字信息化、展現數字信息化、利用數字信息化”的醫院氛圍，帶動醫院其他部門工作也朝著數字信息化方向發展。

(三)重視人員管理

加強數字信息化建設的過程中，醫院檔案管理部門還要有“團隊意識”，要善于通過整個團隊的覺醒、進步提升檔案管理工作的質量。首先，抓工作人員綜合能力。數字信息化技術處于不斷更新狀態，醫院檔案管理部門要結合數字信息化特點，提供廣泛的交流、學習平臺，比如“數字信息化線上互動空間”“數字信息化線下頭腦風暴”，督促工作人員不斷學習，不斷更新知識體系，掌握與時俱進的數字信息化技術。在廣泛學習的過程中，工作人員除了數字信息化方面的進步，還會了解數字信息化相關知識、延伸知識，不斷提高自身綜合能力。這是現代化醫院檔案管理部門需要的“學習型人才”。其次，抓工作人員職業素養。從醫院檔案管理部門的工作性質來分析，工作人員的職業素養主要表現在“檔案管理是否規范”“檔案管理是否準確”“檔案管理是否有效率”“檔案管理是否有成績”等。引進數字信息化技術后，雖然工作人員的工作量開始減少，但職業素養不能忘。比如說，醫院檔案管理部門可以舉行“數字信息化與思政教育培訓”，通過思政內容，強化工作人員的集體主義意識，提高工作人員的責任感，讓工作人員開展數字信息化相關工作時，也能展現良好的精神風貌[6]。

三、結 語

綜上所述，加強數字信息化建設，不僅可以促進醫院檔案管理部門的工作，還可以促進醫院其他部門的工作，推動醫院整體管理工作轉型升級。從這個角度來說，除了檔案管理人員，醫院其他部門的工作人員也要積極學習數字信息化相關知識和技能，對數字信息化趨勢有基本的判斷和認知。只有“人人學習、人人實踐”，才能逐漸形成數字信息化辦公氛圍，進一步完善現代化醫院“數字信息化檔案管理”工作體系。