對醫(yī)院檔案管理工作的幾點思考

李方佳 天水市第一人民醫(yī)院 甘肅 天水 741000

一、醫(yī)院檔案管理過程中存在的問題

(一)對檔案管理工作的重視程度不夠

大部分人對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、存放保管的機械性工作，不是醫(yī)院的主要工作，不能給醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要做到不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔、外調(diào)就行了。諸如此類輕視檔案工作的思想，表明了大部分人對檔案工作缺乏了解。目前普遍存在的對檔案管理工作的忽視和誤解與新時代下檔案管理規(guī)范化的要求相去甚遠。

(二)醫(yī)院檔案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，資料、文件的丟失等情況也時有發(fā)生，嚴重影響了檔案管理水平和質(zhì)量。

(三)新形勢下的檔案安全問題

檔案傳統(tǒng)安全面臨很大挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在檔案庫房不達標、建設(shè)不規(guī)范，防火、防盜、防潮、防水、防光、防塵、防污染、防有害生物不到位。內(nèi)部管理混亂，檔案丟失、下落不明、賬物不符，檔案流落市場、隨意買賣。除此之外，檔案信息安全也面臨著威脅。隨著國家信息化建設(shè)步伐的加快，信息技術(shù)的發(fā)展，信息安全受到了嚴重的挑戰(zhàn)，信息失密的案件每年都有成千上萬起，防不勝防、查不勝查，很是觸目驚心。檔案信息安全問題同樣如此，如涉密信息、敏感信息上傳網(wǎng)絡(luò)，電子文件的真實、完整、可用和安全等。當前，我國的發(fā)展正處于大有作為的重要戰(zhàn)略機遇期，但安全環(huán)境更趨復(fù)雜，安全問題的綜合性、復(fù)雜性、多變性明顯增強。西方敵對勢力對我西化、分化、弱化的圖謀一刻也沒有停止，針對我國的滲透、策劃、竊密活動更加猖獗。因此，新形勢下的檔案管理工作更是一項保密性工作，不僅僅是收集、整理、保管、利用等工作。

二、新時期下醫(yī)院檔案管理工作的幾點思考

(一)增強檔案管理意識

醫(yī)院要把員工的檔案管理作為日常工作來抓，成立專業(yè)部門，明確專人具體負責(zé)，實現(xiàn)檔案規(guī)范化、專業(yè)化、科學(xué)化。

(二)加強檔案隊伍建設(shè)，加大檔案管理相關(guān)學(xué)習(xí)培訓(xùn)

醫(yī)院檔案管理工作要適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，必須加強檔案管理隊伍建設(shè)。要加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案工作所需的各種新知識、新技能，做到學(xué)以致用，理論指導(dǎo)實踐，切實把醫(yī)院檔案管理各項工作落到實處，避免出現(xiàn)缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發(fā)生。要注重提高檔案管理人員素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

(三)加強檔案安全措施

加大對檔案安全保密的督查力度。檔案管理部門要聯(lián)合有關(guān)法制部門，經(jīng)常對檔案室進行安全保密檢查，發(fā)現(xiàn)隱患、督促整改。對發(fā)生檔案安全事故的，要嚴格追究責(zé)任人和領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任。檔案管理部門也要經(jīng)常開展檔案安全保密自查，及時排除隱患，堵塞漏洞，嚴防造成檔案損毀和泄密事件發(fā)生。

進一步改善檔案保管條件。要進一步提高檔案庫房的安全防災(zāi)標準，加快改造或新建、擴建檔案庫房，并積極采用先進技術(shù)設(shè)備，從根本上改善檔案保管條件，保障檔案安全。對因檔案庫房保管條件不善而造成檔案安全事故的，要追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

加強信息安全，防止檔案信息失泄密。要按照國家規(guī)定的信息安全等級標準建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全防護體系，執(zhí)行嚴格的安全管理制度。檔案管理部門要嚴格對上網(wǎng)文件與檔案內(nèi)容的審查，嚴防把應(yīng)保密的文件、檔案上傳到公共網(wǎng)絡(luò)上。要加強對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、內(nèi)部使用的涉密計算機及涉密載體的安全保密措施，嚴防文件、檔案在內(nèi)部傳輸過程中被竊密。要對重要檔案的儲存介質(zhì)進行檢驗和認證，確保儲存介質(zhì)安全可靠。

