血站檔案管理工作具體做法及體會

郭煜 太原市血液中心（太原市輸血技術研究所） 山西 太原 030024

近年來，隨著我國醫(yī)療保障制度的不斷完善和醫(yī)學技術水平的不斷提高，臨床醫(yī)療機構對血液的需求量大幅增長。2020年太原市有超10萬人參加了無償獻血活動，奉獻愛心。血站作為公益性采供血機構，承擔著向臨床提供充足、安全、有效血液的重任，檔案管理工作在血站業(yè)務中起著非常重要的作用，尤其是采供血業(yè)務檔案，它涵蓋了采供血工作從獻血者的篩選、登記到血液采集、檢測、制備、儲存、發(fā)放和運輸?shù)恼麄€過程[1]，在生產過程溯源、安全供血、血液事業(yè)可持續(xù)發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。

一、血站檔案的含義

血站檔案是指血站在采供血工作和單位管理過程中直接形成的具有查考利用價值的文字、圖表、電子文件等各種形式的歷史記錄，它是血站開展全面質量管理，并使質量管理體系順利運行和持續(xù)改進的重要依據(jù)；是建立固定獻血者隊伍，確保臨床用血數(shù)量和質量的助力推手；是提高獻血服務水平，維護獻血者、輸血者利益以及血站自身權益的有力保障，血站應高度重視檔案管理工作，對信息資源進行有效開發(fā)利用，提高輸血服務水平。

二、檔案管理工作具體做法

(一)加強組織領導，完善相關規(guī)章制度和標準規(guī)范

加強組織領導，健全檔案管理運行機制。1.建立檔案工作領導機構，清晰管理網絡，明確職責，實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理；2.進行檔案各項制度建設，規(guī)范檔案管理業(yè)務工作流程，依法辦事，依章辦事；3.立足本單位自身實際情況制定檔案分類方案、文件材料歸檔范圍以及檔案保管期限表，規(guī)范檔案操作基礎工作；4.加強對檔案工作的日常監(jiān)督檢查，建立檔案工作責任制，將檔案工作納入單位年度、階段性目標責任制加以考核。通過完善機構、健全制度，使檔案工作重要性深入人心，工作開展有章可循。

(二)重視人才隊伍建設，順應檔案數(shù)字化建設需要

檔案工作科學化、規(guī)范化開展離不開一支高素質的檔案人才隊伍。血站是采集、提供臨床用血的機構，在血液產品實現(xiàn)過程中形成了大量的文字、圖表、數(shù)據(jù)和記錄，檔案門類廣，載體多樣，專業(yè)性強。血站應通過舉辦線上線下知識講座、開展技術比武、外出參觀學習等方式加大專業(yè)人員培訓力度。培訓內容包括：上級檔案部門制定的法律、法規(guī)以及相關釋義、解讀；單位檔案規(guī)章、制度、崗位職責以及計算機操作等信息技術相關知識。通過學習培訓，提高檔案管理者的眼光格局和專業(yè)素養(yǎng)，使他們能夠緊跟時代發(fā)展步伐，用最新的理念與方法管理檔案，充分發(fā)揮檔案價值，更好地服務于血站中心工作。

(三)確定檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限，夯實檔案基礎工作

血站采供血工作流程多，檔案內容龐雜，載體多樣，可根據(jù)行業(yè)特點將檔案設置為三級類目進行管理。具體為：黨務管理類、行政管理類、業(yè)務管理類、采供血管理類、基本建設類、設備儀器類、科技研究類、人事檔案類、會計檔案類、聲像檔案類、榮譽實物類和電子檔案類。其中采供血檔案類按工作流程和開展項目設置二級類目，即：獻血者管理類、血液檢測類、成分制備類、質量控制類、血液儲存發(fā)放類、血液運輸類以及臨床輸血服務類；獻血者管理類檔案下設三級類目，細分為全血類、機采血小板類和稀有血型類。采供血類檔案因涉及人數(shù)多，數(shù)量龐大采取卷、件相結合的辦法進行整理，管理類檔案以件為單位進行整理。采供血類檔案歸檔范圍和保管期限結合工作特點，參照AABB標準制定；其他類檔案參照國家檔案局10號令公布的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》制定。科學合理的分類方案、歸檔范圍和保管期限是檔案科學化、規(guī)范化管理的基礎。

(四)加強硬件投入，確保檔案安全和檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

檔案數(shù)字化轉型是檔案工作發(fā)展的必然之路，檔案管理由目前的雙軌制向單軌制轉變是未來趨勢。血站應積極順應時代發(fā)展潮流，既要將基礎設施配備齊全，如標準“三分開”檔案辦公場所，溫濕度測控系統(tǒng)，檔案“八防”裝備等，同時也要加大檔案信息化建設所需軟件、硬件的投入，對檔案信息系統(tǒng)進行定期升級維護、配備性能穩(wěn)定的計算機、打印機、掃描儀等硬件設備，確保檔案安全和檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案工作體會

(一)提高獻血者類檔案保密意識

血站工作性質特殊，血站檔案真實記錄了采供血工作全過程，為精準采血及獻血服務提供重要參考，是保障用血安全的重要憑據(jù)，獻血者類檔案涵蓋了獻血者的姓名、血型、有效身份證件、聯(lián)系電話、血液檢測結果等大量個人信息，涉及獻血者的隱私，做好保密工作至關重要。《血站質量管理規(guī)范》中明確規(guī)定“應建立和實施保密制度，對獻血者的個人資料、獻血信息、血液檢測結果以及相應的血液使用信息等應進行保密，防止未授權接觸和對外泄露”，檔案部門應建立《檔案保密制度》并嚴格執(zhí)行，做到“不該說的不說，不該看的不看”，確保獻血者隱私不受侵犯。

(二)延長采供血類檔案保管期限

《血站管理辦法》規(guī)定，獻血、檢測和供血的原始記錄應當至少保存十年。在實際工作中，10年遠遠不夠。隨著科學技術的發(fā)展，人類壽命越來越長，若某人18歲獻血78歲用血，為獻血者提供血費報銷服務時，血站需調閱獻血者60年前的獻血記錄及既往血費報銷記錄確定返還金額；一旦涉及血液訴訟，按照舉證倒置的法律規(guī)定，血站要從輸血者追溯到獻血者，需要調閱血液發(fā)放、成分制備、血液檢測類檔案以及獻血者類檔案，以保護輸血者的合法權益，維護血站聲譽。因此，因涉及民生問題，血站應提高站位，最大限度延長采供血流程重要檔案的保管期限。

(三)推進檔案數(shù)字化轉型

隨著信息技術的飛速發(fā)展，數(shù)字形式的檔案資源呈現(xiàn)爆炸式增長的趨勢，傳統(tǒng)的檔案工作方式完全不能適應新形勢的要求[2]。血站應重視對檔案部門的數(shù)字化轉型的支持，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案價值與功能。“檔案工作數(shù)字化轉型”是指將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉變及依此提升檔案管理水平和效益的過程[3]。檔案部門要抓住發(fā)展機遇，將檔案信息化建設融入血站信息化發(fā)展規(guī)劃中，完善現(xiàn)有檔案信息管理模塊，拓展收集、服務范圍和能力，制定信息化發(fā)展遠期規(guī)劃與年度計劃，為檔案管理單軌制做好準備。

(四)探索檔案開發(fā)利用新模式

新形勢下，血站檔案部門要與時俱進，圍繞采供血中心工作和大局，運用新技術對檔案信息資源開展開發(fā)利用，如：依托龐大的采供血檔案數(shù)據(jù)資源，運用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網+等高科技手段為獻血者、臨床醫(yī)院以及社會公眾搭建溝通聯(lián)系的橋梁，讓有獻血意向的愛心人士通過微信平臺就能知曉血站每日血液需求計劃、采血點布局及獻血人員密集度，進行預約獻血；讓臨床醫(yī)院通過血液貯存類檔案信息，及時了解當日各血型庫存情況，把控血液用量，合理用血；讓獻血者享受簡單快捷的獻血后服務，即：獻血者本人或直系親屬用血后，只需一部手機幾分鐘內就可發(fā)起血費報銷申請，血站通過電子檔案進行身份甄別，并根據(jù)獻血量計算報銷額度，審核通過后，錢款自動入賬。電子檔案加互聯(lián)網+模式提升了血站的服務水平，增加了社會各界對血站的認可度。

獻血是一項持續(xù)性的社會公益活動，如何做好這一工作沒有固定模式，血站要不斷探索，不斷創(chuàng)新，檔案部門應增強大局意識和服務意識，充分挖掘檔案信息資源，助力采供血工作邁上新臺階，推動輸血事業(yè)快速健康發(fā)展。