加強內(nèi)部管理。檔案管理部門要建立健全并嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度，確保檔案在各個環(huán)節(jié)的安全。對違反制度的，要嚴肅處理，以儆效尤。要建立各種應(yīng)急預(yù)案，并經(jīng)常開展應(yīng)急處置演練，以確保特殊情況發(fā)生時，檔案得到妥善處理。要以各種形式開展全員檔案安全保密教育，讓每個人筑牢檔案安全防線，確保檔案安全保密。

(四)規(guī)范管理，加快檔案信息化建設(shè)

檔案部門要加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按照員工所在科室、職稱等進行電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動員工檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做到隨時可查、隨要隨調(diào)。

(五)不斷改革、與時俱進

隨著社會的進步，時代的發(fā)展，檔案管理亦更加多樣化、復(fù)雜化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類復(fù)雜化、檔案載體的多樣化等特點決定了檔案管理方法要不斷改革。只有不斷改革、不斷創(chuàng)新，才能開創(chuàng)檔案管理的新局面。因此，日新月異的時代形勢對檔案工作人員的科學(xué)知識、業(yè)務(wù)水平、管理能力、辦公能力、協(xié)調(diào)能力等都提出了全新的、更高的要求。檔案管理工作要實現(xiàn)規(guī)范化、制度化，首先要建立健全檔案管理規(guī)章制度，做到因地制宜、靈活有效。

(六)重視檔案的開發(fā)

形式，是檔案開發(fā)的具體體現(xiàn)，是檔案開發(fā)的承載載體。利用檔案撰寫學(xué)術(shù)論文也是開發(fā)檔案的一種形式，一種易操作、短平快的形式。一要發(fā)現(xiàn)檔案的亮點，把檔案中的閃光點找出來，把檔案的主題思想找出來，并對它進行深度分析，高度評價，讓檔案亮起來。二要發(fā)現(xiàn)檔案的重點，讓人民明其重點，得其綱領(lǐng)，知其大要。三要善于發(fā)現(xiàn)檔案的原點。四要善于發(fā)現(xiàn)檔案的異點。五要善于發(fā)現(xiàn)檔案的疑點。六要善于發(fā)現(xiàn)檔案的連接點。開發(fā)檔案的另一種重要形式是展覽陳列，這是各級檔案館開發(fā)檔案的常用形式，也是重要形式。搞展覽，合作對象很重要，要把展覽選題和重大政治活動掛上鉤，展覽地點最好在總共場所。展品要豐富并有吸引力，最好還能講出故事，展陳形式要新穎，解說詞也很重要，展覽還可以做成流動性的，到公園、廠礦等，甚至可以辦網(wǎng)上宣傳，這樣可以有更多的受眾。檔案開發(fā)的第三種形式是文獻電視片，要與電視臺、網(wǎng)站合作，選題很重要，要突出檔案的特點，善于講故事，電視畫面盡量找一些有視覺沖擊力的，動感性強的畫面。開發(fā)檔案的第四種形式是制作光盤和網(wǎng)絡(luò)視頻。做網(wǎng)絡(luò)視頻，可以做單個專題的，也可以做系列專題的。每個專題，可以多用一些檔案，也可以少用一些檔案。每個專題，前面可以加一個前言，說明一下為什么要做這個專題，做它的意義和作用，每份檔案都掃描成電子版，附上標題和形成時間。

(七)重視檔案的利用

合理有效地利用檔案是醫(yī)院發(fā)展改革又快又好的一項基礎(chǔ)性工作，對于醫(yī)院發(fā)展的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒作用。檔案的開發(fā)利用應(yīng)該成為醫(yī)院抑或是整個體系重要的、不可或缺的信息資源。醫(yī)院要加強檔案基礎(chǔ)管理，重視檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。檔案工作者要轉(zhuǎn)變工作方式方法，更新工作理念，除了檔案收集、整理、鑒定、保管等日常工作以外，更應(yīng)該著重做好檔案的編目、檢索、編研等工作，嘗試編制較適用的檢索工具，建立健全檔案檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供檔案資料。

檔案是信息的主要載體，是主要信息源。管好用好檔案對資源開發(fā)起著重要作用，醫(yī)院建立系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理制度，對其生存和發(fā)展極為重要，也是醫(yī)院協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。